Jedes Unternehmen kennt das: Man stellt seine Steuerunterlagen zusammen – und bereits nach wenigen Wochen lässt sich aus verblassten Thermobelegen nur noch mit Mühe der Betrag und das Datum entziffern. Nach Jahren ist dann überhaupt nichts mehr lesbar. Dann hat das Unternehmen ein ernsthaftes Problem: Die gesetzliche Pflicht, Steuerunterlagen zehn Jahre lang leserlich aufzubewahren, kann mit Thermobelegen nicht erfüllt werden.
Sofern ein Unternehmen nur diese Thermobelege aufbewahrt hat, riskieren es wegen verblasster Belege den Vorsteuerabzug zu verlieren. Betroffen sind davon z.B. Rechnungen von Tankstellen, Restaurants, Kaufhäusern, Blumenläden etc. Denn die Beweislast für den Vorsteuerabzug liegt beim Unternehmen. Damit tragen es die Verantwortung, dass die relevanten Steuerbelege auch noch zehn Jahre später leserlich sind.
Zur Lösung des Problems stehen zwei Wege offen: Entweder fertigt man wöchentlich Kopien der eingehenden Thermobelege an und bewahrt diese Kopien zehn Jahre lang bei den Steuerunterlagen auf (das Original kann man an die Sicherheitskopie tackern) oder man scannt die Belege ein und archiviert sie digital. (sw)
