Elektronische Visitenkarte

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Eine vCard geht direkt ins Adressbuch

Von Oliver Schonschek

Thema verpasst?

Bei einem Kundenbesuch kann es peinlich werden, wenn Sie ohne Visitenkarten dastehen oder nicht genügend für alle Ansprechpartner eingesteckt haben. Und als Besucher an Messeständen ist es lästig, wenn man den Adressteil des Besuchsberichts ausfüllen muss, statt einfach sein Kärtchen einzuwerfen. Mit den Gummibärchen, die es als Dank dafür gibt, wird es dann jedenfalls nichts.

Als Retter in der Not bieten sich elektronische Visitenkarten an, sogenannte vCards, die Sie z.B. von Ihrem Smartphone aus via Bluetooth übertragen können. Allerdings hat der Personal Data Interchange (PDI) etliche Eigenheiten. Zum einen stoßen Sie auf organisatorische Probleme: Der Einwurf in die Besucherbox klappt ebenso wenig wie die gleichzeitige Rundumverteilung an alle Besprechungsteilnehmer, die manchmal fast an die Eröffnung eines Skatturniers erinnert. Noch größer sind die technischen Herausforderungen.

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Wer eine elektronische Visitenkarte hat, will sie z.B. per Smartphone, als E-Mail-Anhang, als QR-Code oder über die Website verteilen. Dabei kann durchaus passieren, dass der Empfänger nicht alle Kontaktdaten bekommt, dass die Umlaute und Sonderzeichen in den Informationen nicht richtig dargestellt werden oder dass die Übertragung und der Import auf Empfängerseite überhaupt nicht klappen.

Die Ursache für diesen Wirrwarr liegt mitunter in der fehlenden Unterstützung des vCard-Formats (vcf-Datei, vCard file) auf Seiten des Empfängers. Wenn das E-Mail-Programm, das digitale Adressbuch oder der Kontaktmanager den verwendeten Standard – RFC 2425 (MIME Content-Type for Directory Information) bzw. RFC 2426 (vCard MIME Directory Profile) – nicht beherrscht, hilft nur eine Konvertierung, also eine Übersetzung der vCard in ein anderes Format.

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Serie: Mobiles Kontaktmanagement

  • Teil 1 überreicht elektronische Visitenkarten und verfolgt, ob das vCard-Format auch ankommt.
  • Teil 2 holt sich die Datensätze aufs Smartphone und achtet darauf, dass die App sicher und synchronfähig ist.
  • Teil 3 ist schließlich in den mobilen sozialen Netzwerken unterwegs.

Aber selbst bei Unterstützung der vCard-Spezifikation können noch Schwierigkeiten auftreten. Denn jede Anwendung setzt die Elemente (Datenfelder) des Standards zum Teil etwas anders um. Generell können vCards neben den Kontaktdaten in Textform auch aktive Internet-Links, Bilder oder Audiodateien enthalten, aber nicht jede Anwendung, die vCard-Unterstützung vorgibt, kann dies auch komplett umsetzen.

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Manuell nachbearbeiten

Zwar gelingt die Übertragung einer elektronischen Visitenkarte als vCard-Datei z.B. bei Android-Smartphones oder durch Google Gmail mit wenigen Klicks. Dafür kann es aber sein, dass der Empfänger die importierten Kontaktdaten manuell überarbeiten muss. Je nach Anwendung werden z.B. integrierte Bilddateien wie z.B. Ihr Foto oder das Firmenlogo nicht korrekt übernommen.

Mitunter scheitert die Übertragung der vCard auch an den Sicherheitseinstellungen des Empfängers. Wenn die elektronische Visitenkarte z.B. als E-Mail-Anhang verschickt wird, stuft das System den Anhang eventuell als potenzielles Risiko ein und blockiert ihn. Um das zu vermeiden, könnten Sie statt des Anhangs einen Hyperlink auf Ihre elektronische Visitenkarte einfügen oder aber Ihre Kontaktdaten nur als Unterschriftszeile in Textform der E-Mail beifügen. Auf den Empfänger kommt dann aber Nacharbeit von Hand zu.

Hilfreiche Zusatzprogramme
Wenn Sender und Empfänger das gleiche E-Mail-Programm verwenden (z.B. Microsoft Outlook) und darüber ihre vCards austauschen, dann haben die elektronischen Visitenkarten viele Vorteile, z.B. die bequeme Übernahme ins digitale Adressbuch mit einem einfachen Mausklick. Wenn Kontaktdaten nur als Excel-Liste vorliegen, können auch daraus vCards erzeugt werden, die sich verteilen und importieren lassen. Für solche Konvertierungen bieten kleine Zusatzprogramme ihre Unterstützung an.

Fazit: Gedruckt plus X

Für den Austausch von Kontaktdaten über E-Mail sind vCards mehr als praktisch; sie können aber wegen gewisser Inkompatibilitäten zwischen den verschiedenen Programmen eine manuelle Nacharbeit notwendig machen. Das Dumme ist, dass das keinen guten Eindruck macht und der Empfänger, der keineswegs immer um die Probleme des Datensatzaustauschs Bescheid weiß, unter Umständen technische Inkompetenz vermutet.

Für unterwegs sollten Sie jedenfalls weiterhin Ihre gedruckten Visitenkarten dabei haben. Gut ist es, wenn Sie elektronische Visitenkarte anbieten können, wo es von den Abläufen her passt oder vom Gesprächspartner gewünscht ist. Gehen die gedruckten Kärtchen aus, haben Sie zudem eine im Prinzip unerschöpfliche Reserve – vorausgesetzt, Ihr Smartphone-Akku macht nicht schlapp.

Welche Apps es gibt, um seine Kontakte mobil aufzunehmen und zu verwalten, sieht sich der zweite Teil dieser Serie an.

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5 Kommentare:

  1. PS3 Freak schrieb am 15.12.2012, 22:23 Uhr:

    Bin da vielleicht altmodisch, aber ich find die normalen Visitenkarten immer noch am besten. Es ist einfach was anderes, wenn man so eine Karte in die Hand bekommt – es muss ja nicht immer gleich alles komplett digital sein. Andre hat da recht, was er sagt, die QR-Codes nerven echt – die Idee ist ja echt gut, aber es sind irgendwie zu viele. Es ist halt wie mit allen Trends, man kann es auch übertreiben.

  2. Na ja, also die QR-Codes finde ich langsam mehr als nur nervig. Egal wo man hinschaut, immer und überall wird man damit zugemüllt. Aber auch kein Wunder, heutzutage kann ja jedes Smartphone die Dinger lesen. Na ja, ich halte das für Blödsinn, eine Visitenkarte zum Beispiel muss das Logo, den Namen, Adresse etc. enthalten und keine komischen Codes.

  3. Jens schrieb am 11.12.2012, 21:46 Uhr:

    Ich finde das zwar ganz nett, aber dennoch die guten alten Visitenkarten besser. Zum einen hat man eben keine technischen Probleme damit und zum anderen finde ich sie persönlicher. Natürlich muss man dann eben immer genügend dabeihaben! ;-)

  4. andre schrieb am 10.12.2012, 10:58 Uhr:

    Also, ich finde ja das Prinzip QR-Code ganz nett, aber irgendwie schießen wir gerade übers Ziel hinhaus, finde ich. An jeder Ecke und freien Fläche ein QR-Code – man kann es auch übertreiben. Bald hat jede Scheibe Klopapier auch einen QR–Code mit Gutscheinen … nein, also mal ehrlich, alles im Rahmen ist o.k. und auch brauchbar. Ich denke aber, dass die Masse es kaputtmacht; bald hat keiner mehr Lust auf die QR-Codes, weil es einfach zu unübersichtlich wird.

  5. Lufa schrieb am 07.12.2012, 01:31 Uhr:

    Ich finde, man sollte ohnehin kein Firmenlogo oder Bilder übertragen. Nur der Name des Unternehmens, Ansprechpartner und Kontaktdaten zzgl. Webseitenadresse. Mehr gehört dort nicht rein. Alles andere gehört auf die Unternehmenswebseite oder die Visitenkarte in gedruckter Form. Ist ohnehin das Beste, einfach ein QR-Code dazu und fertig ist die Laube.

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