Auf wichtige Firmendaten zugreifen, auch von unterwegs
Von Michael Huhndorf
Das Team von PJ – Berliner Büro für Kommunikation nutzt ein spezielles Programm zur Datensynchronisation, um von allen Rechnern aus Zugriff auf aktuelle Daten zu haben. Vorlagen für die tägliche Arbeit, Outlook-Termine oder Kontakte – all dies muss für Geschäftsführerin Sandra Will und ihre Mitarbeiter überall und schnell verfügbar sein. Sowohl die Desktop-Rechner im Büro als auch die mobilen Laptops hat das Beratungsunternehmen daher mit der Software SYNCING.NET] ausgestattet.
Wer Krisen simuliert, braucht kein Datenchaos
PJ ist ein Unternehmen aus Berlin, das seit 2007 andere Firmen in ihrer internen und externen Kommunikation unterstützt. PJ macht Teams fit für den Ernstfall: Das „Berliner Büro für Kommunikation“ hat sich auf Härtefälle spezialisiert, nämlich Krisensituationen. Mit Simulationen und Trainings bereiten sie Unternehmen auf die richtige Kommunikation in kritischen Situationen vor.
Gerade bei dieser Arbeit ist gute Organisation und Ordnung das A und O. Dazu gehört auch, dass auf allen Computern wichtige Firmendaten immer verfügbar und auf dem neuesten Stand sind. Denn das Team ist viel unterwegs und bei Kunden vor Ort. Der Laptop ist immer mit dabei, aber wie kann man damit zum Beispiel seine aktuellen Outlook-Termine abrufen? Oder auf neue Präsentationen zugreifen, die auf dem PC im Berliner Büro liegen? Bei der Recherche nach einer geeigneten Softwarelösung zum Datenaustausch stießen sie auf SYNCING.NET. Sandra Will berichtet: „Natürlich haben wir damals auch nach Alternativen gesucht, haben aber schnell gemerkt: SYNCING.NET ist für uns die beste Lösung.“
Dokumente auf jedem Rechner aktuell
Der große Vorteil der Software: Sie synchronisiert Daten zwischen mehreren Computern über das Internet, der Nutzer braucht dafür keinen eigenen Server. Das spart hohe Kosten und viel Aufwand. Im Gegensatz zu entsprechender Hardware ist die Software noch dazu völlig wartungsfrei. Das Programm lässt sich mit wenigen Klicks installieren. Mit ein paar weiteren Klicks richtet der Nutzer ein Netzwerk ein, in dem fortan die Daten untereinander getauscht werden. Das alles ist in weniger als einer Stunde erledigt.
Der Nutzer verschickt zuerst einfache Einladungen an die anderen Teilnehmer. In dieser Einladung legt er gleichzeitig fest, welche Ordner synchronisiert werden sollen, etwa Outlook-Kalender, der Posteingang oder Dateiordner mit Dokumenten oder Bildern. So können nur die Dateien und Dokumente von anderen Mitgliedern eingesehen werden, auf die diese auch wirklich zugreifen sollen. Sandra Will hatte sich von der Software viel Arbeitserleichterung versprochen: „Wir haben einfach ein Programm gebraucht, das funktioniert – und das tut es. In meinem vorherigen Job hatte ich z.B. erlebt, dass Rechner sich aufhängen, wenn man sie synchronisieren wollte. Das passiert uns mit unserem jetzigen Programm Gott sei Dank nicht.“
Datenaustausch hilft dem ganzen Team
Seitdem der Administrator bei PJ das Netzwerk eingerichtet hat, läuft das Programm voll automatisch im Hintergrund ab, ohne irgendeinen Wartungsaufwand. Die Daten werden dabei hoch verschlüsselt übertragen und somit sicher. Das Programm verwendet dafür eine 256-Bit-AES-/1024-RSA-Verschlüsselung – so wird sichergestellt, dass nur eingeladene Netzwerkmitglieder die gemeinsamen Daten erhalten und einsehen können.
PJ setzt die Software momentan auf fünf Computern ein. Dabei handelt es sich sowohl um Desktop-Rechner als auch um Notebooks. Davon haben alle Kollegen etwas, wie Sandra Will betont: „Nicht nur unsere Berater, auch die Mitarbeiter im Back-Office nutzen SYNCING.NET.“ Die zwei Hauptfunktionen des Tools – Outlook-Synchronisierung und gemeinsamer Zugriff auf Dateien, so genanntes Filesharing – kommen dabei zum Einsatz.
„Natürlich ist es wichtig für uns, zum Beispiel von unterwegs Termine zu koordinieren“, sagt Sandra Will. „Besonders praktisch ist aber, dass wir mit dem Programm unseren so genannten ‚Vorlagenschrank’ pflegen können.“ Bei diesem „Vorlagenschrank“ handelt es sich um einen Dateiordner, den das ganze Team braucht. Wie der Name schon anschaulich beschreibt, ist er so etwas wie ein virtueller Büroschrank, in dem Vorlagen aller Art abgelegt sind, die täglich zum Einsatz kommen. „Das sind auf der einen Seite Angebote, Kalkulationen und Verträge, sowie verschiedene Checklisten, Leitfäden und Präsentationen. Dazu auch Vorlagen für Anschreiben, Gastbeitrag:Feedback-Bögen oder Urkunden, und natürlich auch Rechnungen. Dies alles noch in Deutsch und Englisch, da wir international arbeiten“, zählt Sandra Will auf.
Bei PJ ist der „Vorlagenschrank“ also unentbehrlich – für die Geschäftsleitung ebenso wie für die Kundenbetreuer und die Mitarbeiter in der Verwaltung. Die automatische Synchronisierung sorgt dafür, dass unter den vielen Dokumenten kein Chaos entsteht. Denn immer wieder gibt es neue Versionen, die auch jeder Kollege sofort parat haben sollte. Auch wenn gerade kein Internet-Zugang vorhanden ist, kann man alle Dateien und Outlook wie gewohnt nutzen, und sobald eine Online-Verbindung besteht, synchronisiert das Programm die Datenänderungen mit den anderen Teilnehmern des Netzwerks. Sandra Will beschreibt, wie man außerdem verbreitete Alltagsprobleme löst: „Wir nutzen in SYNCING.NET auch die Funktion, Dateien zu sperren, damit niemals ein Dokument von zwei Kollegen gleichzeitig bearbeitet werden kann. So weiß immer jeder, welche die richtige, aktuelle Version ist.“
Fazit: Synchronisierung gehört zur Grundausstattung
Das Team möchte sich jetzt eine weitere Lizenz für den sechsten Computer besorgen. Insgesamt ermöglicht die Software das Einrichten von Netzwerken mit bis zu 25 Teilnehmern. Dank der günstigen Preise und der Möglichkeit, online rasch und einfach Lizenzen nachzukaufen, bleibt Sandra Will flexibel: „Es ist im Moment eine schwierige Zeit für alle Unternehmen, in der man nicht weit in die Zukunft planen kann. Viel zu tun haben wir trotzdem, da Krisenzeiten ja gerade unser Spezialgebiet sind. Falls wir unser Büro noch vergrößern sollten, was ich stark hoffe, gehört SYNCING.NET weiterhin auf allen Rechnern zur Grundausrüstung.“
Die Geschäftsführerin des Berliner Büros für Kommunikation empfiehlt die Synchronisierungssoftware auch anderen Unternehmen verschiedener Art: „Für kleinere Beratungsunternehmen ist es auf jeden Fall die optimale Lösung. Aber ich kann mir vorstellen, dass die Software auch für Verbände und Vereine sehr interessant ist, die ja meist weniger Geld zur Verfügung haben.“ Sandra Will hätte aus ihrer eigenen Erfahrung heraus auch Ideen, wie man das Programm weiter entwickeln könnte: „Wir arbeiten zum Beispiel mit der cobra-Adressverwaltung. Es wäre natürlich toll, wenn die Software auch diese Daten auf mehreren Rechnern abgleichen würde.“ Insgesamt lautet ihr Fazit schon jetzt: „Wir sind richtig froh, dass wir SYNCING.NET haben.“
Nützliche Links
Sowohl SYNCING.NET als auch PJ – Berliner Büro für Kommunikation sind online im Web präsent.
