Das Finanzamt stellt auf elektronische Bücher um
Von Sabine Wagner
Die Abbildung von Betriebsabläufen, der Geschäftsbriefverkehr, die Buchhaltung, aber auch die Archivierung all dieser Vorgänge erfolgt auch im Mittelstand heute meist elektronisch. Es ist deshalb für Unternehmer und die beauftragten Mitarbeiter wichtig, dass sie über das nötige Basiswissen verfügen. Dazu gehören auch die steuerrechtlichen Fallstricke im Vorfeld.
Mit seinem Schreiben vom 14. November 2014 hat das Bundesfinanzministerium in einer Verwaltungsanweisung von 37 Seiten die gültigen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ formuliert. Es erläutert die wichtigen steuerlichen Aufzeichnungspflichten für gewerbliche Unternehmer und für Selbstständige. Diese Verwaltungsanweisung ist recht gut strukturiert und soll helfen, besondere Fragen zur Datenverarbeitung schnell zu klären.
Die GoBD ersetzen damit seit Anfang 2015 die zuvor maßgeblichen GDPdU und die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS).
Modulare Lösungen konsolidieren
Das BMF erfasst auch moderne elektronische Aufzeichnungs- und Archivierungsmöglichkeiten unter dem Begriff „Bücher“. Wie bei der ordnungsmäßigen Buchführung in Papierform wird unterschieden zwischen Grund-, Vor-, Neben- und Hauptbüchern. Es handelt sich dabei um Datenverarbeitungssysteme mit verschiedenen Modulen, z.B. Warenwirtschaft, Kassen, elektronische Waagen, Zahlungsverkehr, Zeiterfassung, Materialwirtschaft, Finanzbuchführung, Lohnabrechnung, Anlagebuchhaltung sowie Archivierung und Dokumentenmanagement. Ebenso deckt der Begriff „Bücher“ die Aufzeichnungen von Nichtkaufleuten und nicht Buchführungspflichtigen wie z.B. Rechtsanwälten und Ärzten ab.
Wenn ein Unternehmen nicht zur Führung von Büchern verpflichtet ist, aber seine Betriebsabläufe etc. freiwillig elektronisch abbildet und archiviert, dann hat es auch die steuerlichen Ordnungsvorschriften zu beachten.
Auch für elektronisch geführte Bücher gelten die jeweils einschlägigen Aufzeichnungspflichten, z.B. gemäß § 238 HGB (Buchführungspflicht Kaufmann) oder § 22 UStG (Aufzeichnungspflichten Unternehmer). Aufzeichnungen, die unterschiedlichen gesetzlichen Pflichten genügen müssen, können auch zusammengefasst vorgenommen werden, wenn dabei dem jeweiligen gesetzlichen Zweck genügt wird (wenn also die Schnittmenge der Pflichten stimmt).
Die Verwaltungsanweisung gilt entsprechend auch für zukünftige neue Technologien. Das Schreiben des BMF bezeichnet diese Handhabung als „Analogieverfahren“.
Fazit: Unvollständige Bücher sind teure Fehler
Es gilt zunächst Compliance-technisch auf der sicheren Seite zu sein. Firmenverantwortliche sollten in ihrem Unternehmen sicherstellen, dass alle Mitarbeiter, die mit buchhaltungsrelevanter Datenverarbeitung zu tun haben, Kenntnis davon haben, dass es diese Verwaltungsanweisung gibt und dass diese beachtet wird. Denn die Verletzung von Buchführungspflichten kann nach § 283b Strafgesetzbuch (StGB) strafbar sein. Bereits im Fall der Fahrlässigkeit droht eine Geldstrafe, maximal eine Freiheitsstrafe von einem Jahr. Sofern umsatzsteuerliche Aufzeichnungspflichten verletzt werden, droht eine Geldbuße bis zu 5000 Euro für diese Ordnungswidrigkeit (§ 26a, 14b UStG)
Praxistipp
Unbedingt wichtig sind in diesem Zusammenhang die Änderungsprotokolle, die Unternehmen keinesfalls vergessen sollten. Das gilt namentlich für
- programmtechnische Änderungen,
- die Anpassungen von Automatismen und für die
- Stammdatenpflege.
Dabei nicht vergessen: Auch die ursprünglichen Fassungen protokollieren!
