Kontaktmanagement-Apps

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Adressbuch mit automatischem Abgleich

Von Oliver Schonschek

Thema verpasst?

Endlich sind Sie wieder einmal in dieser schönen Stadt! Ein Kundentermin hat Sie hierher geführt. Nun wäre eine gute Gelegenheit, einen alten Bekannten wieder zu treffen, den Sie seit Jahren nicht mehr gesehen haben. Zum Glück hat Ihr Smartphone eine gute Anwendung für das Kontaktmanagement. Damit erfassen Sie gleich Telefonnummer, Mail-Adresse etc. Ihres neuen Kunden. Mit der App finden Sie auch ohne Probleme die Adresse Ihres alten Bekannten wieder. Doch mobile Kontakt- und Kommunikationsmanager können noch mehr.

Früher waren die Adressbücher oder Telefonverzeichnisse auf Handys nicht viel mehr, als ihr Name besagte: Sie hatten Namen, Vornamen, Postadresse, Festnetznummer und Handy-Nummer, später konnten Sie auch die E-Mail-Adresse und die Web-Adresse erfassen. Vielleicht konnten Sie dem Kontakt auch noch ein Foto zuordnen, das Sie aber meist selbst mit der Handy-Kamera aufnehmen mussten.

Solche mobilen Kontaktdatenbanken waren zwar nützlich, haben aber mit den modernen Apps fürs Kontaktmanagement nur noch rudimentäre Ähnlichkeit. Die Apps von heute, z.B. Smartr Contacts for iPhone, DW Kontakte & Telefon Pro, Phonedeck und Cobook for iPhone, stecken voller praktischer Zusatzfunktionen.

Gut fürs schlechte Gedächtnis

Selbst wenn Sie sich nicht mehr an das letzte Treffen erinnern ­– eine Smartphone-App wie Smartr Contacts hilft Ihrem Gedächtnis auf die Sprünge. Unter der Funktion History sehen Sie eine Aufstellung, wie oft Sie z.B. Nachrichten mit einem bestimmten Kontakt ausgetauscht haben, Sie finden die jeweils letzten Kontakte per E-Mail oder auf Facebook und haben einen Überblick, wer gemeinsame Kontakte sind.

Keine Frage: Dadurch finden Sie schnell Anknüpfungspunkte für Ihr Gespräch und vielleicht sogar Ideen, bei welcher Geschäftsbeziehung Ihnen dieser Kontakt unter Umständen helfen könnte. Nützlich sind auch Funktionen, die an Geburtstage und andere wichtige Termine erinnern, z.B. bei Kontakte +.

Checkliste

Die Checkliste zur Vertriebs­optimierung prüft die Orga­nisa­tion von der Vertriebs­planung bis hin zu evaluie­renden Meetings.

Per Plugin ins Social Web

Doch nicht nur der Rückblick auf einen Kontakt ist wichtig. Die Daten müssen vor allem aktuell sein, am besten automatisch aktualisiert. Dazu haben Apps wie Phonedeck, Smartr Contacts oder Kontakte + eine Verknüpfung zu sozialen Netzwerken wie Facebook, Twitter und LinkedIn. Falls Ihre Geschäftspartner oder privaten Bekannten dort ihre Daten ändern, können die Informationen in Ihrem Kontaktmanager automatisch synchronisiert und aktualisiert werden. Allerdings sollte die Synchronisation nicht nur mit sozialen Netzwerken möglich sein.

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Mit der Mail synchronisieren

Bevor Sie eine neue Kontaktmanager-App installieren, sollten Sie sich unbedingt ansehen, ob die App nur in ihrer eigenen Welt lebt oder ob Sie die dort erfassten und gespeicherten Daten auch auf Ihren PC im Büro übertragen können. Apps wie Kontakt Master wurden von Nutzern heftig kritisiert, da die Anwender die App z.B. nicht mit Outlook synchronisieren konnten.

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Serie: Mobiles Kontaktmanagement

  • Teil 1 überreicht elektronische Visitenkarten und verfolgt, ob das vCard-Format auch ankommt.
  • Teil 2 holt sich die Datensätze aufs Smartphone und achtet darauf, dass die App sicher und synchronfähig ist.
  • Teil 3 ist schließlich in den mobilen sozialen Netzwerken unterwegs.

Fehlt die Integration in Software, die Sie regelmäßig nutzen, können mobile Kontaktmanager noch so praktische Funktionen haben – sie bedeuten in jedem Fall doppelte Kontaktpflege. Das ist fehlerträchtig und macht viel Aufwand. Eine (kostenpflichtige) App wie Xobni Pro macht daher nicht an den Anwendungsgrenzen Schluss, sondern erlaubt den Abgleich z.B. mit Gmail und Outlook.

Fazit: Kontakte sind personenbezogene Daten!

Sie tun sich und Ihren Kontakten aber keinen Gefallen, wenn Sie nur auf die Funktionsvielfalt und die Integrationsfähigkeit der Kontakte-Apps achten. Lesen Sie vor der Installation einer App immer auch die Datenschutzerklärung und die Nutzungsbedingungen! Schließlich wollen Sie die Ihnen anvertrauten Daten nicht in die Hände Unbefugter und dem Missbrauch preisgeben.

Prüfen Sie auch, ob die Kontaktdaten wirklich in der App und damit lokal gespeichert werden oder ob sie in Wirklichkeit in einer Cloud landen. Ist dies der Fall, muss die Cloud auch den Datenschutzansprüchen genügen, schließlich geht es eindeutig um personenbezogene Daten.

Der folgende Beitrag zum Thema sieht sich die Apps der sozialen Netzwerke an, die man ebenfalls für das mobile Kontaktmanagement nutzen kann, sowie spezielle mobile soziale Netzwerke, die sich nur um mobile Kontakte drehen.

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4 Kommentare:

  1. Einen interessanten Ansatz bieten wir mit der App an, die seit gestern im Play Store zur Verfügung steht. VG, skweese-Team

  2. Also, ich denke, dass der Ansatz an sich gar nicht schlecht ist, jedoch die Umsetzung zu einer Menge Arbeit und Fehlern führen kann. Bei der Umsetzung muss man so viel beachten, dass man dort sehr viele gravierende Fehler machen kann bezüglich der ganzen Firmendaten zum Beispiel. Also, ich denke, dass das Ganze noch ein wenig ausgearbeitet werden muss und die Menge an Fehlern, die enstehen können, eingegrenzt werden muss. Bin gespannt auf das, was folgt :) LG Max

  3. Herzog schrieb am 23.12.2012, 18:37 Uhr:

    Ist E-Mail-Communication überhaupt auf längere Sicht gesehen zukunftsfähig? Wer liest eigentlich die ganzen E-Mails noch? Da erfolgreiches Widersprechen eines Newsletters in der letzten Zeit immer schwieriger wird, da alles übers Ausland reinkommt, macht es meiner Ansicht nach kaum noch Sinn, überhaupt noch auf E-Mail-Marketing zu setzen. Soziale Netzwerke finden immer mehr an Beliebtheit. Es ist einfach, unkompliziert, schnell und rechtssicher.

  4. CPU schrieb am 11.12.2012, 18:16 Uhr:

    Wenn man als Unternehmen tatsächlich die gesamte Kommunikation, Datenspeicherung und Verwaltung über ein Smartphone zulassen will, sollte man im Vorfeld ganz wesentliche Abklärungen bezüglich zentraler Administration des Smartphones durch das Unternehmen sowie eine geeignete Verschlüsselung der Daten vom und zum Smartphone geklärt haben. Des Weiteren sind Organisationsanweisungen notwendig, die den Umgang mit den Daten und zu den o.g. Punkten beinhalten. Ist beispielsweise auch eine private Nutzung erlaubt und wie „zentral“ darf dann die Administration inbesondere bei den privaten Daten sein? Im Falle des Verlustes: Dürfen die Daten remote vollständig gelöscht werden (wenn das Smartphone so eine Funktion besitzt). Nur am Rande bei zulässiger privater Nutzung: Wie erfolgt die Versteuerung des geldwerten Vorteils? Es lassen sich noch eine ganze Reihe weiterer Fragen aus rechtlicher Sicht stellen. Bin gespannt auf die Folgeartikel.

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