Online-Archive, Teil 2

Aufheben ist Pflicht, Daten nutzen ist klüger

Von Sabine Philipp

Dass man vor lauter Revisionstauglichkeit nicht aus dem Auge verlieren darf, wie wichtig es ist, dass die Archive überhaupt lesbar bleiben, hat Teil 1 bereits betont – und dass Online-Archive hier die Nase vorn haben, wenn sie Formatmigration und Indexierung als automatischen Service gleich mitbringen.

Damit ein Archiv aber gute Migrationsmöglichkeiten bieten kann, muss es offen sein. „Viele Archive“, sagt Fachmann Stephan Haux, „sind geschlossene Systeme, die Daten in einem bestimmten Format abspeichern, das nicht mehr verändert wird. Sie können auf die Daten dann nur in diesem einen Format zugreifen.“ Das kann zu einem Problem werden, wenn die entsprechenden Programme längst ausgemustert sind bzw. wenn man die Dateien mit einem Programm bearbeiten möchte, die es zum Zeitpunkt der Archivierung noch nicht gab. Freilich kann man sich die Archive immer noch ansehen, aber was hilft das?

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Andererseits verlangt der Gesetzgeber gerade, dass Archive unveränderlich sein sollen. (Tatsächlich ist hier jede Migration eine nicht ganz geklärte Rechtsfrage.) Die Lösung liegt auf der Hand: auf bearbeitbare Formate achten und mit Dubletten arbeiten: „Sie sollten sich eine Kopie ziehen und auf Ihren Rechner speichern können“, sagt Haux. So können Sie z.B. Kopien von alten Angeboten erstellen, sie als Vorlage nutzen und sich dadurch eine Menge Zeit sparen. Außerdem sollten Sie auch die Dateien im Archivprogramm öffnen können, um z.B. bei Excel, nachzuvollziehen, wie Sie die Kalkulation gemacht haben.“

MittelstandsWiki-Fachmann

Stephan Haux Stephan Haux ist Senior Product Manager EMEA bei Iron Mountain Digital. Mittler­weile kann der studierte Wirtschafts­ingenieur bereits auf eine über 15-jährige Erfahrung mit Soft­ware und Services zurück­blicken. Dabei haben es dem leiden­schaft­lichen Segler besonders die Bereiche Storage as a Service und Archivierung angetan, deren Reiz darin besteht, mit cleverer Technik über die Compliance-Richt­linien zu balancieren.

Zugriff fürs Geschäft

Alles, was ein Online-Archiv bieten kann, wäre aber reizlos, wenn die Arbeit quälend langsam vorangeht, was beim Fernzugriff prinzipiell immer möglich ist. „Wir regeln das durch eine Kombination aus Cloud Computing und einer lokalen Festplatte“, erklärt Haux. „Die Daten werden nachts, wenn nicht gearbeitet wird, in unser Rechenzentrum übertragen. Damit der Nutzer auch tagsüber schnell zugreifen kann, kommt ein kleiner Rechner zu ihm ins Büro, der über ein Netzwerkkabel mit dem Rechner verbunden ist. Er funktioniert wie eine zusätzliche Festplatte. So muss der Nutzer nur über seinen Rechner auf das angebundene Gerät klicken und kann dann alle Daten einsehen und als Kopie auf seinem Rechner speichern.“

Das ist optimal, aber nicht das Entscheidende. Wichtiger ist, dass der Anbieter die Daten verschlüsselt und nur Sie die Informationen wieder im Klartext auslesen können. Das verlangt der Datenschutz und das liegt im eigenen Sicherheitsinteresse.

Serie: Online-Archive
Teil 1 skizziert das Problem der Auf­be­wahrung und ver­ortet die Online-Lösung im Feld der Alternativen. Teil 2 widmet sich der praktischen Sei­te und er­klärt, warum offene For­mate und Arbeits­kopien so wichtig sind.

Fazit: Auf die sichere Seite

Bei einem guten Anbieter wird Verschlüsslung zwar kein Thema sein, doch eine Sache bleibt selbst bei Top-Dienstleistern problematisch, nämlich der Umgang mit den Daten selbst: „Die Entscheidung, wie mit welcher Da tei zu verfahren ist, kann Ihnen keiner abnehmen“, sagt Haux.

Besonders sensibel sind immer Personalakten oder Bewerbungsunterlagen. „Da in den Unternehmen meist eine Richtlinie fehlt, wird das von Personalchef zu Personalchef anders gehandhabt. Deshalb ist es sinnvoll, bei der Einrichtung eines Archivs genaue Regeln festzulegen. Sie sollten bedenken, dass es allein in Europa 14.000 Regularien gibt. Ein guter Archivanbieter kann Sie aber auch hier beraten oder Ihnen wenigstens gute Rechtsanwälte empfehlen, die Ihnen weiterhelfen.“

Nützliche Links

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