Zeitmanagement

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Schwätzer auf den Punkt zwingen

Von Marzena Sicking, heise resale

Thema verpasst?

Manche Menschen haben alle Zeit der Welt. Sie kommen zu spät zum Meeting, „weil der Kaffee noch nicht durch war“, brechen unnötige Diskussionen vom Zaun oder kommen bei ihren Monologen einfach nicht auf den Punkt. Gerne wird dann noch die eine oder andere Frage nachgeschoben, die eigentlich zuvor schon erörtert wurde. Oder gleich ein komplett neues Thema aufgemacht. Und weil man doch gerade so gemütlich zusammensaß, schlendert der Kollege anschließend noch an Ihren Schreibtisch.

Im besten Fall will er noch einmal die Themen des Meetings aufgreifen, im schlechtesten einfach nur plauschen. Wobei es ihm vor allem darum geht, seine Ansichten loszuwerden. Auf die Frage, was Sie von dem Thema halten, werden Sie vergeblich warten. Solche Typen kosten Zeit und Nerven und bringen einen nicht weiter, weder beruflich noch privat. Deshalb sollte man sich gegen solche Zeiträuber wehren. Je eher Sie das tun, desto besser. Denn diese Sorte ändert sich nicht mehr.

Klare Grenzen ziehen

Der Kollege steht mit seiner Kaffeetasse an Ihrem Schreibtisch. Strahlt Sie an und sagt: „Na, wie isses?“ Sie wissen genau, dass dies der Auftakt zu einem Dauermonolog über den neuesten Bürotratsch oder auch nur die aktuellen Fußballergebnisse sein könnte. Darauf haben Sie keine Lust, möchten aber nicht unhöflich sein. Das müssen Sie auch nicht. Aber deutlich sollten Sie schon werden.

Fragen Sie nach, welches konkrete Anliegen der Kollege hat. Dreht es sich tatsächlich um die Arbeit, können Sie durch weitere Nachfragen dafür sorgen, dass die Nervensäge schnellstens zur Sache kommt. Lassen Sie ihn keinesfalls seinen Monolog unkommentiert abspulen! Das ist genau das, was er will, und er kommt garantiert wieder. Je öfter Sie den Bauchredner unterbrechen, desto ungemütlicher findet er das und sucht sich wahrscheinlich doch lieber ein anderes Opfer.

Falls er nur tratschen möchte, bieten Sie an, das später in der Kantine nachzuholen. Sie haben im Augenblick nämlich leider noch keine Pause. Die Erinnerung an die vertraglichen Arbeitspflichten wirkt manchmal wie eine kalte Dusche – der Zeiträuber schleicht davon.

Wenn ihnen die direkten Ansagen nicht liegen, haben Sie noch eine andere Möglichkeit: Bitten Sie den Zeiträuber, kurz Platz zu nehmen. Sie müssten noch eben etwas fertig stellen, würden sich danach aber gerne seinem Anliegen widmen. Dann konzentrieren Sie sich wieder auf Ihre Arbeit und lassen ihn schmoren. Nach spätestens fünf Minuten ist er garantiert weg.

Ausbremsen durch Nachfragen

Mit Vorliebe profilieren sich solche Zeitgenossen in Meetings. Ihnen klare Grenzen aufzuzeigen, ist in einem solchen Fall eigentlich die Aufgabe des Diskussionsleiters. Haben Sie selbst das Meeting einberufen, sind Sie also auch derjenige, der die dazugehörigen Regeln aufstellen darf. Und das sollten Sie tun.

Verschicken Sie im Vorfeld eine Agenda mit den Themen, die besprochen werden sollen. Wichtig: Setzen Sie klare Eckpfeiler für die Dauer des Meetings und für die Zeit, die für die einzelnen Punkte bleibt. Bitten Sie alle Teilnehmer, Ihnen vorab mitzuteilen, ob Gesprächsbedarf für weitere Themen besteht. So können Sie im Meeting mit Verweis auf die nun feststehende Agenda verhindern, dass neue Baustellen aufgemacht werden.

Um abschweifende Diskussionen zu unterbinden, sollten Sie nicht nur die Themen festlegen, sondern auch dingfest machen, welche dazugehörigen Fragen erörtert werden sollen. Die arbeiten Sie dann Punkt für Punkt ab. Für mehr bleibt keine Zeit, deshalb ist es legitim, die Teilnehmer um kurze Beiträge zu bitten.

Fazit: Unbeirrt und konsequent

Auch wenn Sie nicht der Diskussionsleiter sind, haben Sie die Chance, Zeiträuber im Meeting auszubremsen. Fragen Sie einfach immer wieder nach. Warum genau ist diese Information wichtig für das aktuelle Thema? Welche konkrete Handlungsempfehlung möchte er oder sie aussprechen? Das lässt die lange Rede oft auf ein Minimum schrumpfen.

Schlimmstenfalls bleibt Ihnen nur eins: Das auf eine Stunde angesetzte Meeting nach 60 Minuten tatsächlich zu verlassen. Niemand kann Ihnen schließlich vorwerfen, dass Sie sich an die Planung halten. Auch wenn das ein paar Querschläger nicht tun.

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1 Kommentar:

  1. Es ist oft schwer Grenzen zu ziehen und den Kollegen/die Kollegin in die Schranken zu weisen. Es ist aber andererseits dringend nötig und auch eine Form von Selbstschutz. Während ich dem Anderen zuhöre und ihm eine Bühne für seine Gedanken bzw. sein Mitteilungsbedürfnis gebe, bleibt meine Arbeit liegen, meine Projekte werden entweder nicht rechtzeitig fertig oder ich muss abends länger bleiben. Was zu Frustration bei demjenigen führt, der zuhört.

    Außerdem braucht der Vielredner eben dringend die Bühne, die andere Kollegen ihm gewähren. Frei nach dem Motto „wer spricht, der bleibt in Erinnerung, wer viel spricht, bleibt nachhaltig in Erinnerung“. Ganz fatal ist es in Meetings, in denen der Vielsprecher seine Aussagen immer mit dem Satz beginnt: „Wie schon Herr X/Frau Y sagte … bin ich der gleichen Meinung, dass …“ und die anderen hören Ihre eigenen Aussagen erneut – die Zeit ist vertan.

    Daher befürtworte ich, höflich, aber bestimmt klare Grenzen zu ziehen. Schön ist es auch, dem Vielredner klar zu vermitteln, dass man ihm zugehört hat und ihn verstanden hat, aber dennoch seine Meinung nicht unbedingt teilt. Ein sehr wirksames Mittel dafür ist, das Gehörte kurz zusammenzufassen und damit das Gespräch zu beenden.

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