Marktlücke für Online-Dienstleister
Von Sabine Philipp
In § 14 (4) UStG ist festgelegt, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. Dazu gehört neben dem Leistungserbringungsdatum auch der richtige Adressat mit korrekter Firmierung.
Was auf den ersten Blick einfach aussieht, kann sich jedoch als tückisch erweisen. Denn ein Kunde, der als „Beispielmayer GmbH“ angeschrieben wird, obwohl er in Wirklichkeit „Beispielmayer mbH & Co. OHG“ heißt, hat keine korrekte Rechnung erhalten. Und dann kommt erst noch das elektronische Signieren.
Stempeln und Stempeln lassen
„Im Grunde ist das Anbringen einer Signatur nicht teuer“, sagt Fachmann Ulrich Schmidt. „Sie benötigen nur eine Signaturkarte, die pro Jahr etwa 60 Euro kostet.“ Allerdings müssen die Rechnungen ja irgendwo erstellt werden. „Und dann“, sagt Schmidt, „benötigt man noch eine Software, die in der Lage ist, die Signatur auf den Dokumenten anzubringen.“
Im letzteren Fall hat Schmidt gute Erfahrungen mit den Firmen OpenLimit sowie Intarsys und deren Produkt Sign Live! gemacht.
Eine Übersicht von Anbietern, die neben dem Webshop auch größere Zielgruppen ansprechen, werden in Teil 1 (Rahmenbedingungen und Marktüberblick) der Studie „Elektronische Rechnungsabwicklung – einfach, effizient, sicher“ vorgestellt, die von ibi research an der Universität Regensburg in 2. Auflage erschienen ist.
Dem kleinen Internet-Shop-Betreiber rät Schmidt jedoch eher zu Portalen, die Rechnungen im Auftrag signieren und an den Adressaten versenden. In diesem Bereich gibt es inzwischen eine ganze Reihe so genannter Lettershops, die sehr günstige Staffelpreise anbieten. Der weitere Vorteil solcher Lösungen ist, dass der Nutzer weder das nötige Equipment noch geschultes Personal vorhalten muss; id-netsolutions arbeitet hier mit rechnung.de, gotomaxx und der Simplyst-Lösung zusammen, die auch von den Sparkassen angeboten wird. Die Redaktion ist zusätzlich auf die Anbieter signagate und Signamus gestoßen, die Lösungen für den kleinen Geldbeutel anbieten. Inzwischen übernehmen aber auch Buchhaltungsprogramme, etwa aus den Häusern Sage, DATEV und Lexware, die Erstellung und Prüfung von Rechnungen mit qualifizierten Signaturen.
Ulrich Schmidt ist seit über 30 Jahren im IT-Umfeld tätig. Seit 2005 arbeitet der Profi bei der id-netsolutions GmbH, wo er als Senior Consultant Kunden in Fragen der elektronischen Rechnung, Archivierung und bei Prozessen wie der Eingangsrechnungsprüfung sowie dem Vertrags- und Qualitätsmanagement betreut. Gleichzeitig ist Schmidt Produktmanager für die hauseigene Produktreihe docufied.
Die Signatur und der Versand der Rechnung sind jedoch nur ein Teil der Miete. Denn wie der Empfänger muss der Versender seine Rechnungen revisionssicher (so dass sie nicht mehr verändert werden können) abspeichern und dafür sorgen, dass sie noch in zehn Jahren lesbar sind. Daneben müssen noch weitere Informationen aufbewahrt werden, an die viele KMU nicht denken.
Richtig aufbewahren
„Fragen sie mal den Italiener um die Ecke, ob er die Speisekarten und Aktionspreiskarten archiviert? Wohl eher nicht. Das sollte er aber machen“, warnt Ulrich Schmidt, „weil auch sie Gegenstand einer Betriebsprüfung werden können.“ Denn der Wirtschaftsprüfer muss das Preisgefüge nachvollziehen können.
Teil 1 klärt die wichtigste Frage: wie gesetzeskonforme E-Rechnungen funktionieren. Teil 2 sieht sich um, welche Dienstleister die Signatur online erledigen. Teil 3 richtet schließlich auf Empfängerseite ein steuerfestes Archiv ein. Ein Sonderbeitrag widmet sich der signaturfreien Rechnungsstellung als PDF.
„Wenn Sie das Menü normalerweise für 10 Euro verkaufen, aber bei einer Sonderaktion auf einmal nur 5 Euro verlangen, stimmen der Wareneinsatz und der Erlös nicht mehr überein“, so der Profi. „Hier besteht immer der Anfangsverdacht, dass Sie die Hälfte am Finanzamt vorbeischummeln.“ Wer dagegen vorweisen kann, dass im fraglichen Zeitraum eine Sonderaktion lief, dem muss der Prüfer das erst einmal glauben.
Webshops können solche Sonderaktionen mit ihrer Warenwirtschaft belegen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang eine Faktura, die Kunden- und Artikeldaten in historisierter Form speichert, also zeigt, welche Posten zu welcher Zeit wie viel Geld gekostet haben.
- Was sonst noch ins elektronische Archiv gehört und wie man den Zugriff darauf am sichersten regelt, ist Thema von Teil 3 dieser Serie.
Schwarz auf Weiß
Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Magazinreihe. Einen Überblick mit freien Download-Links zu sämtlichen Einzelheften bekommen Sie online im Pressezentrum des MittelstandsWiki.
