Aufheben ist Pflicht, Daten nutzen ist klüger
Von Sabine Philipp
Dass man vor lauter Revisionstauglichkeit nicht aus dem Auge verlieren darf, wie wichtig es ist, dass die Archive überhaupt lesbar bleiben, hat Teil 1 bereits betont – und dass Online-Archive hier die Nase vorn haben, wenn sie Formatmigration und Indexierung als automatischen Service gleich mitbringen.
Damit ein Archiv aber gute Migrationsmöglichkeiten bieten kann, muss es offen sein. „Viele Archive“, sagt Fachmann Stephan Haux, „sind geschlossene Systeme, die Daten in einem bestimmten Format abspeichern, das nicht mehr verändert wird. Sie können auf die Daten dann nur in diesem einen Format zugreifen.“ Das kann zu einem Problem werden, wenn die entsprechenden Programme längst ausgemustert sind bzw. wenn man die Dateien mit einem Programm bearbeiten möchte, die es zum Zeitpunkt der Archivierung noch nicht gab. Freilich kann man sich die Archive immer noch ansehen, aber was hilft das?
Stephan Haux ist Senior Product Manager EMEA bei Iron Mountain Digital. Mittlerweile kann der studierte Wirtschaftsingenieur bereits auf eine über 15-jährige Erfahrung mit Software und Services zurückblicken. Dabei haben es dem leidenschaftlichen Segler besonders die Bereiche Storage as a Service und Archivierung angetan, deren Reiz darin besteht, mit cleverer Technik über die Compliance-Richtlinien zu balancieren.
Andererseits verlangt der Gesetzgeber gerade, dass Archive unveränderlich sein sollen. (Tatsächlich ist hier jede Migration eine nicht ganz geklärte Rechtsfrage.) Die Lösung liegt auf der Hand: auf bearbeitbare Formate achten und mit Dubletten arbeiten: „Sie sollten sich eine Kopie ziehen und auf Ihren Rechner speichern können“, sagt Haux. So können Sie z.B. Kopien von alten Angeboten erstellen, sie als Vorlage nutzen und sich dadurch eine Menge Zeit sparen. Außerdem sollten Sie auch die Dateien im Archivprogramm öffnen können, um z.B. bei Excel, nachzuvollziehen, wie Sie die Kalkulation gemacht haben.“
Zugriff fürs Geschäft
Alles, was ein Online-Archiv bieten kann, wäre aber reizlos, wenn die Arbeit quälend langsam vorangeht, was beim Fernzugriff prinzipiell immer möglich ist. „Wir regeln das durch eine Kombination aus Cloud Computing und einer lokalen Festplatte“, erklärt Haux. „Die Daten werden nachts, wenn nicht gearbeitet wird, in unser Rechenzentrum übertragen. Damit der Nutzer auch tagsüber schnell zugreifen kann, kommt ein kleiner Rechner zu ihm ins Büro, der über ein Netzwerkkabel mit dem Rechner verbunden ist. Er funktioniert wie eine zusätzliche Festplatte. So muss der Nutzer nur über seinen Rechner auf das angebundene Gerät klicken und kann dann alle Daten einsehen und als Kopie auf seinem Rechner speichern.“
Das ist optimal, aber nicht das Entscheidende. Wichtiger ist, dass der Anbieter die Daten verschlüsselt und nur Sie die Informationen wieder im Klartext auslesen können. Das verlangt der Datenschutz und das liegt im eigenen Sicherheitsinteresse.
Teil 1 skizziert das Problem der Aufbewahrung und verortet die Online-Lösung im Feld der Alternativen. Teil 2 widmet sich der praktischen Seite und erklärt, warum offene Formate und Arbeitskopien so wichtig sind.
Fazit: Auf die sichere Seite
Bei einem guten Anbieter wird Verschlüsslung zwar kein Thema sein, doch eine Sache bleibt selbst bei Top-Dienstleistern problematisch, nämlich der Umgang mit den Daten selbst: „Die Entscheidung, wie mit welcher Da
tei zu verfahren ist, kann Ihnen keiner abnehmen“, sagt Haux.
Besonders sensibel sind immer Personalakten oder Bewerbungsunterlagen. „Da in den Unternehmen meist eine Richtlinie fehlt, wird das von Personalchef zu Personalchef anders gehandhabt. Deshalb ist es sinnvoll, bei der Einrichtung eines Archivs genaue Regeln festzulegen. Sie sollten bedenken, dass es allein in Europa 14.000 Regularien gibt. Ein guter Archivanbieter kann Sie aber auch hier beraten oder Ihnen wenigstens gute Rechtsanwälte empfehlen, die Ihnen weiterhelfen.“
Schwarz auf Weiß
Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Magazinreihe. Einen Überblick mit freien Download-Links zu sämtlichen Einzelheften bekommen Sie online im Pressezentrum des MittelstandsWiki.
