Digitale Workflow-Systeme für die Beschaffung

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Das Ende des wilden Bestellens

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Von Michael Gertges, Lorenz Orga Systeme GmbH

Auch in großen Unternehmen, wo ERP-Systeme wie SAP im Einsatz sind, geben die Einkaufsabteilungen ihre Bestellungen oft noch papierbasiert auf. Hinzu kommen Dokumente, die zu jedem Beschaffungsvorgang gehören: Korrespondenz, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Leistungsnachweise usw. Auch bei elektronischer Bestellung werden sie noch in Papierform angefertigt und verteilen sich im ganzen Unternehmen. So fehlt der Überblick über die komplexen Beschaffungsvorgänge und der Verwaltungsaufwand ist hoch. Die Folge: Die Beschaffung wichtiger Materialien verlangsamt sich.

Vorbild öffentliche Verwaltung

Der Einsatz digitaler Workflowsysteme für die Beschaffung (E-Procurement) hilft Unternehmen, die Prozesse im Einkauf zu beschleunigen, zu automatisieren und für mehr Transparenz zu sorgen. Insbesondere werden damit Einkäufe abgebildet, die nicht über das herkömmliche Bestellwesen laufen. Hier hat die öffentliche Verwaltung – obwohl sonst eher nicht als Technologieführer verschrien – vorgelegt, denn das Thema E-Vergabe hat mit dem 2015 verabschiedeten Gesetz zur Modernisierung des Vergaberechts deutlich an Schwung gewonnen. Unabhängig davon ist die elektronische Beschaffung in etlichen deutschen Vergabestellen bereits seit Jahren Realität – nicht aus Zwang, sondern weil es sinnvoll und wirtschaftlich ist.

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Schwarz auf Weiß
Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Heise-Beilage „IT- und Technologie­unternehmen stellen sich vor“. Einen Über­blick mit freien Downl­oad-Links zu sämt­lichen Einzel­heften be­kommen Sie online im Presse­zentrum des MittelstandsWiki.

Im öffentlichen Sektor unterscheidet man zwischen reinen Vergabeplattformen und umfassenden Vergabemanagementsystemen. Was letztlich genutzt wird, hängt weniger von der Größe und Organisationsstruktur einer Vergabestelle oder der Anzahl der Ausschreibungen ab. Entscheidend ist vielmehr, ob sich eine Organisation durchgehend auf workflowgesteuerte Vorgänge einlassen will oder nicht. Sollen nur die Ausschreibungen elektronisch kommuniziert werden, dürfte ein Portal ausreichen. Möchte eine Verwaltung hingegen die gesamte Verwaltungshierarchie abbilden, ist eher ein Vergabemanagementsystem erforderlich.

Für Unternehmen ist nur Letzteres sinnvoll, denn hier geht es um Transparenz im Einkauf und Procure to Pay. Mit einem System für die elektronische Beschaffung von C-Teilen und MRO-Gütern (Maintenance, Repair, Operations) lassen sich Einkaufsprozesse auch ohne Warenwirtschaft transparent gestalten. Es bettet den Warenkorb der Lieferanten in die Oberfläche ein, Vorgaben von Katalogen und Rahmenverträgen können übernommen werden. Durch das Einrichten von Workflows unter Berücksichtigung von Limits und Budgets optimiert das System den gesamten Genehmigungs- und Bestellprozess.

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Michael Gertges ist Geschäftsführer der LORENZ Orga-Systeme GmbH, die in der LORENZ-Systemhaus-Gruppe auf Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow spezialisiert ist.


LORENZ Orga-Systeme GmbH, Eschborner Landstr. 75, 60489 Frankfurt am Main, Tel.: 069-78991-900, Fax: 069-78991-110, info@lorenz-orga.de, www.lorenz-orga.de

Der Gewinn liegt im Einkauf

Die alte Kaufmannsweisheit bestätigt sich immer wieder, denn die Beschaffungsabteilung zählt naturgemäß zu den größten Kostenverursachern. Am Ende bleibt aber dennoch die Rechnung in Papierform, wie sie noch in den meisten Buchhaltungsabteilungen eintrifft. Beim traditionellen, papiergebundenen Handling von Dokumenten führen oft schon kleine Fehler zu ineffizienten Prozessen. Mehrfach muss Papier hin- und hergeschickt werden, die Folge sind unnötige Kosten und verlorene Zeit. Die Durchgängigkeit der elektronischen Bearbeitung fehlt.

Eine Beschaffungslösung sollte sich daher in parallele Systeme für Rechnungsverarbeitung und DMS/Archivierung einbetten lassen. So findet eine nahtlose Weiterverarbeitung des Bestellvorgangs statt. Die Rechnung wird direkt mit den Bestelldaten abgeglichen und die gesamte Prozesskette ist digital und durchgängig abgebildet, von der Genehmigung über die Bestellung, Rechnungsbearbeitung bis zur Buchung und automatischen Archivierung der Rechnungsdokumente.

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