Office 365 für kleine Unternehmen

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Weniger Wartung spart am meisten

Von Robert Orescanin, Dipl.-Ing. Architekt

Unsere Anforderungen an eine funktionierende IT-Infrastruktur wachsen ständig. War es noch vor wenigen Jahren üblich, seine beruflichen Tätigkeiten an einem festen Ort auszuüben, gilt heute die Devise: überall, alles, immer! Die Vorteile mobiler IT bringen allerdings gerade im Bereich der Unternehmens-IT auch einen erheblichen Bedarf an technischem Know-how mit sich. Hier kann gerade für junge und mittelständische Unternehmen die Cloud-Technologie eine durchaus interessante technische und finanzielle Lösung bieten.

Kein Unternehmen, das wettbewerbsfähig sein muss und auch bleiben will, kann sich heutzutage dem stetigen Wandel entziehen, dem die Informationstechnologie unterliegt. Durch den immer schneller wechselnden technischen Standard auf dem Feld der IT können bereits getroffene Planungen und Budgetierungen aber durchaus gravierende Fehleinschätzungen bei der Finanzierung zukünftiger Projekte in sich bergen. Ein gewichtiges Argument sind auch die Overhead-Kosten, die im Vorfeld einer Planung nicht immer klar zu beziffern sind. Gerade die Aufwendungen im Bereich der IT-Dienstleistungen – Support, Beratung und Administration etc. – können ein geplantes Budget schnell sprengen.

IT-Kostenkontrolle durch SaaS

Hinter dem Begriff SaaS (Software as a Service) verbirgt sich die nicht ganz neue Idee, Software nicht mehr im typischen Lizenzmodell zu vertreiben, bei dem der Endkunde eine Lizenz zur Verwendung der jeweiligen Software erwirbt, sondern Softwareprodukte zu mieten, je nach Bedarf des jeweiligen Kunden, monatlich oder jährlich.

Microsoft z.B. bietet mit Office 365 eine erwachsene und durchdachte Lösung für Unternehmensgrößen jeglicher Art im Bereich Office und Kommunikation an. Andere Anbieter wie z.B. Adobe haben vergleichbare Lösungen und Produkte in den Bereichen Kreativität und Design im Angebot.

Die Möglichkeiten der Cloud-Lösung Office 365 sind gerade für kleine und mittlere Unternehmen budgettechnisch äußerst interessant. Speziell die laufenden Kosten und Investitionen sind oft Hürden, die nicht immer einfach zu nehmen sind, will man einerseits auf der sicheren Seite sein (Lizenzkosten, Backup, Security etc.) und andererseits dem stetigen technologischen Fortschritt folgen.

Robert Orescanin.jpg

Robert Orescanin ist seit 2007 selbstständiger IT-Berater und bietet mit seiner Firma Orescanin iT Dienstleistungen für Mittelstandskunden an. Im Fokus seiner Tätigkeit liegt die Verknüpfung von User Workflow, unternehmerischen Zielen sowie die Optimierung auf wirtschaftliche wie technische Performance-Zielvorgaben. Als Quereinsteiger in die Informationstechnologie kann Robert Orescanin auf umfangreiches Wissen aus über 20 Jahren verweisen: Diplomierter Architekt, IT-Leiter eines der erfolgreichsten Architekturbüros Deutschlands und Projektpartner namhafter Unternehmen wie VW, HDI, Bayer und LEG Immobilien sind Stationen seines Werdegangs.

Orescanin iT als Microsoft-Partner berät und betreut Kunden, die Ihre IT-Infrastruktur mit Produkten von Microsoft planen und umsetzen. Das Unternehmen ist seit 2008 verstärkt im Cloud-Umfeld/Microsoft Online Services engagiert. Orescanin iT bietet seinen Kunden aktuell umfangreiche Beratung und Betreuung in den Themen Office 365, Windows Azure, Windows Intune sowie der Integration der Online Services in die bestehende Infrastruktur.


Robert Orescanin, Orescanin iT, Weiße-Ewald-Straße 48a, 44287 Dortmund, Tel. 0231-3300900-1, Fax 0231-3300900-2, info@orescanin-it.de, www.orescanin-it.de

Rechenbeispiel: Microsoft Office

Stellt man einmal die Kosten der jeweiligen Variante gegenüber, zeichnet sich deutlich der Vorteil einer Cloud-basierten Lösung für den Kunden ab. Als Grundlage einer Beispielberechnung genügt ein typisches Start-up-Unternehmen mit zehn Mitarbeitern. Stand der Dinge sind eine On-premises-Installation der Microsoft-Server-Infrastruktur, SAN-Storage, Backup und VPN-Verbindung für den Zugriff auf die bestehenden Daten. Die Mitarbeiter selbst arbeiten auf aktuellen Windows-PCs mit installiertem Microsoft Office.

On-premises-Installation

So sieht die Aufstellung der durchschnittlichen Kosten für eine übliche Microsoft-Windows-Server-Lösung (inhouse) über einen Zeitraum von drei Jahren (Abschreibungszeitraum) aus:

■ Serverhardware inkl. Windows Server 2012 Standard und Exchange Server 2010 ca. 6500 Euro
■ Standard-SAN-Storage der Mittelklasse ca. 3500 Euro
■ Backup-Soft- und -Hardware für File- und Exchange-Daten ca. 5500 Euro
Microsoft Office Business (nicht Update-fähig, daher ist der Kauf einer neuen Version innerhalb der nächsten drei Jahre erforderlich. Also 10 × ca. 350 Euro × 2 = ca. 7000 Euro
■ IT-Dienstleistung für die Unterstützung bei Installation, Konfiguration und Support innerhalb der drei Jahre. (Die Kosten sind geschätzt und abhängig von Lohnkosten bzw. Tagessätzen der jeweiligen Dienstleister. Geschätzter Aufwand sind 60 PT.) Hier ist besonderes Augenmerk auf die Exchange-Installation zu legen. ca. 30.000 Euro
Gesamt:* geschätzte Investitionskosten (ohne Client-PCs und Betriebssysteme) für den Zeitraum von drei Jahren. ca. 52.500 Euro

Office-365-Lösung

Grundlage der Office-365-Lösung soll das Prinzip sein „Wenn schon sparen, dann richtig“. Gewählt wird daher eine technisch minimale Lösung, um beim Service eine Kostenreduzierung zu erzielen und eine möglichst wartungsfreie Lösung zu bieten.

■ Serverhardware inkl. Windows Server Standard 2012 (der Server fungiert ausschließlich als Domain-Controller und Storage-Zwischenspeicher. Daten und Rechte werden redundant durch Office 365 vorgehalten) ca. 3500 Euro
■ Backup-System zur internen Sicherung: nicht notwendig, da eine Sicherung durch Office 365 erfolgt. Man kann also auf eine einfache Bandsicherung zurückgreifen. ca. 1500 Euro
■ Office-365-Abonnement pro Person/Monat (enthalten ist die jeweils aktuelle Office-Version, Exchange mit je 25 GByte Speicherplatz, SharePoint zur Datenhaltung und Lync für die interne Kommunikation): 19 Euro × 10 × 12 × 3 = 6840 Euro
■ IT-Dienstleistungen für die Ersteinrichtung der jeweiligen Dienste und Anpassung der SharePoint-Umgebung an die Bedürfnisse des Unternehmens (geschätzter Aufwand 30 PT). Hier ist jedoch zu beachten das SharePoint ungewöhnlich viele Möglichkeiten bietet, das eigene Unternehmen abzubilden. Der Service kann daher schnell eine weit höhere Menge ergeben. ca. 15.000 Euro
Gesamt:* geschätzte Investitionskosten (ohne Client-PCs und Betriebssysteme) für den Zeitraum von drei Jahren ca. 26.840 Euro

Fazit: Die Cloud rechnet sich

Natürlich kann eine einfache Gegenüberstellung nie die realen Kosten eines so komplexen Sachverhaltes wie einer gesamten IT-Infrastruktur widerspiegeln. Trotzdem zeigt die Vergleichsrechnung gut die Möglichkeiten, die Cloud-Computing gerade jungen Unternehmen bietet: Über den Daumen gepeilt kann sich das Start-up im Beispiel mit Office 365 knapp die Hälfte der IT-Kosten sparen.

Kosteneinsparungen bei gleichzeitiger Kostenkontrolle und Investitionssicherheit sind letztlich Vorteile, die nicht nur aufstrebende Unternehmen zu schätzen wissen. Aktuelle Technologien, Mobilität, Hochverfügbarkeit und Sicherheit nach deutschen Standards geben der Cloud sehr interessante Argumente an die Hand, die jedes Unternehmen, das wettbewerbsfähig ist und bleiben will, einmal durchdenken sollte. Am besten lassen Sie sich von jemandem beraten, der mit dem Wechsel in die Cloud bereits Erfahrung hat.

Nützliche Links

* Die Gesamtkosten sind natürlich abhängig von der gewählten Ausstattung und dem vorhandenen technischen Verständnis im Unternehmen selbst.