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Managed Document Services für den Mittelstand

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Die sichere Lösung ist eine Komplettlösung

Arpad Nagy-Bagoly

Von Gerald Strömer im Auftrag von TA Triumph-Adler

Jahrelang hatte man Anwenderfirmen mit schaurigen Druckkostenszenarien Druck gemacht – und stets ging es nur darum, das jüngste Printer-Modell zu verkaufen. „Viel Glück damit!“, rief der Hersteller und ließ seine Kunden damit allein. Es war also nur eine Frage der Zeit, bis die Wirtschaft das satthatte und zurückrief: „Ich will kein neues Gerät, ich brauche jemanden, der sich gefälligst um den gesamten Unterlagenkrempel kümmert!“ Seitdem gibt es Managed Document Services. So wie es Steuerberater und Catering gibt.

Managed Document Services (MDS) umfassen eine Vielzahl von dedizierten Lösungen, denen eines gemein ist: Sie sind in irgendeiner Form in den Lebenszyklus von Dokumenten involviert. Wichtigstes Merkmal einer MDS-Komplettlösung ist, dass sie nicht nur eine Handvoll zusammengewürfelter Insellösungen umfasst, sondern sich aus überlegt ineinandergreifenden Kernkomponenten zusammensetzt. Die genaue Kombination dieser Elemente hängt jeweils davon ab, was der Kunde für sich als Lösung definiert.

Umfassend und passgenau

Die Verarbeitung und Ablage von Dokumenten ist kein Luxus, sondern gehört zum Grundrauschen jedes Betriebs. Das gilt für die Erfinder der Gründerzeit ebenso, wie es für den modernen Mittelstand gilt, trotz aller technischen Fortschritte. Seitdem haben sich zwar Mittel und Techniken, Übertragungs- und Speichermethoden geändert, aber an der Notwendigkeit einer arbeitsfähigen Dokumentenorganisation kommt am Ende keine Firma vorbei. Einen riesigen Unterschied zu früher gibt es aber: Mit einem kompletten MDS-Konzept kann man sich den Umgang mit diesem Pflichtthema sehr viel einfacher machen sowie seine Unternehmung noch stärker auf Produktivität auslegen.

Zu einer durchdachten MDS-Lösung gehören z.B. die elektronische Dokumentenbe- und -verarbeitung in Form von ECM- (Enterprise Content Management) und DMS-Systemen (Dokumentenmanagement), aber auch Lösungen für Formularmanagement, Informationssicherheit und vertrauliches Drucken, für Output Management, zur Betreuung von Druckinfrastrukturen und etliches mehr.

Barcode-App erweitert Patientenakten
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Eines der neuesten Produkte von TA Triumph-Adler zeigt gut, bis zu welcher Detailtiefe MDS-Leistungen vordringen können: Das Unternehmen hat z.B. eine App für Mobilgeräte entwickelt, die Arztpraxen, Kliniken, Krankenhäuser und andere medizinische Einrichtungen speziell bei der fehlerfreien Zuordnung von Wunddokumentationen zu Patientendaten unterstützt. Durch tiefe Integration in den digitalen Dokumenten-Workflow und hohen Automatisierungsgrad soll die App die entsprechenden Arbeitsprozesse einfacherer und sicherer machen.

Die mobile Lösung läuft auf allen mobilen Endgeräten (Smartphones, Tablets und Kameras) mit Android-Betriebssystem (4.1 und neuer), die über eine Kamera mit automatischem Zoom verfügen. Damit scannt der Arzt den Barcode auf dem Patientenarmband, sodass die App die zum Patienten gehörige Fallnummer erkennen und die folgenden Fotos sicher zuordnen kann. Nachdem die Wundheilung in Form von Fotos dokumentiert ist, werden die Bilder nach einer Touchscreen-Bestätigung per WLAN oder via USB-Kabel in die digitale Patientenakte übertragen.

Die App funktioniert übrigens nicht nur im Rahmen von TA-Lösungen, sondern lässt sich auf Anfrage auch in Drittsysteme integrieren.

Kernvoraussetzung für ein wirklich passendes Angebot ist eine exakte Bestands- und Bedarfsanalyse. Anhand dieser ersten Erhebung überprüft dann der Anbieter die Wunsch- und Zielvorstellungen des Kunden auf Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit. Wirklich gute MDS-Anbieter wiederholen solche Analysen übrigens auch bei Bestandskunden, damit sichergestellt bleibt, dass das Unternehmen immer mit der jeweils besten und effizientesten Lösung arbeitet.

Durchdacht und bewährt

Bevor sich Unternehmen für eine konkrete MDS-Komplettlösung entscheiden, sollte es in jedem Fall genau überprüfen, ob die jeweiligen Anforderungen und Unternehmensziele mit dem Angebot auch wirklich gedeckt sind. Am besten lässt man sich verschiedene Szenarien durchspielen, aus denen klar und eindeutig hervorgeht, worin die Vorteile gegenüber der Ist-Situation liegen.

Und da die Implementierung eines MDS-Komplettsystems letztlich eine relativ langfristige Partnerschaft mit dem jeweiligen Anbieter einläutet, sollte man sich nicht leichtfertig binden. Wie aussagekräftig die Serviceversprechen sind, erfährt man im Vorfeld am besten anhand von nachvollziehbaren Referenzen.

Die wichtigsten MDS-Kernkomponenten
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Wer sich mit dem Gedanken trägt, ein MDS-Konzept mit TA Triumph-Adler umzusetzen, begegnet spätestens in der Planungsphase den vier Kernkomponenten als Hauptakteuren: Kirk, James, DIDO und TOM.

Kirk ermöglicht in Zusammenarbeit mit dem TA Cockpit eine hersteller- und lieferantenunabhängige Verwaltung der kompletten firmeneigenen Infrastruktur an Druckern, Kopierern und Multifunktionsgeräten. Der Serviceprozess James wiederum erleichtert die Betreuung von TA-Drucksystemen durch einen exzellenten Support inklusive Verbrauchsmittelversorgung, den TA Triumph-Adler als „perfekte Rundumversorgung“ beschreibt. DIDO (Digitale Dokumentenorganisation) ist als Dritte im Bunde ein modulares Lösungspaket aus Hard- und Softwarekomponenten, mit dem sich die Dokumenten- und Prozesskosten eines Unternehmens laut TA Triumph-Adler um bis zu 70 % senken lassen. TOM hinwieder kümmert sich um die andere Seite der Medaille: Das Total Output Management soll dank einer individuellen Analyse verdeckte Kosten beim Drucken, Kopieren, Faxen und Scannen aufdecken und minimieren helfen.

Welche dieser (und anderer) Komponenten im Rahmen einer MDS-Komplettlösung zum Einsatz kommt, entscheidet aber letztlich der Kunde.

Wie zufrieden andere Kunden mit den MDS-Lösungen von TA Triumph-Adler sind, kann man anhand der positiven Referenzen von Organisationen verschiedenster Größen sehen. Wer sich Anwenderberichte lieber im Videoformat anschauen möchte, wird auf dem YouTube-Kanal des Unternehmens fündig.

Da viele MDS-Projekte außerdem auf Laufzeiten von mehreren Jahren ausgelegt sind, ist ihre Kalkulation komplexer als die von Einzellösungen. Umso wichtiger ist es, beim Anbieter auf Qualität und Erfahrung zu achten. Ein gutes Zeichen ist, wenn der Dienstleister möglichst viele – im Idealfall: alle – Parameter und Variablen in die Kalkulation eingehen lässt, auch scheinbar vernachlässigbare Posten wie die Kosten für Ersatzteilbeschaffungen und die Entsorgung.

Fazit: Machen lassen – aber ganz

Die Engländer haben ein Sprichwort, das die Situation von Managed Document Services treffend beschreibt: Es hält sich niemand einen Hund, um dann selbst zu bellen. Was das Unternehmen delegiert, muss verlässlich und vollständig erledigt werden. So sind auch Managed Document Services erst dann sinnvoll, wenn sie den gesamten Komplex tatsächlich umfassend betreuen.

Wie sehr ein Unternehmen genau von einer passgenauen MDS-Komplettlösung profitiert, hängt letztlich von den konkreten Umständen ab. Ein umfassendes MDS-Konzept ist für mittelständische Unternehmen jedenfalls eine vollkommen runde Sache, wenn es überlegt und individuell aufgesetzt ist. Dann schlägt es sich in spürbaren geldwerten, qualitativen und produktiven Vorteilen nieder.

TA Triumph-Adler – über 117 Jahre Industriegeschichte
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TA Triumph-Adler ist ein deutsches Traditionsunternehmen, dessen an Innovationen reiche Geschichte bis ins 19. Jh. zurückreicht. Ursprünglich 1896 als deutscher Ableger der britischen Triumph-Fahrradwerke gegründet steigt Triumph 1909 in den Schreibmaschinenmarkt ein, für den Adler bereits seit 1898 als erstes Werk Deutschlands produziert. Triumph bleibt aber seinen Wurzeln treu und produziert ab 1919 auch die legendären Knirps-Motorräder. 1927 gehen Triumph und Adler eine mehrjährige Kooperation ein; 1936 bringt Triumph eine innovative Buchungsmaschine mit Rechenfunktionen auf den Markt.

1956/1957 erwirbt Max Grundig die Aktienmehrheit bei beiden Unternehmen und bringt sie unter einem Dach zusammen. Gute zehn Jahre später ist die TA-Gruppe der fünftgrößte Büromaschinenhersteller der Welt und wird von Grundig an die US-amerikanische Litton Industries verkauft. 1971 bringt TA Triumph-Adler den weltweit ersten frei programmierbaren Bürocomputer im Schreibmaschinenformat und 1979 den wegweisenden Mikrocomputer alphatronic auf den Markt. Im gleichen Jahr erwirbt Volkswagen den Konzern, firmiert ihn in die TA Triumph-Adler AG um und verkauft ihn 1986 an Olivetti. 1991 erweitert TA sein Portfolio dann um Notebooks mit Farbdisplays.

Nach harten Sparmaßnahmen erfolgt 1994 schließlich der Verkauf an ein unternehmerisch orientiertes Aktionärskonsortium, der 1999 durch den Erwerb der UTAX GmbH und dem Beschluss zur Rückkehr zur Kernkompetenz Bürokommunikation gekrönt wird. Folgerichtig steigt TA Triumph-Adler bis zum Jahr 2003 zum deutschen Imaging-Marktführer (Drucken, Faxen, Archivieren) auf. Die Lösung TOM wird entwickelt und der japanische Weltkonzern Kyocera Mita steigt als Großaktionär und strategischer Partner ein. Das Jahr 2008 ist durch zahlreiche Auszeichnungen – u.a. für herausragende Kundenpflege – sowie die Übernahme der Aktienmehrheit durch Kyocera Mita gekennzeichnet.

In den folgenden Jahren wird TA Triumph-Adler, das sich seit 2010 komplett unter dem Dach von Kyocera Document Solutions befindet, wiederholt mit Auszeichnungen und Preisen für seine Produkte, Konzepte und Kundenpflege prämiert – ein im wahrsten Sinne des Wortes ausgezeichnetes Unternehmen, das stolz auf einen über hundertjährigen Reifeprozess zurückblicken kann.

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