Pflichtangaben auf Rechnungen

Der Fiskus besteht auf Vollständigkeit

Von Lisa Reisch

Die Leistung ist erbracht, die Ware geliefert, die Rechnung gestellt – und trotzdem klingelt die Kasse vielleicht erst Wochen später. Oder das Finanzamt stellt sich quer. Fehlen nämlich wichtige Angaben, reklamiert das der Empfänger zu Recht. Aber auch umgekehrt können Unternehmer bei der Buchprüfung Schwierigkeiten bekommen, wenn sie unvollständige Rechnungen bezahlt haben und von der Steuer absetzen wollen.

Das Ausstellen von Rechnungen regelt § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Darin ist festgelegt, welche Angaben enthalten sein müssen, damit das Dokument für das Finanzamt im Fall einer Prüfung nachvollziehbar ist.

Bevor Sie eine Rechnung bezahlen, sollten Sie sie routinemäßig auf Vollständigkeit prüfen, denn Sie können z.B. nur korrekt ausgestellte Forderungen als Betriebsausgaben geltend machen. Als Empfänger dürfen Sie fehlende Angaben auf einer Lieferantenrechnung auf keinen Fall selbst ergänzen oder korrigieren! Und: Eine unvollständige Rechnung müssen Sie als solche nicht bezahlen. Sie haben einen Rechtsanspruch darauf, dass sie sämtliche Angaben nach § 14 (4) UStG enthält.

Notwendige Angaben

Diese Angaben müssen Rechnungen von umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern enthalten:

• den vollständigen Namen und die Anschrift des Rechnungsstellers,
• den vollständigen Namen und die Anschrift des Rechnungsempfängers,
• das Datum,
• die Steuernummer des Rechnungsstellers oder seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie
• eine fortlaufende Rechnungsnummer. Die Nummer darf sich auch aus zwei Zahlenkombinationen zusammensetzen. (Das ist wichtig, wenn Sie kein Interesse daran haben, Ihren Kunden über die Rechnungsnummer mitzuteilen, wie gut Sie in diesem Jahr im Geschäft sind. Sie können also z.B. den ersten Zahlenblock für einen Kundenkode verwenden und den zweiten für das aktuelle Jahr und die laufende Leistungsnummer für diesen Kunden.)
• die Menge und Art der gelieferten Ware oder Leistung sind ebenfalls Pflicht. Dabei muss die Beschreibung auch für das Finanzamt nachvollziehbar sein. Oberbegriffe wie „Dienstleistungen“ oder „Baumaterialien“ sind zu vage. Auf die Rechnung gehören ferner
• der Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung,
• eventuelle zuvor vereinbarte Nachlässe (Skonto etc.) und
• die Höhe der mit dem jeweiligen Steuersatz anfallenden Steuer.
• Wenn die Rechnung Waren oder Dienstleistungen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen enthält, müssen Sie für die einzelnen Posten den jeweiligen Steuersatz angeben.

Bei Kleinbeträgen

Anfang 2007 wurde der Betrag für Rechnungen über Kleinbeträge erhöht: Wenn die Rechnungssumme brutto bis 150 Euro beträgt, begnügt sich das Finanzamt nach § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) mit weniger ausführlichen Angaben. Dann muss die Mehrwertsteuer nicht extra herausgerechnet, sondern nur der dafür geltende Steuersatz angegeben werden, als z.B.: „In der Rechnungssumme sind 19 % MwSt enthalten.“

Diese Angaben müssen auch auf Rechnungen über Kleinbeträge stehen:

• der vollständige Name und die Anschrift des Ausstellers,
• das Ausstellungsdatum,
• Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Dienstleistung,
• der Bruttobetrag sowie
• der Steuersatz der darin enthaltenen Umsatzsteuer.

Rund ums Grundstück

In Zusammenhang mit dem Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung (SchwarzArbG) und den Regelungen zu Absetzbarkeit von Handwerkerarbeiten muss seit August 2004 jede Lieferung und Leistung an Privatpersonen, die „im Zusammenhang mit einem Grundstück“ steht (§ 14 (1) Nr. 1. UstG) – also zum Beispiel auch jede Handwerksarbeit in und ums Haus –, innerhalb von sechs Monaten in Rechnung gestellt werden. Der Kunde muss diese Rechnungen zwei Jahre lang aufbewahren, und Sie müssen ihn auf der Rechnung darauf hinweisen.

E-Rechnung

Rechnungen müssen nicht unbedingt Papierform haben, auch die Unterschrift darf fehlen. Um aber eine Rechnung elektronisch zu übermitteln, muss erstens der Empfänger zustimmen. Zweitens sind digitale Rechnungen, z.B. per E-Mail, nur zulässig, wenn sie mit einer Qualifizierten Elektronischen Signatur versehen sind, um Herkunft und Unversehrtheit des Dokuments zu gewährleisten.

Bitte denken Sie auch daran, dass in solchen Fällen ein Papierausdruck, den Sie sich machen, keineswegs die Rechnung ist, sondern eben die Datei – und die müssen Sie mit Blick auf die GDPdU zugänglich und sicher aufbewahren.

Aufbewahrungsfrist

Unternehmer müssen sowohl eingehende als auch gestellte Rechnungen zehn Jahre aufbewahren. Das macht manchmal Probleme, denn einige Dokumente verblassen mit der Zeit, z.B. Tankquittungen und auf Thermopapier Gefaxtes. Von solchen Belegen sollten Sie Papierkopien anfertigen, damit sie über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben.

Sonderregelung für Kleinunternehmer

Wenn die Umsätze im vergangenen Jahr nicht höher als 17500 Euro waren und für das aktuelle Jahr maximal 50000 Euro zu erwarten sind, können Unternehmer nach § 19 UStG als Kleinunternehmer eine vereinfachte Steuererklärung abgeben. Allerdings sind sie dann auch nicht berechtigt, Umsatzsteuer bei ihren Kunden zu erheben. Für die Rechnungen bedeutet das: Anstelle des Mehrwertsteuersatzes und der errechneten Steuer muss ein Hinweis auf die Rechnung, z.B. „Umsatzsteuerfreie Leistungen gemäß § 19 UStG“.

Fazit: Nur komplett ist einklagbar

Unvollständige Rechnungen kommen in der Praxis öfter vor, als gut ist. Das gilt insbesondere für junge Gründer, die es im Eifer mitunter nicht so genau nehmen. Denken Sie aber daran: Wenn Sie eine falsch ausgestellte Rechnung bezahlen, verschenken Sie womöglich bares Geld. Andererseits gilt: Wenn Sie Ihren Kunden keine Umstände zu machen und ohne Inkasso-Aufwand schnell an Ihr Geld kommen wollen, sollten Sie auch Sie darauf achten, dass alle von Ihnen ausgestellten Rechnungen sämtliche notwendigen Angaben enthalten.

Nützliche Links

Musterrechnungen gibt es vielfach bei den IHK zum Download, z.B. bei der IHK Frankfurt (Link ganz unten auf der Seite), der IHK Berlin oder der IHK Stuttgart.

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