Eingelesen und sofort zugeordnet
Von Michael Gertges, LORENZ Orga-Systeme GmbH
Trotz EDI und ZUGFeRD-Standard – nach wie vor trifft ein Großteil der Rechnungen in den Unternehmen in Papierform ein. Ihre Digitalisierung, also das Scannen und Auslesen ihrer Inhalte, ist Voraussetzung dafür, dass die Rechnungsbearbeitung ab Posteingang komplett elektronisch über einen Rechnungsprüfungsworkflow stattfinden kann. Aber auch aus bereits digital vorliegenden Rechnungen müssen die Daten erst einmal extrahiert werden, damit man sie weiterverarbeiten kann.
Beleglesung und Datenerfassung bei Eingangsrechnungen
Rechnungsdaten lassen sich auf zweierlei Art in die weitererarbeitenden Systeme (ERP und Rechnungsworkflow) übertragen: Entweder liest sie ein Sachbearbeiter von der Rechnung ab und gibt sie in das System ein. Durchschnittlich eine Minute dauert eine solche manuelle Erfassung von Kopf- und Positionsdaten, so das Ergebnis diverser Tests. Die anschließende Validierung, also der Abgleich der Rechnungs- mit den Stammdaten, ist darin bereits enthalten.
Besonders hoch ist der Aufwand bei Sammelrechnungen mit Dutzenden verschiedener Positionen, die dann den betreffenden Kostenstellen bzw. Abteilungen im Haus zuzuordnen sind. Im Krankenhausbereich zum Beispiel können Laborrechnungen gut und gerne 60 oder 70 Seiten lang sein. Bei Bestellbezug muss der Lieferant auch die Bestellnummer auf der Rechnung angeben. Viele produzierende Unternehmen geben solche Fertigmaterialbestellungen auf. Auf den dazugehörigen Rechnungen „verstecken“ sich die Bestellnummern der einzelnen Teile dann in einem Zahlenwust in Einzelpositionen und müssen einzeln mit der Bestellung im ERP-System abgeglichen werden.
Will man sich diese zeitintensiven Tätigkeiten sparen, gibt es einen zweiten Weg: mit Capture-Technologien und einer Software für Optical Charakter Recognition (OCR). Unter Capture versteht man alle Tätigkeiten, die im Rahmen der Erfassung, Erkennung und Klassifizierung von Dokumenten durchzuführen sind. Eine OCR-Software automatisiert den Vorgang der Erfassung und beschleunigt ihn um rund das Fünffache. Zunächst wird die Rechnung dafür eingescannt und mittels eines Rechnungslesers analysiert.
Michael Gertges ist Geschäftsführer der LORENZ Orga-Systeme GmbH, die in der LORENZ-Systemhaus-Gruppe auf Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow spezialisiert ist.
LORENZ Orga-Systeme GmbH, Eschborner Landstr. 75, 60489 Frankfurt am Main, Tel.: 069-78991-900, Fax: 069-78991-110, info@lorenz-orga.de, www.lorenz-orga.de
Formale Prüfung und Stammdatenabgleich
Mittels modernster Texterkennungstechnologien erkennt der Rechnungsleser alle relevanten Kopf- und Positionsdaten gescannter und digitaler Rechnungen. Er übernimmt auch die formale Prüfung – ist zum Beispiel die Umsatzsteuer enthalten und in richtiger Höhe ausgewiesen? – und gleicht die Rechnungsdaten nach einem Regelwerk mit gegebenenfalls dazugehörigen Stamm- und Bestelldaten des ERP-Systems ab.
Finden sich keine Übereinstimmungen, kann der Anwender über eine Nachbearbeitungsoberfläche die ausgelesenen Werte nach dem Scanvorgang anhand des eingescannten Images auf mögliche Lesefehler kontrollieren und wenn nötig korrigieren. So wird die Richtigkeit der extrahierten Daten gewährleistet. Ansonsten entfällt dank der Erkennungslogiken die manuelle Erfassung der Rechnungsdaten komplett. Als Ergebnis dieser Vorverarbeitung stehen maschinenverwertbare Daten zur Verfügung, die vollständig der Originalrechnung entsprechen.
Durchlauf im FlowManager Invoice Reader (Bild: LORENZ Orga-Systeme GmbH)
Nahtlose Übergabe an den Rechnungsprüfungsworkflow
Nach Auslesen und Validierung übergibt der Rechnungsleser die Daten einem Rechnungsprüfungsworkflow. Damit das Workflow-System den größtmöglichen Nutzen aus den Informationen erzielen kann, ist es nötig, besonderes Augenmerk auf die Planung und Durchführung der Erfassung zu legen. Je nach Art und Anzahl der eingehenden Rechnungen müssen unterschiedliche Erfassungs-, Attribuierungs- und Klassifizierungsschritte durchgeführt werden. Rechnungsleser können auf die in unterschiedlichen Layout-Formaten eingehenden Rechnungen trainiert werden.
Arbeiten alle technischen Komponenten für Erfassung und Workflow reibungslos zusammen, lassen sich Zeitaufwand und Fehlerquote drastisch minimieren. Eine vollständig automatisierte Rechnungsbearbeitung wird möglich, die zu kurzen Durchlaufzeiten führt, denn es ist jederzeit ersichtlich, in welchem Bearbeitungsstatus sich ein Dokument befindet.
