Reisekosten absetzen

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Die Aufwendungen für beruflich oder betrieblich veranlasste Geschäftsreisen können als Werbungskosten oder Betriebsausgaben beim Finanzamt geltend gemacht werden. Bei den Verpflegungs- und Übernachtungskosten haben sich in letzter Zeit wichtige Änderungen ergeben, etwa bei gemischt veranlassten Reisen, bei den Pauschalbeträgen für Auslandsreisen und wegen der neuen Umsatzsteuer für Hotelübernachtungen.

Zu den geschäftlichen Reisekosten, die beim Fiskus geltend gemacht werden können, zählen grundsätzlich Verpflegungsmehraufwendungen, Reisenebenkosten, Übernachtungskosten und auch die Fahrtkosten (Lohnsteuerrichtlinien 2008). Die Steuervergünstigung besteht für alle Reisekosten im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit, die bei einer Auswärtstätigkeit anfallen. Selbständige und Unternehmer können ihre Ausgaben für Geschäftsreisen als Betriebskosten beim Finanzamt einreichen.

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Wichtig!
Der durch die Reisekosten­reform zum 1. Januar 2014 neu gefasste Arbeits­stätten­begriff (als „erste Tätigkeits­stätte“) bringt auch Änderungen bei der steuer­lichen Behandlung von Reise­kosten, Werbungs­kosten und Betriebs­ausgaben mit sich.

Bei der Steuer geltend machen

Bereits zum 1. Januar 2008 wurde die Differenzierung zwischen Fahrtätigkeit, Dienstreise und Einsatzwechseltätigkeit abgeschafft, so dass jetzt allein das Kriterium „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit" vorliegen muss. Das ist der Fall, wenn man vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig ist.

Wichtig!

Keine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn die Arbeitsleistung ausschließlich an wechselnden Einsatzorten erbracht wird. Die Fahrten sind dann steuerrechtlich entsprechend als Arbeitsweg wie von Wohnung zur Arbeitstätte und zurück zu behandeln (Pendlerpauschale). Keine steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber ist auch bei Außendienstlern möglich, die z.B. einmal in der Woche in die Firma fahren um Bürotätigkeiten o.Ä. zu erledigen.

Aus- und Fortbildungen sind steuerrechtlich wie Auswärtstätigkeiten zu behandeln, wenn sie vorübergehend außerhalb der Arbeitsstätte stattfinden. Die diesbezüglich vormals bestehende Dreimonatsfrist ist entfallen, so dass damit zusammenhängende Fahrt- und Verpflegungskosten jetzt vermehrt als Reisekosten geltend gemacht werden können.

Gemischtes kann getrennt werden

Für Geschäftsreisende ist ein wichtiges Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) zu den so genannten gemischt veranlassten Reisen interessant, mit dem der BFH seine Rechtsprechung geändert und den Raum für die steuerliche Geltendmachung der Reisekosten erweitert hat.

Nach seiner Ansicht kann aus § 12 Nr. 1 S. 2 Einkommensteuergesetz (EStG) nun kein generelles Aufteilungsverbot mehr für gemischt veranlasste Aufwendungen entnommen werden (Beschluss v. 21. September 2009, Az.: GrS 1/06). Damit können die Kosten für die beruflichen Reiseanteile häufiger als bisher als Betriebsausgaben oder Werbungskosten beim Fiskus geltend gemacht werden.

Gemischte Aufwendungen

Dieser Beschluss des BFH kann auch für die Beurteilung anderer gemischter Aufwendungen Folgen haben. Hiervon ausgenommen sind unverzichtbare Aufwendungen für die Lebensführung, die durch die Berücksichtigung des steuerlichen Existenzminimums bereits pauschal abgegolten oder als außergewöhnliche Belastungen und Sonderausgaben abzugsfähig sind.

Gemischt veranlasste Reisekosten können in abziehbare und nicht abziehbare Aufwendungen eingeteilt werden. Die beruflichen (betrieblichen) Zeitanteile sind als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abzugsfähig, die private Zeit dagegen nicht. Vorausgesetzt wird, dass die Reisezeit anteilig geteilt werden kann, die beruflich genutzte Reisezeit fest steht und nicht nur von untergeordneter Bedeutung ist.

Je nach Gewicht der jeweiligen Anteile kann es jedoch im Einzelfall erforderlich sein, von einer Aufteilung abzusehen oder für sie einen anderen Maßstab anzulegen. Eine Trennung ist zum Beispiel nicht möglich, wenn objektivierbare Kriterien fehlen, weil berufliche und private Veranlassungsbeiträge ineinander greifen.

Kostenerstattung bei Inlandsreisen

In der Regel müssen die tatsächlichen Übernachtungskosten durch Einzelnachweis beim Finanzamt geltend gemacht werden. Der Beleg muss

  • den Namen und die Anschrift des Hotels,
  • den Namen des Übernachtenden und
  • die Übernachtungstage enthalten.

Ausnahmsweise kann der Arbeitgeber die Übernachtungskosten auch über einen Pauschalbetrag in Höhe von 20 Euro steuerfrei erstatten. Achtung: Selbstständige und Arbeitnehmer können dagegen bei Inlandsreisen für die Übernachtung den Pauschbetrag nicht ansetzen. Für den Werbungskostenabzug bei Dienstreisen und beim Betriebskostenabzug für Unternehmer gelten diese Pauschalbeträge seit 1. Januar 2008 nicht mehr; hier müssen stets die tatsächlichen Übernachtungskosten durch Einzelnachweis beim Finanzamt belegt werden.

Gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG können Mehraufwendungen als Pauschbeträge lohnsteuerfrei erstattet werden. Darüber hinaus können auch Selbstständige und Arbeitnehmer, die keine Erstattung durch ihren Arbeitgeber erhalten, die Verpflegungspauschalen beim Fiskus geltend machen. Der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen hängt von der Dauer der Abwesenheit von Wohnung und Arbeitsstätte ab:

Verpflegungspauschalen pro Kalendertag (Inlandsreisen)
Abwesenheitsdauer Betrag
24 Stunden 24 Euro
Weniger als 24 und mindestens bis zu 14 Stunden 12 Euro
Weniger als 14 und mindestens mehr als 8 Stunden 6 Euro

Wichtig!

Die Verpfle­gungs­mehr­auf­wen­dungen sind steu­er­recht­lich strikt von Ar­beits­es­sen und Be­wir­tungs­kosten zu trennen!

Für Verpflegungsaufwendungen stellen diese Pauschalbeträge gleichzeitig die steuerrechtliche Höchstgrenze dar, so dass die Geltendmachung einer über den jeweiligen Pauschalbetrag hinausgehenden Summe nicht möglich ist, sogar bei nachgewiesenen höheren Kosten. Anders bei den Übernachtungskosten: Hier können auch höhere Kosten entweder als Pauschalbetrag ohne Einzelnachweis bei der Arbeitgebererstattung oder durch einen entsprechenden Einzelnachweis geltend gemacht werden.

Neue Pauschalbeträge für Auslandsreisen

Seit dem 1. Januar 2010 gelten für Reisen ins Ausland neue Pauschalbeträge bei Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten. Die Übernachtungspauschbeträge gelten wiederum nur für die Arbeitgebererstattung. In den anderen Fällen müssen die Kosten wieder separat belegt werden.

Diese pauschalen Auslandstagegelder und Auslandsübernachtungsgelder bestimmen sich folgendermaßen: Bei Dienst- oder Geschäftsreisen vom Inland ins Ausland ist der Ort ausschlaggebend, den der Steuerpflichtige vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat. Für Rückreisetage vom Ausland ins Inland und für eintägige Auslandsreisen ist der letzte Tätigkeitsort im Ausland entscheidend.

Mit Wirkung für alle Reisetage ab 1. Januar 2010 wurden z.B. die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten bei Reisen nach Finnland, Norwegen, Kanada, Australien, Südafrika, in die Slowakei und in einige afrikanische und asiatische Länder geändert (BMF-Schreiben vom 17. Dezember 2009, Gz.: IV C - S 2353/08/10006 mit vollständiger Tabelle).

Die Hotelentlastung zahlt der Gast

Mit dem Wachstumsbeschleunigungsgesetz wurde die Umsatzsteuer für Hotelübernachtungen von 19 % auf 7 % gesenkt (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Das hat Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug für Geschäftsreisende. Geben die Hotels die Steuersenkung nicht an ihre Gäste weiter, so erhöht sich der finanzielle Aufwand der Geschäftsreisenden. Das zeigt dieses Beispiel:

Ein Geschäftsreisender zahlt für eine Übernachtung 120 Euro, nach alter Rechtslage inklusive 19 % Mehrwertsteuer. Er konnte demnach den Vorsteuerabzug für 19,16 Euro geltend machen. Wird die Steuersenkung nicht an den Kunden weitergegeben und bleibt es bei dem bisherigen Übernachtungspreis in Höhe von 120 Euro brutto mit nun 7 % Umsatzsteuer, kann der Selbstständige und Freiberufler nur noch 7,85 Euro seiner Übernachtungskosten als Vorsteuer geltend machen. Im Ergebnis wird er also mit 11,31 Euro mehr belastet, da er für diesen Betrag ja jetzt nicht mehr den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen kann.

Berechnungsmodell: Umsatzsteuer pro Übernachtung
Rechtslage alt neu
Bruttopreis 120,00 Euro 120,00 Euro
Umsatzsteuer 19 % 7 %
Nettobetrag 100,84 Euro 112,15 Euro

Die Senkung der Umsatzsteuer würde also nur dann tatsächlich eine Steuerentlastung bringen, wenn die Senkung vollständig an die Kunden weitergegeben wird. Das ist jedoch nur selten der Fall. Die meisten Hotelbetriebe streichen den Steuervorteil für sich selbst ein. Leidtragende sind also die Geschäftsreisenden, die gemäß der Beispielrechung ca. 10 % mehr pro Hotelübernachtung ausgeben müssen.

Um diese Nachteile zumindest teilweise zu kompensieren, sollten Geschäftsreisende versuchen, mit dem Hotel über den Übernachtungspreis zu verhandeln, wenn die Senkung der Umsatzsteuer bisher nicht an die Kunden weitergegeben wurde.

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Bestimmte Zusatzleistungen der Hotelbetriebe sind von der Steuersenkung ausgenommen. So bleibt es bei dem Regelsteuersatz für Frühstück und andere Leistungen, z.B. Getränke aus der Minibar, Parkplätze, das Stellen von Tagungsräumen, Internet-Zugang, TV, Kinderbetreuung, Wellness- und Fitnessangebote. Daher müssen nun die Frühstückskosten gesondert auf der Hotelrechnung ausgewiesen werden.

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1 Kommentar:

  1. Schwieriges Thema, aber interessant. Wie verhält sich die Sache bei einem privaten Urlaub im Inland, bei dem jedoch zwei bis drei Stunden täglich am Laptop gerarbeitet werden muss?

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