Zuerst die Hauptsache
Von Mehmet Toprak
Zeitmanagement gehört zu den Dauerbrennern der modernen Arbeitswelt, und aktuelle Entwicklungen machen den effizienten Umgang mit der kostbaren Zeit nötiger denn je. Zeitfresser wie E-Mails oder soziale Netzwerke stoppen und anstehende Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge bringen, damit wären schon zwei der wichtigsten Zeitmanagement-Tipps genannt. Natürlich gibt es noch viele weitere Strategien, doch eines haben sie alle gemeinsam: Man notiert alle anstehenden Aufgaben und versucht so seinen Arbeitstag zu strukturieren.
Die To-do-Liste ist damit so etwas wie der kleinste gemeinsame Nenner aller Zeitmanagement-Methoden, vor allem, wenn die Liste nach sinnvollen Kriterien wie Wichtigkeit und Dringlichkeit geordnet ist. Wer eine To-do-Liste anlegt, entlastet den Kopf und verschafft sich eine schöne Motivation, wenn er einen Punkt nach dem anderen als erledigt abhakt.
Der Rest ist unsichtbarer Feinschliff
Viele begnügen sich allerdings nicht damit, einfache To-do-Listen zu schreiben, sie setzen stattdessen auf ausgefeiltere Methoden. Eine der bekanntesten folgt dem Pareto-Prinzip, das besagt, dass mit 20 % des Aufwands schon 80 % der Arbeit erledigt sind. Der Rest sei Feinschliff und daher verzichtbar. Eine Abwandlung davon ist die ALPEN-Methode, die unter anderem empfiehlt, dass man ausgehend vom Pareto-Prinzip nur 60 % seiner Zeit für die Arbeit verplanen sollte, je 20 % seien Pufferzeit für Unvorhergesehenes und für den sozialen Austausch.
Es gibt jedoch viele Aufgaben, bei denen es ohne genaue Endkontrolle und Feinschliff nicht geht. Das ist zugegebenermaßen zeitaufwendig, aber manchmal eben notwendig. Gerade im Bereich Security ist eine penible Kontrolle unverzichtbar, und auch kreative Leistungen glänzen erst nach dem letzten Feintuning. Egal, welche Methode man verwendet, Voraussetzung ist immer, dass man den Arbeitsaufwand realistisch einschätzt. Je besser das funktioniert, desto detaillierter lässt sich der Tag planen. Ebenso wichtig ist dieser triviale Ratschlag: Pläne funktionieren nur dann, wenn man sie auch konsequent umsetzt.
Im Handumdrehen mobil organisiert
Eine große Hilfe bei der Planung von Projekten und Aufgaben ist das Smartphone, ein Gerät, das viele ohnehin ständig in der Hand haben. Es gibt eine ganze Menge Zeitmanagement-Apps, mit denen sich ganze Projekte oder auch nur der nächste Arbeitstag durchstrukturieren lassen. Das beginnt mit der App, die als einfache To-do-Liste daherkommt, und reicht bis zu komfortablen Online-Diensten. Mobile Zeitplaner sind also ideal, um auf dem Heimweg den nächsten Tag zu planen oder am Morgen auf dem Weg ins Büro schon mal nachzusehen, was der Tag so bringt.
Schwarz auf Weiß
Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Magazinreihe „IT & Karriere“. Einen Überblick mit Download-Links zu sämtlichen Einzelheften bekommen Sie online im Pressezentrum des MittelstandsWiki.
Smartphone-Apps fürs Zeitmanagement
Apps für Android
- Chaos Control verbindet Aufgabenliste mit Notizfunktion und der Methode Getting Things Done (GTD), die – stark vereinfacht – auf dem sehr pragmatischen Ansatz basiert, alle Aufgaben ohne Verzögerung und ergebnisorientiert anzugehen. Bekannt geworden ist die Zweiminutenregel, wonach man einfache Aufgaben am besten sofort erledigt.
- Smart Reminder arbeitet mit dem Eisenhower-Prinzip: Anstehende Aufgaben werden nach Wichtigkeit und Dringlichkeit geordnet; eine Erinnerungsfunktion sorgt dafür, dass Termine nicht vergessen werden.
- Pomotodo kombiniert eine To-do-Liste mit der sogenannten Pomodoro-Technik, bei der nach 25 Minuten eine fünfminütige Pause eingelegt wird.
- Mit Any.DO kann der Anwender neue Aufgaben diktieren, die Spracherkennung macht daraus einen Text.
- My Effectiveness ist eine schick gestaltete App, die weit mehr als nur eine simple Aufgabenliste bietet. Die Aufgaben lassen sich entsprechend der bekannten Eisenhower-Matrix nach den Kriterien „wichtig“ und „dringlich“ ordnen. Die App soll auch helfen, Projekte und Aufgaben in größere Zusammenhänge (My Vision oder My Roles) einzuordnen.
Apps für iOS
- Evernote speichert Projekte, Notizen, Listen online, sodass diese jederzeit abrufbar sind.
- Mit dem Awesome Calendar schreibt der Nutzer To-do-Listen, erstellt Notizen mit Fotos und verbindet diese mit dem Terminkalender.
- Mach’s einfach bietet einen Aufgabenplaner, der auf dem Pareto-Prinzip basiert. Aufgaben können priorisiert werden, die Zeiteinteilung ist nach der 80:20-Regel organisiert.
- Moleskine Timepage ist ein elegant gestalteter Kalender mit Terminen, Kontakten, Karten – und dem Wetterbericht –, der verplante Zeiten grafisch in einer Heatmap anzeigt.
