Papierloses Büro erhöht Druckkosten im Büro

Ausgerechnet das papierlose Büro verursacht steigende Druckkosten im Büro. Das ergab die Printerumfrage 2008, die Auskunft über berufliches und privates Druckverhalten in Deutschland gibt. Mit 7.044 Teilnehmern ist sie eine der aussagekräftigsten Befragungen zum Thema Drucken in Deutschland.

Es klingt widersprüchlich, aber je stärker papierlose Kommunikationsmittel genutzt werden, desto mehr Papier wird bedruckt. Dies ist ein Ergebnis der vom Druckerhersteller Brother unterstützten und vom Münchner Output-Beratungsunternehmen Dokulife durchgeführten Printerumfrage 2008. So gaben 68% der befragten Angestellten an, häufig oder sehr häufig E-Mails zu drucken. Dies ist nach Textdokumenten der zweithäufigste Druckjob. Außerdem gaben 36% der befragten Angestellten an, häufig oder sehr häufig Webseiten auszudrucken.

„E-Mails und Webseiten sorgen zwar für eine effiziente Informationsverbreitung – aber Berufstätige wollen den Lesekomfort und die Verarbeitungsmöglichkeiten von Papier. Daher ist ein Druckgerät in Griffweite gerade wegen E-Mails & Co für viele immens wichtig“, so Oliver Jendro, der durchführende Analyst von Dokulife.

„Trotz allerhand Markierungs- und Erinnerungsmöglichkeiten gehen in der Masse der Mails oftmals wichtige Angelegenheiten unter, weil auch diese gerne inflationär benutzt werden und sich die wichtigen Mails dann auch nicht mehr von weniger wichtigen hervorheben. Papier ist verbindlicher. Selbst ein zerknüllter Zettel im Papierkorb verleiht einem Vorgang mehr Bedeutung als eine schlicht gelöschte Mail“, sagt Judith Koczulla, Produktmanagerin bei Brother.

Eine weitere Erkenntnis der Befragung ist, dass neben dem Drucken vermeintlich unnötiger E-Mails und Webseiten der Druck von Privatsachen die Druckkosten in die Höhe treiben. So gaben nur 16% der Berufstätigen an, nie private Dokumente am Arbeitsplatz zu drucken. Ein Viertel der Berufstätigen gab an, 10 bis 30 Seiten in der Woche privat zu drucken und 17% sogar über 30 Seiten in der Woche.

Privatdruck im Büro ist normal, fasst Analyst Jendro das Ergebnis zusammen, und sollte im Sinne des Arbeitsklimas auch möglich sein. Unternehmen sollten für jede Abteilung einen Druckkosten-Verantwortlichen benennen – beispielsweise den Abteilungsleiter. Dieser ist für Arbeitsplatz- und Arbeitsgruppengeräte gleichermaßen zuständig.

Judith Koczulla sieht in der personalisierten Verantwortung nicht nur Kostenvorteile: „Unsere Erfahrung zeigt, dass durch die persönliche Verantwortung nicht nur kostenbewusster gedruckt wird sondern auch die Effizienz im allgemeinen steigt. So sinken dadurch beispielsweise Ausfallzeiten und auch der damit verbundene Druckertourismus. Denn wer selbst für sein Werkzeug verantwortlich ist, kümmert sich sehr viel schneller um den notwendigen Service“.

Weitere Ergebnisse der Studie:

  • 72% der Angestellten bevorzugen ein Multifunktionsgerät direkt am Arbeitsplatz.
  • 59% der Angestellten nutzen im Büro ein Druckgerät auf Tintenbasis, 64% einen Monochromdrucker und 43% ein Farblasergerät.
  • 30% der beruflich genutzten Dokumente werden von Angestellten farbig, 70% schwarzweiß gedruckt.
  • Automatische Scanfunktionen (Scan-to-Email 36%, Scan-to-Folder 47%, Scan-to-PDF 53%) werden von Angestellten häufig oder sehr häufig genutzt. Die Direktdruckfunktion hingegen nur von 15%.

Die vollständige Studie gibt es auf der Website von Oliver Jendro kostenlos zum Download, wenn man sich namentlich anmeldet.