Bildmanagement

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Passt aufs Pixel

Von Dagmar Kröplin, Pixelboxx

Bilder sprechen Menschen direkt an. Das weiß niemand besser als das Marketing, das unter beträchtlichen Kosten die passenden Fotoarbeiten in Auftrag gibt. Schneller als gedacht entstehen so wichtige mediale Vermögenswerte (Media Assets). Doch wirklich wertvoll werden die Daten erst dann, wenn sie jederzeit problemlos parat sind. Ein gutes Bildmanagement bzw. Media Asset Management (MAM) leistet genau das.

Bei Pixeldaten ist es theoretisch kein Problem, jedes Bild einfach und schnell, in der aktuellen Version, im richtigen Format und der passenden Auflösung auf den Bildschirm zu holen. Theoretisch. In der Praxis liegen sie meist verstreut in verschiedenen Verzeichnissen, auf einzelnen Arbeitsplatzrechnern von Mitarbeitern und externen Dienstleistern oder gar auf Offline-Datenträgern.

Die Folge sind ebenso hastige wie aufwändige Recherchen, zeitraubende Kommunikations- und Abstimmungsprozesse, das Ergebnis sind redundante und inkonsistente Datenbestände, oft sogar fehlerhafte Publikationen oder die Mehrfachproduktion von Daten.

MAM in der Planung

Ein professionelles Bildmanagement, das die Mängel einer unstrukturierten dezentralen Ablage behebt, spart Kosten und verhilft zu produktiverem Marketing. Mit einem „professionellen“ System ist eine Lösung gemeint, die einmal erzeugte Inhalte

  • medienneutral,
  • formatunabhängig,
  • zentral und
  • crossmedial bereitstellen kann.

In Wirklichkeit entscheiden sich für den Einsatz einer Mediendatenbank häufig einzelne Abteilungen. Gut gemeint, aber eine firmenweite Nutzung der Daten kommt so nicht zustande. In vielen Fällen liegt das auch daran, dass eine zentralisierte Lösung unter den Mitarbeitern auf Widerstand stößt. Das wird in der Praxis regelmäßig ein akutes Problem, das es zu adressieren gilt.

Es ist daher unbedingt wichtig, dass gutes Bildmanagement nicht nur zukunftssicher ist und den jeweiligen Anforderungen genau entspricht, sondern dass die Verantwortlichen alle betroffenen Abteilungen von Anfang an mit einbeziehen. Erstes Resultat dieses transparenten Vorgehens ist eine detaillierte Soll-Ist-Analyse, die auch bestehende Abläufe genau überprüft und berücksichtigt.

Vor der Einführung

Damit die MAM-Einführung ein Erfolg wird, sind Stufenpläne mit klar definierten und realistischen Meilensteinen unabdingbar. Unternehmen sollten ihre Anforderungen genau analysieren und dann ein Pflichtenheft erstellen. Dies ist die Aufgabe der projektverantwortlichen Mitarbeiter im Unternehmen. (Software-Hersteller können sie beratend unterstützen.) Zu berücksichtigen ist unter anderem,

  • welche Inhalte verwaltet werden sollen,
  • wer mit der Mediendatenbank arbeiten wird,
  • welche Medien mit Inhalten bedient werden müssen und
  • wie die bisherigen Abläufe und IT-Systeme gestaltet sind.

Wolkenkuckucksmanagement
Es hat schon Unternehmen gegeben, die allzu ehrgeizig auf eine allzu umfangreiche Lösung hinauswollten, die weit über den wirklichen Bedarf hinausschoss. So etwas führt nicht nur zu unnötigen Mehrkosten, sondern misslingt oft total – einfach deshalb, weil Planungs- und Einführungsdauer unverhältnismäßig langwierig werden.

Wichtig: Schärfen Sie allen Beteiligten ein, dass das neue System nicht sofort mit sämtlichen Mediendaten, ob alt oder neu, in sämtlichen Versionen, Formaten und Auflösungen zugemüllt wird. Das wird sonst nichts. Gute Lösungen machen zwar die Mehrfachablage überflüssig, aber dennoch muss das System mit Bedacht gehandhabt sowie regelmäßig und zuverlässig gepflegt werden.

In der Praxis

Effizientes Bildmanagement bringt handfeste Vorteile mit sich. Unternehmen profitieren in von erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen sowie einem schnelleren Return on Investment (ROI), außerdem steigt die Produktivität ersichtlich.

  • Aufwand und Kosten der Suche sinken. Diese Einsparungen gelten nicht nur für interne Mitarbeiter, sondern auch für Agenturen und Dienstleister. Einfach zu bedienende Lösungen mit einer leistungsfähigen Suchfunktion können die Suchkosten zusätzlich reduzieren.
  • Daten bleiben aktuell und konsistent. Gegen Redundanzen gibt es eine automatische Dublettenkontrolle. (Man schätzt, dass 40 % aller Medienobjekte nicht mehr auffindbar sind und daher mehrfach erstellt oder zugekauft werden – ein untragbarer Zustand.)
  • Kosten für den Austausch der Daten zwischen Abteilungen oder Unternehmen und Dienstleistern entfallen komplett. Grafiker, die DVDs für Kuriere brennen, sind passé.
  • Die Effizienz der Medienproduktionen steigt: Leerlaufzeiten werden minimiert, da alle Mitarbeiter zu jeder Zeit und von jedem Standort aus auf die Daten zugreifen können. Insgesamt verkürzen sich so Abstimmungs- und Herstellungssprozesse.
  • Die Wiederverwendung der Daten in verschiedenen Kontexten (Broschüren, Digital Signage, Websites oder E-Mail-Newsletter etc.) wird durch die die formatunabhängige Archivierung und eine automatisierte Konvertierung bedeutend leichter. Teure Bearbeitung und Anpassung entfallen. Neue Objekte werden einmal erstellt und stehen dann für verschiedenste Kanäle medienübergreifend zur Verfügung.

Unterm Strich

Das sind die quantifizierbaren Argumente. Darüber hinaus hat sich gezeigt, dass ein zentrales Media Asset Management noch mehr positive Effekte mit sich bringt, angefangen bei einem schnelleren Time to Market, einer höheren Qualität der Inhalte und besseren Dokumentation einzelner Bearbeitungsschritte bis hin zu einer schnelleren, fehlerfreien Produktion von Medien sowie einem einheitlichen Corporate Design über Firmen- und Mediengrenzen hinweg.

Corporate Design ohne Ausreißer
Die zentrale Bereitstellung konsistenter, aktueller Daten garantiert die Einhaltung des Corporate Designs. Dezentral organisierte Unternehmen können auch ihren Niederlassungen, Filialen und Vertriebspartnern den Zugriff auf relevante Daten, Bilder, Vorlagen oder VKF-Material ermöglichen. Auch Initiativen vor Ort lassen sich so dem Corporate Design entsprechend gestalten.

Unternehmen profitieren außerdem von schnelleren Reaktionszeiten im Vertrieb, einer höheren Kundenzufriedenheit und verbesserten Absatzchancen. Medienmanagementsysteme mit einer automatisierten Gütekontrolle und integriertem Farbmanagement sorgen zudem für einen einheitlichen Qualitätsstandard; Fehldrucke und Nachbearbeitungen werden vermieden, Herstellungs- und Druckkosten optimiert. Insgesamt gewinnen Marketingfachkräfte wertvolle Zeit, die sie in wichtigere Projekte investieren können.

Fazit: Auf Anbindung achten

Zu den Kosten ist zu sagen, dass befragte Unternehmen sich durchaus zufrieden zeigten: Im Schnitt (je nach Art und Umfang der Lösung) habe sich das Medienmanagementsystem nach einem Jahr amortisiert. Eigenentwicklungen sind teurer, benötigen eine lange Vorlaufzeit, eine aufwändige Administration und lassen sich meist nur schwer an neue Anforderungen und IT-Systeme anpassen. Praxiserprobte und modular aufgebaute Lösungen spezialisierter Hersteller haben dagegen eine höhere Investitionssicherheit bewiesen.

Am besten basiert das System auf offenen Standards und verfügt über Schnittstellen, die es mit angrenzenden Systemen wie Produktinformations- und Content-Management-Systemen oder Unternehmensportalen koppeln. Als Faustregel gilt: Je stärker die Mediendatenbank in die bestehenden unternehmensweiten Infrastrukturen und -prozesse eingebunden wird, desto höher liegt ihr Wertschöpfungspotenzial. Und: Was intuitiv und einfach zu bedienen ist, spart Schulungsmaßnahmen und steigert die Akzeptanz bei den Nutzern gewaltig.

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