Datenerfassung im Außendienst, Teil 1

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Umsatz machen Menschen vor Ort

Von Sabine Philipp

Führend bei den Smartphones im Unternehmenseinsatz ist noch immer das BlackBerry der kanadischen Firma Research in Motion (RIM). Es hat zwei große Vorzüge, die für seinen Einsatz sprechen: Zum einen sind die Geräte besonders sicher, wie das Fraunhofer-Institut für Sichere Informationstechnologie (Fraunhofer SIT) bestätigt. Die Forscher hatten eine umfangreiche Sicherheitsanalyse der BlackBerry Enterprise Solution für mobile E-Mail- und Daten-Push-Dienste durchgeführt und ein Sicherheitstestat bis Dezember 2010 ausgestellt.

Zum anderen gibt es sehr viele gute Geschäftsapplikationen wie z.B. RepliGo, das laut Marcus Grupp das meistverkaufte BlackBerry-Programm ist. „Damit können Sie auf die Dokumente Ihres Netzlaufwerks zugreifen und sie in Ihrem BlackBerry so öffnen, wie Sie es auf Ihrem Büro-PC gewohnt sind – unabhängig davon, ob Sie mit PDFs, ZIPs, Word-, Excel- oder OpenOffice-Dokumenten arbeiten. Außerdem ist es möglich, sie als Mail-Anhang zu verschicken, als Dokumente über einen Netzwerk- oder Bluetooth-Drucker auszudrucken oder per Fax zu versenden. Eine Firewall auf dem Server sorgt dafür, dass die Anwendung sicher ist“, erklärt der Fachmann.

Zugriff auf den Firmenserver

Für den Einsatz von RepliGo wird neben dem Programm und einem Handgerät in mindestens einer OS Version 4.0 ein BlackBerry Enterprise/Professional Server benötigt. Die Middleware-Lösung BlackBerry Professional kann E-Mails, Kalender, Aufgaben und das Adressbuch für bis zu 30 Nutzer synchronisieren.

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Marcus Grupp ist erfahrener Technical Consultant (u.a. bei der SystAG) und Spezialist für Mobile Office und die An­bindung von Mit­arbeitern. Wohl kaum ein Zweiter über­schaut die Mög­lich­keiten von Black­Berry-Infra­strukturen von der prak­tischen Seite her so ge­nau wie er. Eine iPhone-Soft­ware, die er nicht kennt, muss erst noch ge­schrieben werden.

„Mit der Enterprise-Aktivierung des Programms kann der Administrator bei einem Geräteverlust die Daten von einer Minute auf die nächste über eine Wireless-Aktivierung vom Server löschen. Sobald Sie ein neues Gerät haben, können die Informationen per Remote-Zugriff innerhalb von fünf Minuten wieder aufgespielt werden, so dass Sie denselben Stand wie vor dem Verlust haben“, erläutert Grupp.

Das Wichtigste ist aber, dass die komplette Anwendung zentral auf dem Server verwaltet wird. So können auch Profile für die einzelnen Mitarbeiter angelegt werden, in denen festgelegt ist, wer auf welche Daten zugreifen darf und wer nicht. Vergleichbare Fähigkeiten hat aber auch RepliGo, das ebenfalls mit Policies verwaltet werden kann.

Serie: Datenerfassung im Außendienst
Teil 1 startet mit Soft­ware für den Voll­profi unter den Mobil­geräten: das BlackBerry. Teil 2 ergänzt die Liste um clevere An­wen­dungen für iPhone und an­dere Alternativen. Teil 3 greift schließlich unter­wegs zum Stift und ver­folgt mit, wie die Schrift in die Daten­bank kommt.

Die Kosten für RepliGo sind userabhängig. Werden mehrere Nutzer damit ausgestattet, ist im Schnitt mit etwa 1000 Euro zu rechnen. Davon entfällt der größte Teil auf die Serversoftware; für den einzelnen Anwender fallen dann noch ein paar Euro Lizenzgebühr an.

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Schwarz auf Weiß
Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Magazin­reihe. Einen Über­blick mit freien Down­load-Links zu sämt­lichen Einzel­heften bekommen Sie online im Presse­zentrum des MittelstandsWiki.

Und noch mehr BlackBerry

Allerdings können sich kleine Unternehmen und Einzelkämpfer oft nicht den Luxus eines eigenen Servers leisten. Für sie gibt es stattdessen eine kostenlose Software, die sich BlackBerry Unite! nennt. Sie läuft auf dem PC und taugt für bis zu fünf Nutzer. Die Lösung wird direkt am DSL-Anschluss verbunden.

„Mit Unite! können Sie auf die Dokumente zugreifen und den Kalender sowie die Mails stets synchronisieren“, erklärt Grupp. Außerdem verspricht RIM ein automatisches Backup für alle Geräte. „Wer diese Funktionen lieber hosten lassen möchte, ist mit etwa 14 Euro pro Monat und Nutzer dabei“, erklärt der Fachmann.

Tipp
Bei den Endgeräten selbst empfiehlt Grupp übrigens besonders die Modelle BlackBerry Bold, Curve oder Pearl Flip zum Aufklappen. Die haben nämlich WLAN, so dass man im Ausland Roaming-Kosten spart.

Und was sonst? „Bei den Vielreisenden unter den BlackBerry-Nutzern ist WorldMate ein beliebtes Programm“, meint Marcus Grupp. „Damit können Sie die Flüge direkt auf dem Endgerät buchen und schon beim Abflug sehen, wie das Wetter am Ankunftsort ist.“

Daneben gibt es für fast jede denkbare Business-Funktion ein Programm. Ein praktisches Beispiel: Mit Impatica ShowMate lässt sich das Gerät direkt an den Beamer anschließen, um Präsentationen ganz ohne Laptop vorzuführen.

Was sich unterdessen bei der Mobilsoftware für iPhone & Co. getan hat, schildert Teil 2 dieser Serie. Teil 3 stellt zuletzt eine praktische Innovation in Sachen Datenerfassung im Außendienst vor.

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