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Saubere Papiere bringen sicher durch den Zoll

Von Harald Schoenfelder,
Managing Director Global Trade Services, FedEx Express EMEA

Der globale Handel wächst seit Jahren rasant. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die an diesem Wachstum teilhaben wollen und es wagen, weltweit zu expandieren, brauchen zwei Dinge: ein gutes Produkt und ein Verständnis dafür, wie Zollbehörden ticken und wie man am besten mit ihnen zusammenarbeitet.

Mittelständische Unternehmen die auf Auslandsmärkten aktiv werden, müssen nicht jede einzelne Zollvorschrift und -verordnung für jeden Bestimmungsort im Detail verstehen. Ein Überblick über die Grundregeln ist jedoch Voraussetzung, bevor man sein Produkt einem Kunden auf einem Auslandsmarkt anbietet. Bei detaillierten und komplexen Fragen können die meisten Expressdienstleister unterstützen.

Fünf praktische Tipps

Praktische Kenntnisse und Erfahrungen sind von unschätzbarem Wert, wenn man am Anfang einer Expansion steht. Um KMU den Start zu erleichtern, hat FedEx Express fünf Tipps zusammengestellt, die im Umgang mit Zollbehörden weltweit anwendbar sind.

Prozesse verstehen

Zollbehörden sollen die Sicherheit eines Landes, seiner Einwohner und seiner Wirtschaft bewahren. Sie erheben Zölle und Steuern – und schützen an der Grenze vor möglichen Bedrohungen und vor der Einfuhr gefälschter Waren.

Die Unterschiede zwischen den Ländern sind teilweise sehr groß. KMU sollten sich davon nicht überraschen lassen. Zollverfahren verändern sich ständig und jedes Produkt oder jeder Rohstoff unterliegt eigenen Regeln. Die Marktzugangsdatenbank der Europäischen Kommission bietet einen hilfreichen ersten Überblick.

Der Zoll in Schwellenländern fordert ganz allgemein betrachtet oft mehr amtliche Unterlagen ein als etwa der in Europa. Entsprechend erfordert die Zusammenarbeit mit den Zollbehörden in diesen Ländern einige Schritte, Arbeitsgänge und Formulare mehr als üblich. Im Normalfall gehen die Zollstellen in den Schwellenländern transaktionsweise vor, also Sendung für Sendung. Typisch ist auch, dass die Ware häufiger von Kontrolleuren per Hand untersucht wird.

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Harald Schönfelder ist Managing Director Global Trade Services bei FedEx Express Europa, Naher Osten, Indischer Subkontinent und Afrika (EMEA). In dieser Funktion verantwortet er von Brüssel aus die strategische Entwicklung der Dienstleistungen von FedEx im Bereich Verzollung in der Region EMEA. Schönfelder verfügt über mehr als 30 Jahre Erfahrung in der weltweiten Express-Transportindustrie und ist Mitglied des Zollkomitees der European Express Association, dessen Vorsitz er von 1994 bis 2010 innehatte.


Federal Express Europe, Inc., Deutsche Niederlassung, Langer Kornweg 34k, 65451 Kelsterbach, Tel.: 01806-111800, germany@fedex.com, www.fedex.com/de/

Ganz anders sieht es in Ländern wie Großbritannien, den USA oder in vielen EU-Staaten aus, die jede Menge Geld in Automatisierung gesteckt und die Beziehungen zu Handelsinstitutionen seit vielen Jahren aufgebaut haben. Hier gibt es häufig Vereinbarungen, die es Zollagenten erlauben, die Einhaltung der Vorschriften zu kontrollieren; ihre Arbeit wird regelmäßig von den Zollbehörden überprüft. Durch diesen Ansatz können Lieferungen schneller freigegeben werden, und es sind weniger physische Kontrollen erforderlich.

Auf vollständige Warenrechnung achten

Wie effizient die Verzollung abläuft, hängt zum größten Teil davon ab, ob alle Informationen korrekt vorliegen. Frühzeitig und sorgfältig sollte man in Erfahrung bringen, welche Dokumente vorgelegt werden müssen.

Der Versand von Produkten ist vergleichbar mit der Vorbereitung eines privaten Urlaubs. Bevor man in ein Land reist, prüft man, ob der Reisepass aktuell ist, ein Visum nötig ist oder Impfungen erneuert werden müssen. Man informiert sich eventuell auf der Website des Landes über Sicherheitswarnungen oder weitere bürokratische Bedingungen. Ähnlich funktioniert der Versand ins Ausland, mit dem Unterschied, dass die Recherche etwas aufwendiger ist.

Auf die Details kommt es an: Der diensthabende Zollbeamte kann sich oft nur anhand der ihm vorliegenden Dokumente ein Bild von dem Unternehmen machen. Je mehr Unterlagen er auf dem Tisch hat, desto leichter fällt es ihm, seine Arbeit zu erledigen – und desto schneller kann er eine Sendung freigeben. Deshalb ist es wichtig, auf vollständige Angaben zu jeder Sendung zu achten, inklusive Zertifikaten, Lizenzen und ähnlichen Dokumenten.

Das wichtigste Dokument für den internationalen Versand ist die sogenannte Warenrechnung. Sie ist sozusagen der Reisepass der Sendung. Die Warenrechnung sollte so verständlich wie möglich ausgefüllt werden. Um Verzögerungen zu vermeiden, sollte der Rechnungsinhalt korrekt und widerspruchsfrei sein.

So füllt man die Warenrechnung korrekt aus

  • „Adressat“ ist der Empfänger der Sendung. Wird die Ware an eine vom Käufer abweichende Person versendet, muss das deutlich angegeben werden.
  • „Verkauft an“ kennzeichnet die Person, die für die Ware zahlen wird, wenn sie nicht der Empfänger ist. Diese Person ist im Zielland üblicherweise der „verantwortliche Importeur“.
  • Neben den Kontaktinformationen wie Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse gewinnen die „Umsatzsteueridentnummer“, die „Steuernummer des Importeurs“ und die sogenannte EORI-Nummer zunehmend an Bedeutung für den Zoll.
  • „Absender“ ist die Person, von der die Sendung stammt.
  • Der „Wert“, der für Zollzwecke anzugeben ist, ist der Preis, den der Käufer an den Verkäufer für die Ware zu zahlen hat oder bereits gezahlt hat.
  • Je nach Zielland unterliegen Originalmuster keinen Zöllen, wenn ihr Wert eine bestimmte Grenze nicht überschreitet. Die Warenrechnung und der Luftfrachtbrief müssen dann aussagen, dass es sich um ein „kostenfrei geliefertes Muster“ handelt. Der Inhalt muss als Muster gekennzeichnet sein.
  • Eine „Beschreibung des „Inhalts“ sollte diese Fragen beantworten:
    • Worum handelt es sich bei dem Produkt? Auf die genaue Wortwahl kommt es an: Eine „Kappe“ kann eine Baseball-, eine Verschluss- oder eine Radkappe sein.
    • Aus welchem Material besteht das Produkt?
    • Wie lautet der Schedule-B- oder der HTS-Code? Beide sind weltweit anerkannt. Die Angabe der ersten sechs bis acht Zahlen der Tarifnummer wird helfen, die Produkte bei den Zollbehörden des Ziellandes korrekt zu klassifizieren.
    • Wozu wird das Produkt verwendet?
    • Wie heißt das Herstellungsland?
    • Wie lauten die Teile- oder Seriennummern?
    • Sind Menge und Maßeinheit angegeben?
    • Wie hoch sind der Wert pro Einheit und der Gesamtwert?
  • „Ursprungsland“ ist das Land, aus dem die Produkte stammen. Um zu belegen dass es sich um Originalware handelt und entsprechende Abgabenbegünstigungen zu erhalten, sollte der Sendung immer die nötige Dokumentation beiliegen.
  • Die Produktdatenbank muss auf dem neuesten Stand sein, um sicherzugehen, dass die bereitgestellten Informationen vollständig und qualitativ hochwertig sind – einschließlich der Angaben über die Kunden. Zudem kann man darüber nachdenken, die Geschäfte mit dem ausgewählten Express-Transportanbieter elektronisch abzuwickeln.

Obwohl das Ausfüllen der Warenrechnung umfangreich erscheint, lohnt sich der Zeitaufwand. Denn so liegen alle nötigen Informationen für einen reibungslosen und sicheren Transport vor, und jede einzelne Transaktion oder Sendung kann den Zoll mit den geringstmöglichen Verzögerungen passieren.

Märkte und Zollvorschriften kennen

Je mehr Informationen man aus erster Hand hat, desto besser lassen sich Entscheidungen treffen. Es lohnt es sich, die Sichtweise der Einheimischen anzunehmen und nachzuvollziehen, damit man sich optimal einstellt und auf alle Situationen vorbereitet ist.

Um einen echten Wettbewerbsvorteil zu erlangen, muss man mit der lokalen Umgebung gut vertraut sein. Viele Unternehmen wie etwa FedEx stellen online Unterlagen zur Verfügung, um Unternehmen dabei zu unterstützen, Ortskenntnisse aufzubauen. Dennoch ist ein persönlicher Besuch immer noch die beste Möglichkeit, ein Land und seine Menschen kennenzulernen. Dabei lohnt es sich, zu recherchieren: Gibt es Veranstaltungen, z.B. Messen, deren Besuch sich lohnt, oder existieren Unternehmerverbände, denen man beitreten könnte?

Größer werden, aber behutsam

Mit Ruhe und Zielstrebigkeit kommt man ans Ziel. Unternehmen sollten ein sicheres und kontrolliertes Wachstumskonzept verfolgen und dabei in einem Tempo expandieren, das ihnen angenehm ist. Nur wer sich wohl dabei fühlt, sein Produkt international anzubieten, sollte den Schritt wagen.

Sind diese Voraussetzungen vor dem Markteintritt gegeben, ist man auch in der Lage, besser durch die Zollbestimmungen zu navigieren – und schließlich rund um die Welt wirtschaftlich erfolgreich zu sein.

Zuverlässige Transportanbieter finden

Expressdienste wie FedEx, auch Integratoren genannt, sind nicht nur dazu da, den Transportbedarf zu decken, sondern verfügen im Regelfall über ein weltweites integriertes Zollabwicklungsangebot. Transportunternehmen gehören zu den größten Zollagenten der Welt, ihr Fachwissen über das lokale Zollwesen ist oft detailreich, tiefgreifend und umfassend. Bei der Verzollung sind lokale Expertise und Erfahrungen oft von wesentlicher Bedeutung; sie beschleunigen und vereinfachen den Prozess.

Fazit: Exportieren und expandieren

Niemals zuvor standen kleinen und mittleren Unternehmen die Türen zum globalen Handel so weit offen wie heute. Neue Kunden und neue Märkte sind nur einen Mausklick entfernt – und global agierende Transportdienstleister wie FedEx helfen dabei, sie zu erreichen. Das versetzt KMU in die Lage, sich auf ihr Kerngeschäft zu fokussieren, ihre Expansion vorzubereiten und sicherzustellen, dass der Zoll nicht zum Hindernis wird.

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