Unternehmenskommunikation im Wandel

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Social Groupware muss richtlinienkonform sein

Von Verena Bunk, techconsult

Kommunikation und Kollaboration sind elementare Bestandteile eines jeden Unternehmens, das sich im Wettbewerbsumfeld behaupten muss. Gut durchorganisierte Abläufe erfordern daher leistungsfähige Systeme, mit denen Mitarbeiter schnell und effizient kommunizieren können. Groupware ist ein entscheidendes Werkzeug der Unternehmenskommunikation, das die dezentrale und zeitlich unabhängige Zusammenarbeit erleichtert. Kaum ein Unternehmen kann inzwischen auf Groupware-Lösungen verzichten, die vielen als Basis ihrer Kommunikations- und Kollaborationsabläufe dient und den unternehmerischen Workflow effektiv gestaltet.

Vorsprung für Microsoft

Seit Jahren beobachtet und analysiert techconsult den Markt für Kommunikation und Kollaboration. Mit einem Anteil von 69 % bei den installierten Versionen beherrscht Microsoft mit Exchange Server den Groupware-Markt. An zweiter Stelle folgt IBM Lotus Notes mit 13 %. Neben diesen sind Open Xchange, Novell Groupwise und diverse kleinere Anbieter, u.a. auch eine Reihe von Linux-basierten Lösungen in den Unternehmen im Einsatz.

Groupware 1.png Microsoft Exchange dominiert klar den künftigen Groupware-Markt. (Bild: techconsult)

Bis 2015 planen ca. 42 % der Unternehmen, weitere Ausgaben in Groupware-Lösungen zu tätigen. Microsoft könnte seine Dominanz weiter ausbauen: Knapp zwei Drittel gaben an, in Exchange Server investieren zu wollen. Nach den Investitionsplanungen der Anwenderunternehmen könnte die aktuelle Version Exchange 2013 bis 2015 deutlich zulegen und von derzeitigen 5 % auf einen Anteil von 32 % kommen.

Wie die von techconsult jährlich durchgeführten Analysen zum Groupwaremarkt zeigen, gelingt es Microsoft bereits seit einigen Jahren, neben dem Erhalt seiner Bestandskunden jährlich Neukunden hinzuzugewinnen. Innerhalb der letzten beiden Jahre hat Microsoft dadurch seinen Marktanteil um vier Prozentpunkte ausbauen können.

Revisions- und rechtssicher

Viele Anwender erwarten von Groupware- und E-Mail-Lösungen außer einem Schutz vor Spam und Malware vor allem die Erfüllung von Compliance-Richtlinien. Unternehmen sind schließlich gezwungen, genaue Vorschriften und Gesetzesrichtlinien bei der E-Mail-Archivierung einzuhalten. Jede geschäftsrelevante E-Mail muss gemäß den jeweiligen Vorschriften revisionssicher, also nicht manipulierbar gespeichert werden; Backups und Ausdrucke reichen meist nicht aus. Nur Serverlösungen bieten eine gesetzeskonforme Archivierung, bei der E-Mails nicht mehr veränderbar sind.

Groupware 2.png Neben technischen Parametern gewinnen Sicherheitsargumente zunehmend an Bedeutung. (Bild: techconsult)

Für viele IT-Administratoren ist es eine Herausforderung, alles gesetzeskonform zu regeln, ohne entsprechend aufwendig in die IT-Infrastruktur einzugreifen. In vielen Groupware-Lösungen ist zwar eine Archivierungslösung integriert, aber nicht immer entsprechen sie in vollem Umfang den Compliance-Richtlinien. Für Anwender wünschenswert wäre eine Groupware-Lösung, die bereits eine integrierte gesetzeskonforme Archivierungslösung beinhaltet und zudem noch benutzerfreundlich ist.

Antje Reichelt, Produkt Marketing Managerin für Lync und Exchange bei Microsoft versichert: „Microsoft hat in seiner neusten Groupware-Version eine deutliche Verbesserung der Compliance gegenüber der Vorgängerversion erzielt, die diesen Anforderungen gerecht wird. Mit In-Place Hold werden neue Maßstäbe gesetzt, was das Thema E-Discovery über die verschiedenen Produktivitätsserver hinweg angeht.“

Fazit: Mit Groupware zu Social Business

Die Digital Natives, die derzeit auf den Arbeitsmarkt drängen, wünschen flexibel und mobil in einem vernetzten Unternehmen zu arbeiten. Social-Business-Anwendungen werden mit dazu beitragen, die Kommunikation und Kollaboration im Unternehmen grundlegend zu ändern. Sie integrieren die soziale Interaktion in den Unternehmen und machen die Kommunikation insgesamt transparenter und zugleich informeller.

Bisher umfasst Social Business verschiedene Anwendungen, wie z.B. Activity Streams, Wikis, Dokumentenmanagement und soziale Netzwerke. Sämtliche Funktionen, wie die gemeinsame Dokumentenbearbeitung, Chat- und Mail-Funktionen, Videokonferenzen und Terminplanung sowie ein News Stream werden mittlerweile mit einer Benutzeroberfläche gebündelt und dargestellt. Aktuelle Groupware-Lösungen sind auf diese Social-Business-Konzepte abgestimmt und können darüber hinaus natürlich auch flexibel als Cloud-Lösung bezogen werden. „Mit Yammer als Social-Enterprise-Plattform finden die Kollaborationsprodukte Exchange, Lync, SharePoint und das Frontend Office ihre Vollendung“, so Antje Reichelt von Microsoft.

Nützliche Links

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Das komplette Market Paper „Unternehmenskommunikation im Wandel“ gibt es bei techconsult kostenfrei als PDF zum Herunterladen. Für die quantitative Erhebung hat techconsult 1000 Interviews über alle Größen und Branchen hinweg geführt. Die qualitativen Aussagen basieren auf 200 telefonisch geführten Interviews in mittelständischen Unternehmen.