Webkonferenz, Teil 1

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Von Sabine Philipp

Wo sich mehrere Personen zum Arbeitsgespräch zusammenfinden sollen, bieten sich Fernkonferenzen an. Prinzipiell gibt es drei Möglichkeiten: Telefonkonferenz, Videokonferenz oder Webkonferenz, eventuell mit integrierter Telefonkonferenz. Letztere haben einen unschlagbaren Vorteil: Es gibt keine technische Mindestvoraussetzung, jeder kann mitmachen, der Telefon hat.

Einwählen und mitreden

„Jedes handelsübliche Telefonendgerät kann an einer Telefonkonferenz teilnehmen, da diese über die vorgeschaltete Telefonanlage (Dreierkonferenz) oder bei mehr Teilnehmern über externe Dienstleister ausgeführt wird“, erklärt Fachmann Torsten Birke, Inhaber der Kraatz GmbH aus Hamburg. „Sollten an einem Standort in einem Konferenzraum mehrere Teilnehmer sein, empfiehlt sich der Einsatz spezieller Konferenztelefone die mittig auf dem Tisch aufgestellt werden und eine sehr hochwertige Audioqualität bieten.“

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Torsten Birke ist In­haber der Ham­burger Kraatz GmbH, die schon seit 1958 be­steht. Der Elektronik­meister und Sach­ver­ständige ist nicht nur Spezia­list für Kon­ferenz- und Ver­anstaltungs­technik, sondern auch Fach­mann für ISDN- und VoIP-Telefon­anlagen, Kabel- und Satelliten­technik sowie für Video­über­wachung, so dass er aus eigener, lang­jähriger Er­fahrung weiß, was eine taug­liche Lösung können muss.

Das Leistungsmerkmal „Dreierkonferenzen“ bieten heute übrigens die meisten Anlagen von Haus aus an. „Bei dieser Form muss einer der Gesprächspartner den gewünschten dritten Teilnehmer einberufen, also anrufen und mit in die Konferenz aufnehmen“, so der Elektronikmeister. Bei größeren Rundrufen sei es aber sinnvoll, externe Dienstleister zu buchen, die die gewünschte Lösung bereitstellen. Über die gebuchte Nummer können sich die Teilnehmer dann direkt und selbstständig in die Diskussion einwählen. Man spricht hier von einer Dial-in-Konferenz.

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Schwarz auf weiß
Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Magazin­reihe. Einen Über­blick mit freien Down­load-Links zu sämt­lichen Einzel­heften bekommen Sie online im Presse­zentrum des MittelstandsWiki.

Einloggen und zusammenarbeiten

Auch Webkonferenzen können Sie in der Regel unkompliziert umsetzen. Dabei gibt es verschiedene Stufen: „In der kleinsten Variante können Sie mit anderen Teilnehmern z.B. eine PowerPoint-Präsentation oder andere Dokumente über das Internet teilen“, erläutert Torsten Birke. „Interaktive Tools ermöglichen Ihnen, online zu chatten oder zu kommentieren. Hierfür reicht bei den meisten Anbietern bereits der Internet-Browser ohne zusätzliche Softwareinstallation aus.“ Aber Achtung: Bei größeren Webkonferenzen ist die Installation von spezieller Anbietersoftware notwendig. „Dafür“, so Birke, „stehen dann auch eine integrierte Telefonkonferenz oder VoIP-Funktion und andere nette Features zur Verfügung.“

Zwei weitere Begriffe spielen hier eine Rolle: Webcast und Webinar.

Serie: Webkonferenzen
Teil 1 gibt einen ersten Über­blick über die Mög­lich­keiten von Telefon-, Video- und Web­konferenz. Teil 2 sieht sich die Geschäfts­modelle näher an und wirft einen Seiten­blick auf SaaS-Lösungen. Teil 3 befasst sich mit tech­nischen Grund­lagen, Quali­tät und den wich­tigsten Regeln der Gesprächs­führung.

„Bei einem Webcast handelt es sich um die virtuelle Präsentation“, erklärt der Spezialist für Konferenz- und Veranstaltungstechnik. „Hier wird z.B. eine PowerPoint-Präsentation gezeigt und die Zuschauer bzw. -hörer haben bei dem ablaufenden Stream so gut wie keine Interaktionsmöglichkeiten.“

Bei einem Webinar hingegen gibt es parallel eine Chat- und optional eine VoIP-Verbindung. „Auch Desktop- und Applikationssharing gehören bei dieser Lösung dazu, so dass ein Webinar geeignet ist, um Softwareprodukte vorzuführen, Schulungen zu halten oder den Teilnehmer bestimmte Software selbst bedienen zu lassen. In anderen Worten: Das Webinar kommt der Webkonferenz vom Funktionsumfang sehr nahe.“

Teil 2 dieser Serie sieht sich einige praktikable Lösungen näher an – insbesondere für Videokonferenzen.

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