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DIDO hält die Unterlagen parat

Von Gerald Strömer im Auftrag von TA Triumph-Adler

Thema verpasst?

Tagtäglich gehen stapelweise Schreiben mit der Post ein, kommen hunderte oder tausende E-Mails an, müssen Anhänge abgelegt, Unterlagen gescannt und Vorlagen kopiert werden – der ganz normale Wahnsinn. Jedes mittlere Unternehmen kennt ihn zur Genüge. Wer dabei nicht den Kopf verlieren will, muss dafür sorgen, dass sämtliche Dokumente so abgelegt sind, dass die Nutzer problemlos und effizient auf alles zugreifen können, was sie für die Arbeit brauchen. Im besten Fall macht sich bereits die Dokumentenorganisation darauf gefasst, dass viele Schriftstücke am Ende auch wieder in den Ausdruck gehen.

Konzerne leisten sich für dieses Problem ein umfangreiches DMS (Dokumentenmanagementsystem). Für mittelgroße Unternehmen würde das zwar ebenso passen, käme aber unverhältnismäßig teuer. Das gilt besonders, wenn man den zusätzlichen Aufwand für Administration und Output Management bedenkt. Die Alternative ist ein intelligentes Bausteinkonzept, das diese Aufgaben übernimmt. Die Lösung DIDO (Digitale Dokumenten-Organisation) von TA Triumph-Adler behält dabei gleich noch sämtliche Druckaufträge im Griff.

Klare Kategorien, effiziente Abläufe

Digitale Dokumente sind Fluch und Segen zugleich. Negativ ist, dass man sie leicht unbeabsichtigt dupliziert, löscht oder verlegt und dass sich elektronische Unterlagen irgendwie ungleich schneller ansammeln als Papier. Positiv ist dagegen, dass die Speicherung im direkten Vergleich deutlich weniger Platz braucht und dass mehrere Anwender gleichzeitig auf ein Dokument zugreifen, es lesen und bearbeiten sowie unkompliziert und schnell weitergegeben können. Heute geht das problemlos auf einer Vielzahl von Plattformen. Zudem verlieren Gefahren wie Einbrüche, Wasserschäden oder Feuersbrünste für sinnvoll gespeicherte digitale Dokumente ihre Schrecken. Und wenn doch einmal ein papiernes Original nötig ist, geht es per Mausklick an den Drucker.

DIDO und TOM

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DIDO (Digitale Dokumenten-Organisation) ist ein konkretes, modulares Lösungspaket aus Hard- und Softwarekomponenten, mit dem sich die Dokumentenkosten eines Unternehmens laut TA Triumph-Adler um bis zu 70 % senken lassen.

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TOM (Total Output Management) wiederum kümmert sich um die andere Seite der Medaille. Der Service soll dank einer individuellen Analyse verdeckte Kosten beim Drucken, Kopieren, Faxen und Scannen aufdecken und minimieren helfen.

Persönliche Auskünfte zu beiden Lösungen bekommt man auch telefonisch unter der kostenlosen Rufnummer 0800-5890486.

Die effektive Verwaltung digitaler Dokumente braucht zwar keine wandhohen Aktenschränke, aber doch genau denselben Ansatz wie die Akten zu Großvaters Zeiten: Ordnung und Systematik. Diese Aufgabe kann man mit entsprechenden Vorgaben den einzelnen Mitarbeitern aufhalsen und damit das blanke Chaos im Zaum halten. Aber das bleibt schwerfällig, fehlerträchtig und teuer. Wer bei entsprechendem Aufkommen maximalen Nutzen aus seinen Dokumenten ziehen will, kommt um eine spezialisierte Lösung für Ablage, Organisation und Verwaltung nicht herum.

Das Gleiche gilt für die Ausgabe – also den Druck – digitaler Dokumente. Wenn dieser Prozess nicht zentral organisiert und bis ins letzte Glied durchdacht ist, stehen überflüssige Geräte herum, auf denen andauernd viel zu viel gedruckt wird. Das wirft empfindliche – und vermeidbare – Mehrkosten auf. Schließt die Ausgabe der Dokumente dagegen genauso gut durchdacht an Ablage und Organisation an, lassen sich Nutzung und Kosten deutlich optimieren.

Fazit: Gut abgelegt heißt gute Arbeit

Wer sich als geschäftlicher Entscheider noch nicht mit dem Thema Dokumente im Unternehmen beschäftigt, sollte das schleunigst nachholen. Denn mit einer gut organisierten Dokumentenablage und -ausgabe lassen sich nicht nur nachweisliche Verwaltungs- und Lager-, Speicher- und Druckkosten sparen. Im selben Zug schafft das Unternehmen zugleich Rechtssicherheit und beugt Datenverlusten vor. Was aber vor allem zählt, ist die Produktivitätssteigerung: Jetzt endlich haben (auch neue) Mitarbeiter stets sofort das zur Hand, was sie für ihre Aufgaben brauchen.

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TA Triumph-Adler – über 117 Jahre Industriegeschichte
TA Triumph-Adler ist ein deutsches Traditionsunternehmen, dessen an Innovationen reiche Geschichte bis ins 19. Jh. zurückreicht. Ursprünglich 1896 als deutscher Ableger der britischen Triumph-Fahrradwerke gegründet steigt Triumph 1909 in den Schreibmaschinenmarkt ein, für den Adler bereits seit 1898 als erstes Werk Deutschlands produziert. Triumph bleibt aber seinen Wurzeln treu und produziert ab 1919 auch die legendären Knirps-Motorräder. 1927 gehen Triumph und Adler eine mehrjährige Kooperation ein; 1936 bringt Triumph eine innovative Buchungsmaschine mit Rechenfunktionen auf den Markt.

1956/1957 erwirbt Max Grundig die Aktienmehrheit bei beiden Unternehmen und bringt sie unter einem Dach zusammen. Gute zehn Jahre später ist die TA-Gruppe der fünftgrößte Büromaschinenhersteller der Welt und wird von Grundig an die US-amerikanische Litton Industries verkauft. 1971 bringt TA Triumph-Adler den weltweit ersten frei programmierbaren Bürocomputer im Schreibmaschinenformat und 1979 den wegweisenden Mikrocomputer alphatronic auf den Markt. Im gleichen Jahr erwirbt Volkswagen den Konzern, firmiert ihn in die TA Triumph-Adler AG um und verkauft ihn 1986 an Olivetti. 1991 erweitert TA sein Portfolio dann um Notebooks mit Farbdisplays.

Nach harten Sparmaßnahmen erfolgt 1994 schließlich der Verkauf an ein unternehmerisch orientiertes Aktionärskonsortium, der 1999 durch den Erwerb der UTAX GmbH und dem Beschluss zur Rückkehr zur Kernkompetenz Bürokommunikation gekrönt wird. Folgerichtig steigt TA Triumph-Adler bis zum Jahr 2003 zum deutschen Imaging-Marktführer (Drucken, Faxen, Archivieren) auf. Die Lösung TOM wird entwickelt und der japanische Weltkonzern Kyocera Mita steigt als Großaktionär und strategischer Partner ein. Das Jahr 2008 ist durch zahlreiche Auszeichnungen – u.a. für herausragende Kundenpflege – sowie die Übernahme der Aktienmehrheit durch Kyocera Mita gekennzeichnet.

In den folgenden Jahren wird TA Triumph-Adler, das sich seit 2010 komplett unter dem Dach von Kyocera Document Solutions befindet, wiederholt mit Auszeichnungen und Preisen für seine Produkte, Konzepte und Kundenpflege prämiert – ein im wahrsten Sinne des Wortes ausgezeichnetes Unternehmen, das stolz auf einen über hundertjährigen Reifeprozess zurückblicken kann.

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1 Kommentar:

  1. CPU schrieb am 12.03.2013, 12:01 Uhr:

    Ein Dokumentenmanagementsystem wird früher oder später zum Muss, auch für kleine oder mittlere Unternehmen. Die zentrale Verfügbarkeit und Suche sind im Unterschied zur herkömmlichen Ablage ein großes Plus. Vor der Einführung eines DMS oder Archivierungssystems sollten jedoch die Abläufe (wer scannt ein, wie wird eingescannt, wer verschlagwortet und wer legt die Dokumente ab usw. usw.) und vor allem die Struktur und Art der Ablage/Verschlagwortung der Dokumente relativ genau geklärt sein, denn sonst findet man auch im DMS nichts oder wieder nur die Mitarbeiter, die das Dokument abgelegt haben. Deshalb sind Dokumentation und Handbuch unerlässlich.

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