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Pflichtangaben auf Rechnungen
Aus MittelstandsWiki
Der Fiskus besteht auf Vollständigkeit
Von Lisa Reisch
Die Leistung ist erbracht, die Ware geliefert, die Rechnung gestellt – und trotzdem klingelt die Kasse vielleicht erst Wochen später. Oder das Finanzamt stellt sich quer. Fehlen nämlich wichtige Angaben, reklamiert das der Empfänger zu Recht. Aber auch umgekehrt können Unternehmer bei der Buchprüfung Schwierigkeiten bekommen, wenn sie unvollständige Rechnungen bezahlt haben und von der Steuer absetzen wollen.
Wichtig!
Diese Übersicht dient lediglich der Orientierung und ersetzt keinesfalls die fachmännische Beratung durch Rechtsexperten. Die Inhalte wurden sorgfältig recherchiert, dennoch sind Abweichungen vom tatsächlichen Sachverhalt nicht auszuschließen.
Auf einen Blick |
Das Ausstellen von Rechnungen regelt § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Darin ist festgelegt, welche Angaben enthalten sein müssen, damit das Dokument für das Finanzamt im Fall einer Prüfung nachvollziehbar ist.
Bevor Sie eine Rechnung bezahlen, sollten Sie sie routinemäßig auf Vollständigkeit prüfen, denn Sie können z.B. nur korrekt ausgestellte Forderungen als Betriebsausgaben geltend machen. Als Empfänger dürfen Sie fehlende Angaben auf einer Lieferantenrechnung auf keinen Fall selbst ergänzen oder korrigieren! Und: Eine unvollständige Rechnung müssen Sie als solche nicht bezahlen. Sie haben einen Rechtsanspruch darauf, dass sie sämtliche Angaben nach § 14 (4) UStG enthält.
Notwendige Angaben
Diese Angaben müssen Rechnungen von umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern enthalten:
- den vollständigen Namen und die Anschrift des Rechnungsstellers,
- den vollständigen Namen und die Anschrift des Rechnungsempfängers,
- das Datum,
- die Steuernummer des Rechnungsstellers oder seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie
- eine fortlaufende Rechnungsnummer. Die Nummer darf sich auch aus zwei Zahlenkombinationen zusammensetzen. (Das ist wichtig, wenn Sie kein Interesse daran haben, Ihren Kunden über die Rechnungsnummer mitzuteilen, wie gut Sie in diesem Jahr im Geschäft sind. Sie können also z.B. den ersten Zahlenblock für einen Kundenkode verwenden und den zweiten für das aktuelle Jahr und die laufende Leistungsnummer für diesen Kunden.)
- die Menge und Art der gelieferten Ware oder Leistung sind ebenfalls Pflicht. Dabei muss die Beschreibung auch für das Finanzamt nachvollziehbar sein. Oberbegriffe wie „Dienstleistungen“ oder „Baumaterialien“ sind zu vage. Auf die Rechnung gehören ferner
- der Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung,
- eventuelle zuvor vereinbarte Nachlässe (Skonto etc.) und
- die Höhe der mit dem jeweiligen Steuersatz anfallenden Steuer.
- Wenn die Rechnung Waren oder Dienstleistungen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen enthält, müssen Sie für die einzelnen Posten den jeweiligen Steuersatz angeben.
Bei Kleinbeträgen
Anfang 2007 wurde der Betrag für Rechnungen über Kleinbeträge erhöht: Wenn die Rechnungssumme brutto bis 150 Euro beträgt, begnügt sich das Finanzamt nach § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) mit weniger ausführlichen Angaben. Dann muss die Mehrwertsteuer nicht extra herausgerechnet, sondern nur der dafür geltende Steuersatz angegeben werden, als z.B.: „In der Rechnungssumme sind 19 % MwSt enthalten.“
Diese Angaben müssen auch auf Rechnungen über Kleinbeträge stehen:
- der vollständige Name und die Anschrift des Ausstellers,
- das Ausstellungsdatum,
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Dienstleistung,
- der Bruttobetrag sowie
- der Steuersatz der darin enthaltenen Umsatzsteuer.
Rund ums Grundstück
In Zusammenhang mit dem Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung (SchwarzArbG) und den Regelungen zu Absetzbarkeit von Handwerkerarbeiten muss seit August 2004 jede Lieferung und Leistung an Privatpersonen, die „im Zusammenhang mit einem Grundstück“ steht (§ 14 (1) Nr. 1. UstG) – also zum Beispiel auch jede Handwerksarbeit in und ums Haus –, innerhalb von sechs Monaten in Rechnung gestellt werden. Der Kunde muss diese Rechnungen zwei Jahre lang aufbewahren, und Sie müssen ihn auf der Rechnung darauf hinweisen.
E-Rechnung
Rechnungen müssen nicht unbedingt Papierform haben, auch die Unterschrift darf fehlen. Um aber eine Rechnung elektronisch zu übermitteln, muss erstens der Empfänger zustimmen. Zweitens sind elektronische Rechnungen, z.B. per E-Mail, nur zulässig, wenn sie mit einer die rechtlichen Vorgaben einhalten, die Herkunft und Unversehrtheit des Dokuments gewährleisten sollen.
Die qualifizierte elektronische Signatur entfällt
Rückwirkend zum 1. Juli 2011 eröffnet das Steuervereinfachungsgesetz erweiterte Möglichkeiten, E-Mail- und PDF-Rechnungen etc. für den Vorsteuerabzug zu verwenden. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist seitdem nicht mehr zwingend notwendig. Insofern kann es sein, dass dieser Beitrag mittlerweile überholt ist. Vorerst ist aber noch unklar, wie der so genannte „dritte Weg“ konkret aussehen soll. Im Interview sagt MittelstandsWiki-Fachmann Ulrich Schmidt, die neue Regelung habe „mehr Verwirrung als Klarheit“ geschaffen.
Bitte denken Sie auch daran, dass in solchen Fällen ein Papierausdruck, den Sie sich machen, keineswegs die Rechnung ist, sondern eben die Datei – und die müssen Sie mit Blick auf die GDPdU zugänglich und sicher aufbewahren.
Aufbewahrungsfrist
Unternehmer müssen sowohl eingehende als auch gestellte Rechnungen zehn Jahre aufbewahren. Das macht manchmal Probleme, denn einige Dokumente verblassen mit der Zeit, z.B. Tankquittungen und auf Thermopapier Gefaxtes. Von solchen Belegen sollten Sie Papierkopien anfertigen, damit sie über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben.
Sonderregelung für Kleinunternehmer
Wenn die Umsätze im vergangenen Jahr nicht höher als 17500 Euro waren und für das aktuelle Jahr maximal 50000 Euro zu erwarten sind, können Unternehmer nach § 19 UStG als Kleinunternehmer eine vereinfachte Steuererklärung abgeben. Allerdings sind sie dann auch nicht berechtigt, Umsatzsteuer bei ihren Kunden zu erheben. Für die Rechnungen bedeutet das: Anstelle des Mehrwertsteuersatzes und der errechneten Steuer muss ein Hinweis auf die Rechnung, z.B. „Umsatzsteuerfreie Leistungen gemäß § 19 UStG“.
Fazit: Nur komplett ist einklagbar
Unvollständige Rechnungen kommen in der Praxis öfter vor, als gut ist. Das gilt insbesondere für junge Gründer, die es im Eifer mitunter nicht so genau nehmen. Denken Sie aber daran: Wenn Sie eine falsch ausgestellte Rechnung bezahlen, verschenken Sie womöglich bares Geld. Andererseits gilt: Wenn Sie Ihren Kunden keine Umstände zu machen und ohne Inkasso-Aufwand schnell an Ihr Geld kommen wollen, sollten Sie auch Sie darauf achten, dass alle von Ihnen ausgestellten Rechnungen sämtliche notwendigen Angaben enthalten.
Nützliche Links
Musterrechnungen gibt es vielfach bei den IHK zum Download, z.B. bei der IHK Frankfurt (Link ganz unten auf der Seite), der IHK Berlin oder der IHK Stuttgart.
Also ich kenne mitlerweile leider auch schon viele Menschen, die leidlich festellen mussten, dass eine Rechnung nach dem eigenen Verständniss nicht auch umbeding eine Rechnung für das Finanzamt darstellt. Dabei ging es meistens um Kleinbeträge "mit weniger ausführlichen Angaben", was dann immer dazu führte, dass die Angaben nicht ausführlich genug waren für das Finanzamt! Also ich kann wirklich nur jedem dazu raten, sich vorher genau anzuschauen, welche Angaben auf eine Rechnung gehören, da das Finanzamt sich da meistens leider wenig kooperativ zeigt.
Finde ich sehr gut und vor allem wichtig, dass das mal so gesagt wird. Meiner Erfahrung nach ist eine korrekte Rechnungslegung für Kunden das eine, für das Finanzamt jedoch etwas vollkommen anderes. Immerhin reden wir in so einem Fall von Unternehmen, da sollte schon alles ordentlich laufen.
Das mit der fortlaufenden Rechnungsnummer ist doch aber ein Gerücht. Also es ist nicht zwingend notwendig, wenn man seine Buchführung nach einem nachvollziehbaren System (System = Rechnungsnummerlegung) hält, oder? So zumindest die Aussage meherer Steuerberater in meinem Umfeld.
Sollte doch heute kein Problem mehr darstellen bei den tausenden Zahlungsmöglichkeiten, dass es für frische Webshop-Betreiber auch ohne Rechnung (also Ware vorab) geht. Ich bin auch mal gespannt, wo uns das neue eBay-Zahlungssystem hinführt... So etwas als eine Art Treuhänder sollte die Zukunft sein.
Hallo in die Runde. Sicherlich kennen die meisten Webseitenbetreiber die zahllosen Möglichkeiten des Tausches Geld gegen Ware. Einer meiner Kunden bleibt hier konsequent. PayPal, Giropay, SofortPay etc. oder eben nach Geldeingang oder per Nachname. Da er dem Kunden zahlreiche Möglichkeiten des Bezahlens anbietet, könne er auf die fünf Prozent verzichten, die stur auf Rechnung bezahlen möchten. Meist sind es dann genau die, welche das eigentliche Risiko für ihn darstellen.
Aber wie sieht es mit Lieferungen in ein Drittland (z.B. der Schweiz) aus? Die unterliegen keiner Umsatzsteuer. Doch wie beweist man dem Finanzamt, dass das Paket tatsächlich nach außerhalb der EU geliefiefert wurde (z.B. Lieferbestätigung des Transportunternehmens)? Und welche Angaben müssen darauf enthalten sein? Und muss der Empfänger Zoll bezahlen? Sicherlich erst ab einem bestimmten Warenwert...
Guter Artikel. Um dieses ganze Rechnungszeugs zu umgehen, nutze ich Share-it. Damit verkaufe ich meine Produkte und erhalte bequem meine Rechnungen von denen. Natürlich ist das nicht kostenlos, aber es erspart einem Händler genau diese Probleme.
Wir sind uns leider auch noch nicht sicher, Rechungskauf für uns Sinnvoll ist.
Bei Ebay schicken kleinere Händler grundsätzlich keine Rechnungen mehr. Und wenn man darauf besteht, werden die auch noch ausfallend... o_O
Vielleicht ergänzend zu dem Artikel: Nach ein wenig Recherche war ich selbst überrascht, wie viel Freiraum der Gesetztgeber beim Berechnen der MwSt. lässt. Ich habe das hier mal Zusammengefasst: http://softwareengineeringcorner.blogspot.com/2012/01/richtiges-rechnen-mit.html
Das ist es ja wohl... ein "How to" dazugeben! Mensch, es darf keiner ein Gewerbe ausführen, wenn er nicht die Qualifikation dazu hat. Es ist unerheblich, ob die Gemeinde ein Gewerbeschein ausstellt, ohne dies zu prüfen. Wer nicht weiß, wie eine Rechnung formell zu schreiben ist, dem gehört kein Gewerbe!
"Ich glaube zu Beginn einer Gewerblichen Tätigkeit musste man sich zumindest zu Beginn auf 5 Jahre festlegen"
Da irrst du dich. Eine solche Regelung macht ja gar keinen Sinn. In 5 Jahren kann sich ja ein Unternehmen wesentlich besser / schlechter Entwickeln, als man denkt. Ein solcher steuerlicher Nachteil würde ja dann auch das Finanzamt betreffen. (Verschenkte Steuereinnahmen - es gibt Unternehmen die haben wenig bis nichts zum Gegenrechnen = Viel Steuergewinn für den Staat)
Was mir aber generell fehlt: Wieso wird bei Gewerbeanmeldung / Unternehmensgründung nicht gleich eine "How to" Liste dazu gegeben, wie eine Finanzamt- und Gesetzteskonforme Rechnung auszusehen hat. Das würde einigen sicherlich viel ärgern ersparen, von Anfang an.
"Das können Sie nur umgehen, wenn Sie gegenüber dem Finanzamt erklären, auf die steuerliche Behandlung als Kleinunternehmer zu verzichten."
Geht das denn so einfach? Ich glaube zu Beginn einer Gewerblichen Tätigkeit musste man sich zumindest zu Beginn auf 5 Jahre festlegen ob "Kleingewerberegelung oder nicht".
Weiß jemand wie es zur Zeit aussieht? Meine 5 Jahre sind noch nicht ganz rum.
Liebe Frau Maria,
in der Tat ist das dann von Nachteil. Das können Sie nur umgehen, wenn Sie gegenüber dem Finanzamt erklären, auf die steuerliche Behandlung als Kleinunternehmer zu verzichten. Dann müssen natürlich auf alle Umsätze die Umsatzsteuer an Ihre Kunden berechnen und diese dann ans Finanzamt abführen. Aus den Rechnungen, die Sie bezahlen, bekommen Sie die Umsatzsteuer als Vorsteuer erstattet bzw. Sie können das miteinander verrechnen. Was für den Kleinunternehmer Vor- oder Nachteil ist, läßt sich nur anhand des konkreten Geschäftsfeldes kalkulieren.
Guten Tag!
Wie sieht es denn umgekehrt aus?
Ich bin Kleinunternehmerin und jemand der umsatzsteuerpflichtig ist, stellt mir eine Rechnung mit MWST. Das ist doch von Nachteil für mich... kann ich das umgehen?
Danke für die Antwort!
Hallo portavision_de,
Ein Kleinunternehmer, der nicht umsatzsteuerpflichtig ist, muss zwar Rechung ausstellen, darf aber darauf keine Umsatzsteuer ausweisen. Er führt keine USt ab, daher darf der Käufer auch nichts als Vorsteuer berücksichtigen. Der volle Kaufpreis darf als Betriebsausgabe berücksichtigt werden (im Notfall auch ohne ordentliche Rechnung, den Zahlungsbeleg von PayPal als Belegersatz nemen), und es gibt sowieso keine USt zurück.
Grüße
Ich habe auf der Auktionsplattform ebay einen Artikel für 29,90 Euro gekauft und über paypal bezahlt. den Artikel habe ich erhalten. Nun will mir der Händler aber keine Rechnung ausstellen. Er ist der Meinung, er dürfe keine Rechnungen schreiben, da er als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit ist. In seiner letzten Antwort schreibt er mir folgendes: Zitat "Gewerbe- Anmeldung nach § 14 GewO oder § 55 c GewO (GewA1) Ich bin laut § 19 als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit und dürfen keine rechnungen ausstellen !" Zitat ende.
Auch solche Sachen kommen vor. Nun will er erst mal mit seinem Anwalt reden. Bin ja gespannt, was der davon hält.
Das ist ein absolut heißes Thema! Zum einen wissen die Online-Händler, dass ihre Kunden am liebsten per Rechnung bezahlen möchten, zum anderen scheut man aber die Ausfallrisiken (zum Teil zu Recht) und verzichtet dann lieber doch darauf.
Ich schlage jedem Händler vor: Machen Sie doch einmal einen Test! Zuerst einen Tag, dann einmal für ein Wochenende und dann immer längere Perioden. So kann man sich an die Sache herantasten. Es hängt ja auch von der Zielgruppe eines Shops ab, welche Klientel man sich hier „angelt“ und ob diese häufiger nicht bezahlt. Und zu guter Letzt könnte man auch einen externen Dienstleister mit ins Boot holen, der z.B. bei Rechnungskauf die Abwicklung und das Risiko übernimmt. Ich bin auf jeden Fall davon überzeugt, dass man damit mehr Umsatz im Online-Shop erreichen kann, wenn man es richtig anpackt.