Scannen und archivieren
Erfassungssysteme verzahnen sich mit ECM-Software

Konica Minolta demonstriert Messebesuchern auf der DMS EXPO (Halle 7, Stand F003 / G002) anhand praktischer Szenarien das Zusammenspiel der Bizhub-Multifunktionssysteme von Konica Minolta mit dem ECM-System (Enterprise Content Management) Windream.

Das Bundle adressiere insbesondere Unternehmen, die eine integrierte Komplettlösung zur Erfassung, Verwaltung und Archivierung ihrer Dokumente benötigen. Unternehmen sollen die Zugriffszeiten auf Informationen so signifikant reduzieren können.

Konica Minolta zeigt auf der DMS EXPO, wie eingehende Papierdokumente zeitgesteuert und automatisch mit Konica-Minolta-Systemen gescannt werden. Über die neue offene Schnittstelle OpenAPI werden die gescannten Dokumente direkt an den Bizhub-Multifunktionssystemen indexiert und in Windream gespeichert.

Zu Unterscheidung einzelner Dokumente generiert das System Deckblätter mit relevanten Kundeninformationen. Diese Kundeninformationen können direkt aus einer ERP-Anwendung wie SAP/R3 importiert werden. Windream nutzt die Daten dann, um elektronische Kundenakten anzulegen und indiziert die Belege automatisch.

Jeder elektronisch im ECM-System generierte Kundenordner besteht aus Kundennummer und Namen des Kunden. Da Windream Belege automatisch den Kunden- und Vertragsakten zuordnet, soll eine eindeutige Verbindung zwischen Dokumenten und Akten garantiert sein. Kundenakten können bei Bedarf weitere Dokumente wie Angebote oder Technikerreports hinzugefügt werden.

Da die automatische Indexerkennung neu erfasste Dokumente immer im korrekten Kundenordner speichert, sollen durch manuelle Ablage bedingte Fehler der Vergangenheit angehören. (Quelle: Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH, Windream GmbH/