Rund 120 E-Mails sendet und empfängt jeder Arbeitnehmer täglich. Und vor Weihnachten steigt die E-Mail-Flut besonders hoch. Schließlich soll pünktlich zum Ferienbeginn alle Arbeit erledigt sein. Doch: „Die beste E-Mail ist die, die man nicht verschickt", sagt Reinhard Bier, Experte für digitalen Arbeitsschutz beim TÜV Rheinland.
E-Mail-Management: Vor Weihnachten verstopfen die Inboxen
Der übervolle Posteingang sorge für Stress und beschere manchem eine arbeitsreiche Weihnachtszeit. Das ließe sich vermeiden, wenn Führungskräfte und Mitarbeiter in Sachen E-Mail-Kommunikation Regeln festlegen und diese dann konsequent befolgen würden, meint Bier. Sein Tipp: Anstatt endlos E-Mails in einer Art Ping-Pong-Spiel hin und her zu senden, lassen sich Fragen mitunter einfacher per Telefon oder im persönlichen Gespräch klären. Gehe es wirklich nicht ohne E-Mail, sei es ratsam, den Empfängerkreis zu beschränken. „Es sollten nur die Leute in Kopie gesetzt werden, für die eine Nachricht wirklich relevant ist.“
Ein zweiter Tipp: Eindeutig formulierte Betreffzeilen helfen dem Empfänger, eingehende Nachrichten zuzuordnen und systematisch nach Priorität abzuarbeiten. So könnte etwa ein vorangestelltes A im Betreff „Ich erwarte eine Antwort“, ein K für „Ich erwarte Klärung“ und ein I für „Nur zur Information“ stehen. Kurze Terminhinweise wie „Hat Zeit bis nach Weihnachten“ sorgen dafür, dass die Feiertage zumindest aus beruflicher Sicht stressfrei bleiben. (Quelle: TÜV RHeinland/hw)