Nach dem Ende der Pandemie diskutieren viele Firmen über die Anwesenheitspflicht ihrer Beschäftigten, weil viele weiterhin zumindest teilweise im Homeoffice arbeiten möchten. Ein Whitepaper von Bechtle zeigt am Beispiel von Computerzubehör-Hersteller Logitech, wie gleichberechtigte Meetings gelingen.
Das Whitepaper des IT-Systemhauses Bechtle trägt den Titel „Die neue Logik der Arbeit“. Untertitel: „Im Homeoffice und unterwegs so präsent wie am Arbeitsplatz“. Aber nicht alle Vorgesetzten sind begeistert vom Homeoffice-Gedanken, da „dadurch die Kommunikation innerhalb der Teams und damit auch die Produktivität leidet“, wie Bechtle in der Einleitung schreibt. „Doch beide Seiten können von einer flexiblen Anwesenheitsregelung profitieren, wenn zum Beispiel für hybride Besprechungen modernste Technik eingesetzt wird.“ Trotz aller Bedenken zählt hybrides Arbeiten mittlerweile zum guten Ton, wie eine Studie des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO und der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e. V. (DGfP) aus dem Juli 2023 zeigt. Bechtle zieht aus der Studie folgenden Schluss: „Die Arbeitgeber haben erkannt, dass Mitarbeitende auch im Homeoffice effektiv arbeiten und präsent sein können.“
Das Büro als sozialer Kitt
Doch die Studie verschweigt nicht, dass Hybridarbeit auch Nachteile haben kann. So kann zum Beispiel der soziale Zusammenhalt im Büro bröckeln, wenn viele im Homeoffice sitzen. Denn der Arbeitsplatz gelte für viele Angestellte als „Ort für Integration, Identitätsstiftung und Alltagsstrukturierung sowie soziale Teilhabe“, so Bechtle. Damit diese Werte nicht verloren gehen, müsse ein Unternehmen weiterhin als sozialer Ort wahrgenommen werden, empfiehlt die Studie. Diese Stärkung der Gemeinschaft sei wichtig, „denn der Flurfunk oder Diskussionen an der Kaffeemaschine haben schon oft gute Ideen hervorgebracht“, schreibt das IT-Systemhaus. Hybridarbeit erfordere jedoch eine andere Raumnutzung, denn falls „Unternehmen zudem moderne Projektmanagementmethoden wie Scrum nutzen, benötigen sie vielfältige Räumlichkeiten für agile Projektteams. Dazu zählen offene Arbeitsbereiche und Büros für verschieden große Arbeitsgruppen und Teams.“ Außerdem sollten sie verschieden große Besprechungsräume einrichten – inklusive sogenannter „Huddle Rooms“ für „spontane hybride Absprachen in kleiner Runde“ und „Besprechungsräume für dedizierte Zwecke wie Brainstorming, die eine entsprechende Ausstattung benötigen“, so Bechtle. „Kombinieren Unternehmen hybride Arbeit mit Desktop-Sharing, lassen sich Büroarbeitsplätze einsparen, weil stets nur ein Teil des Personals anwesend ist.“
Die Ausstattung von Meetingräumen
Im nächsten Kapital des Whitepapers erläutert das IT-Systemhaus, was Verantwortliche bei der Auswahl der Kollaborationssoftware beachten sollten. Diese muss sich leicht in die IT- und Unternehmensprozesse integrieren lassen, regelmäßige Updates über einen langen Zeitraum bekommen und über einen hohen Verbreitungsgrad verfügen. So lässt sich laut Bechtle beispielsweise Microsoft Teams leicht in eine Microsoft-Umgebung einfügen. Auch die Ausstattung (Mikrofon- und Kameratechnik, Bildschirme, Whiteboards) der Besprechungsräume spielt eine wichtige Rolle. Und: „Die Ausstattung muss möglichst leicht zu bedienen und schnell in Betrieb zu nehmen sein.“ Deshalb empfiehlt das IT-Systemhaus Produkte von Logitech, denn das Unternehmen bietet auch spezielle Lösungen für Konferenzräume. Um welche es sich dabei handelt, wie maßgeschneiderte Besprechungsräume aussehen und welche Zusatztools sich als nützlich erweisen, erfahren Sie im weiteren Verlauf des Whitepapers.
