Business Intelligence, Teil 3

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Marktkenntnis kommt vor der Einführung

Von Oliver Jendro

Den Verzicht auf die IT-gestützte Sichtung der eigenen Zahlen kann sich kaum keine Firma im Wettbewerb mehr leisten. Das hat Teil 1 dieser Serie deutlich gemacht, bevor Teil 2 gezeigt hat, welche Analysemethoden heute parat stehen. Passende Software-Lösungen gibt es schließlich für jede Unternehmensgröße.

Eins vorneweg: Es gibt keine Blaupause für die erfolgreiche Einführung einer BI-Software. Experten mit langjähriger Erfahrung betonen immer wieder, dass BI-Projekte stets auf die Gegebenheiten und Anforderungen des Unternehmens angepasst werden müssen. Für manche Kunden reicht eine kleine Lösung zum Reporting, andere müssen Analyseverfahren von Grund auf selbst entwickeln oder mehrere Pakete kombinieren. Es gibt also kein Universalmittel out of the box. Dazu ist der Markt zu jung und zu wenig standardisiert.

Kriterien bei der Wahl der Software

Wichtig ist, dass Anwender im Vorfeld konkrete Verbesserungspotenziale im Unternehmen identifizieren, die sie mit einer BI-Lösung ansprechen wollen. Ein häufiges Beispiel: Im Unternehmen ist man sich nicht klar, warum das Produkt X ein Flop war. Eine BI-Lösung kann mithilfe der Analyse helfen, das Problem zu finden.

Serie: Business Intelligence
Teil 1 ist harm­los. Business Intelli­gence kennt jeder Unter­nehmer, viel­leicht nur unter an­derem Namen. Teil 2 sagt, welche Fort­schritte IT bei der Kenn­zahlen­analyse macht. Teil 3 wird hand­fest: Welche BI-Anbieter es gibt, was sinn­voll ist und wo­mit Sie rech­nen müssen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist: BI sollte nicht von der Technologie getrieben sein. Es geht in erster Linie um den Nutzen: Entscheidungshilfen und Kennzahlen für das Management und die Mitarbeiter. Aufgabe der IT ist es, die bestmöglichste (und bezahlbare) Lösung zu finden. Ein BI-System, das vieles kann, was aber keiner nutzt, führt den Hauptnutzen ad absurdum – nämlich im Unternehmen Kosten zu senken und Gewinne zu steigern.

Es hat sich außerdem gezeigt, dass viele BI-Projekte daran scheitern, dass sie zu ambitioniert sind. (Das gilt übrigens für viele Unterstützungssysteme, vom Bildmanagement bis zum Dokumentenmanagement.) Bei der Einführung sollte daher die Maxime gelten: Minimaler Einsatz bei maximalen Effekt. Kluge Köpfe führen BI also dort ein, wo sie mit geringem Aufwand den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen erwarten.

Und: BI-Projekte werden meist nur dann erfolgreich, wenn sie einen Sponsor aus der Chefetage haben, einen Entscheidungsträger, der über Abteilungsgrenzen hinweg das Business-Intelligence-Projekt vorantreibt. Zudem empfiehlt es sich, eine Kompetenzgruppe aus Fachabteilungen und der IT-Abteilung zu bilden. Diese legt die Spezifikationen des BI-Projekts fest, wählt die passenden Technologien und Analyseverfahren, überwacht Roll-out, Datenpflege und Analysemethodik.

Anbietergefüge in Bewegung

Um sich einen Überblick über den BI-Markt zu verschaffen, gibt es neben der persönlichen Beratung durch BI-Spezialisten drei frei verfügbare und relevante Quellen: die englischsprachige Gartner-Studie Magic Quadrant for Business Intelligence und für Deutschland die Lünendonk-Liste sowie die BARC-Marktübersicht.

Zu beachten ist allerdings, dass 2007 eine regelrechte Übernahmeschlacht der BI-Anbieter stattfand. Daher sind viele bekannte BI-Softwareprodukte zwar nicht vom Markt verschwunden – ihre Zukunft ist aber ungewiss. Für 2008 ist weiterhin eine Marktbereinigung zu erwarten. Als Übernahmekandidaten gelten alle kleineren, international aufgestellten BI-Anbieter sowie Produktspezialisten in Nischenbereichen. Es daher wenig empfehlenswert – so die Analysten – nur auf eine bestimmte Softwarelösung zu vertrauen, da der Anbieter vielleicht in nächster Zeit aufgekauft wird. Vielmehr ist es sinnvoll, so weit wie möglich auf Standards zu setzen und auf die Portabilität der eingesetzten Produkte zu achten.

Die größten Anbieter auf dem BI-Markt sind Microsoft, Oracle, SAP und IBM. Sie erlangten besonders durch Zukäufe neue Marktanteile; so sicherten sich die IT-Größen BI-Spezialisten wie Business Objects (SAP), Cognos (IBM) und Hyperion (Oracle). Analysten bemängeln allerdings, dass für die Kunden nun häufig unklar ist, ob die zugekauften Unternehmen ihre Produkte eigenständig weiterführen dürfen oder ob diese in einem neuen Produkt aufgehen.

Als Shooting Star gilt derzeit das Unternehmen QlikTech, das durch vergleichsweise einfache Implementierung und schnelle Ad-hoc-Analysen bei Kunden punktet. Als die letzten großen und eigenständigen BI-Unternehmen firmieren SAS und MicroStrategy.

Was BI-Software wert ist

Die Kosten für eine BI-Installation skalieren stark. Eine Pauschalaussage über die Implementierungs- und Betriebskosten lässt sich daher nicht glaubwürdig treffen. Die günstigste Einstiegsvariante ist die Tabellenkalkulation. Sie gibt es in Open-Source-Variante kostenlos, z.B. von OpenOffice.org. Die meisten Unternehmen haben bereits Microsoft Office im Einsatz. Extrakosten kommen daher erst bei dem Kauf von speziellen Zusatzprogrammen auf das Unternehmen zu (Makros, Add-ins, Data-Warehouse-Programme), die Excel oder Access um BI-Funktionalitäten erweitern. Im Mittelstand starke Anbieter wie Sage haben ein BI-Basispaket für 990 Euro im Programm (Office Line).

Nach oben hin ist die Preisskala offen. Je komplexer und vielfältiger die Anforderungen an das BI-System, desto teurer. Wichtig ist, dass die Anschaffungskosten dabei weniger ein Rolle spielen – der eigentliche Kostenfaktor ist der Betrieb der Software. Aufbereitung der Daten, Anpassen der Analyse, Lizenz- und Supportkosten sind die entscheidenden Faktoren. Die wenigsten Anbieter geben Pauschalpreise an. Die Preisbildung geschieht meist im Verkaufsgespräch. Erfahrungsgemäß gibt es kräftige Preisnachlässe, wenn man Upgrades oder erweiterten Support-Service als Gesamtpaket kauft.

Fazit: Erfahrung dienstbar machen

Die Erfahrung hat gezeigt, dass etwa 10 % des IT-Budgets in der Praxis für den BI-Betrieb aufgewendet werden. Selbst bei kleineren Unternehmen müssen für die Pflege und Überprüfung der BI-Daten mehrere Stunden pro Woche eingerechnet werden.

Besonders für mittelständische Unternehmen ist es überlegenswert, sich für die Evaluierung und den Roll-out externe Unterstützung durch Berater ins Haus zu holen. Es meist günstiger, über einen kurzen Projektzeitraum externes Know-how zum Testen und Vergleichen von Software ins Unternehmen zu holen, statt die IT- und Fachabteilung damit zu blockieren.

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