Schatten-IT

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Fachabteilungen kaufen IT zu teuer ein

© robsonphoto, Fotolia

Von Axel Oppermann, Buying|Butler

Die Beschaffung von IT-Lösungen und Digitalem an der IT-Abteilung vorbei wird weiter zunehmen. Das ist so, da müssen wir nicht lange lamentieren. Fachabteilungen nutzen ihre finanziellen Mittel immer stärker, um ihre Bedarfe aus ihrer Sicht richtig zu decken. Aber auch die Entscheider aus dem Marketing und anderen Abteilungen sollten nicht blindlings auf Einkaufstour gehen. Vielmehr gilt es, die richtigen Dienstleister und die richtigen Preise zu finden.

Immer häufiger werden Bestellungen oder Aufträge für IT und digitale Services nicht mehr von der Einkaufsabteilung oder der Unternehmens-IT, sondern von den Fachabteilungen direkt ausgelöst. Glaubt man den unterschiedlichen Studien, so werden bereits heute zwischen 10 und 40 % der Ausgaben für digitale Leistungen an der IT-Abteilung vorbei getätigt.

Das Schattengespenst geht um

Hier wird dann oft von der „Schatten-IT“ gesprochen. Diese Schatten-IT nimmt derzeit in den deutschen Anwenderunternehmen immer größere Ausmaße an. Gemeint ist damit der Einsatz von Informations- und/oder Telekommunikationstechnologie sowie von IT-basierten Prozessen und Organisationsabläufen, die neben der regulären IT(-Abteilung) – und in der Regel ohne deren Wissen – betrieben werden. Dieses Thema, das die IT-Verantwortlichen bereits seit Dekaden beschäftigt, wird zurzeit, bedingt durch Bereitstellungsmodelle wie Cloud Computing, den Trend zur Diversifizierung von Geräten und Services und den Zugriff auf – sowie das Wissen über – Digitales durch die Anwender noch beschleunigt.

Oft werden Wildwuchs, technische oder organisatorische Probleme mit Schatten-IT verbunden. Aber auch die Betrachtung von prozessbezogenen Risiken und geschäftlichen Führungsrisiken führt dazu, dass das Thema in der allgemeinen Diskussion oft negativ besetzt ist. Dabei liegt das zentrale Problem anderswo.

Fachabteilungen lassen zu viel Geld liegen

Wo die Fachabteilungen selbst Software, Cloud-Services oder andere digitale Leistungen beschaffen, werden nur in den seltensten Fällen Rahmenverträge, ausgehandelte Rabattstaffeln oder Service Level einbezogen. Das bedeutet: Das Unternehmen verzichtet direkt auf geldwerte Vorteile.

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Axel Oppermann ist IT-Berater und Gründer des Analystenhauses Avispador. Dort ist aus dem Bedarf heraus der Dienst Buying|Butler entstanden, ein Service zur betreuten Beschaffung von IT und digitalen Gütern, der Unternehmen bei voller Kontrolle über den Einkaufsprozess einen schnellen Kostenvergleich und Zugang zu relevanten alternativen Lieferanten und Dienstleistern liefert. Der Service ist in der Regel kostenlos, unverbindlich und mit unmittelbar klar erkennbaren Vorteilen verbunden. Buying|Butler ist ein kurzfristig einsetzbares, operatives Hilfsmittel, um zeitbezogene Einkaufsziele zu realisieren.


Axel Oppermann, Buying|Butler, Avispador GmbH, Miramstraße 74, Im Hagen Park – Gebäude 8, 34123 Kassel, Tel.: 0800-3216842, buyingbutler@avispador.de, www.buyingbutler.de

Ferner kennen die Verantwortlichen in den Bereichen Marketing oder Personalwesen die Marktgegebenheiten nur ungenügend. Sie haben also kaum Kenntnisse über Markmechanismen, geschweige denn eine Preistransparenz. So ist es eher die Regel als die Ausnahme, dass z.B. bei der Beschaffung einer SaaS-CRM-Lösung Standardrabatte nicht gezogen werden und Nebenabreden über Service Level nicht als Verhandlungsgegenstand eingebracht werden. Die Folge ist, dass Fachabteilungen in der Regel zu teuer einkaufen. Mit anderen Worten: Sie generieren zwar für sich durch die eigenständige Beschaffung – die Initiative – Vorteile, verpassen aber die Chance, eine wirtschaftliche Entscheidung zu treffen und verschwenden Budget.

Empfehlung: IT im Marktvergleich einkaufen

Verantwortliche aus Marketing, Vertrieb, HR oder Organisation, die vorbei an der IT-Abteilung beschaffen, sollten sich nicht durch blinden Aktionismus in Vertragsfallen, Abhängigkeiten oder in zu teure Verträge manövrieren. Vielmehr gilt es, neben den einzelnen Leistungsparametern insbesondere die Preise für Software oder Cloud-Services zu vergleichen. Besonders leicht fällt dieser Vergleich bei Dienstleistungen im Umfeld von Managed Services, Cloud Computing oder bei konkreten Implementierungs- und Migrationsprojekten. Hier gilt es, gezielt die unterschiedlichen Marktpositionen der Dienstleister zu erkennen und für sich zu nutzen.

Kurzum, die klare Empfehlung: Das Beschaffen von IT oder digitalen Gütern durch Fachabteilungen darf keine emotionale Ad-hoc-Entscheidung sein. Vielmehr gilt es, innerhalb der Fachabteilung nüchtern zu analysieren und schlagkräftig zu beschaffen.

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