Elektronisches Personenstandsregister, Teil 2

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Ab 1. Januar 2014 ausschließlich elektronisch

Von Frank Zscheile

Die Stadt Reichenbach im Vogtland zählt zu den inzwischen 22 Kommunen in Sachsen, die ihr Standesamtsverfahren aus der Wolke beziehen und dabei auch ein elektronisches Personenstandsregister einsetzen. Schließlich erscheint es sinnvoll, das man auch die Unterlagen des Familienbuchs nicht mehr als Papier führt, wenn man schon ein elektronisches Fachverfahren aus der Cloud hat.

Das ist mittlerweile sogar gesetzlich geregelt: Mit Inkrafttreten des Personenstandsgesetzes 2009 hat sich im Standesamtswesen bundesweit einiges geändert. So erlegt § 3 PStG den Kommunen seit 1. Januar 2009 die Führung eines elektronischen Personenstandsregisters auf; die Übergangsfrist, innerhalb derer noch Papierregister geführt werden dürfen, endet am 31. Dezember 2013.

Wichtig: Diese Übersicht dient lediglich der Orientierung und ersetzt keinesfalls die fach­männische Beratung durch Rechts­experten. Die Inhalte wurden sorg­fältig recherchiert, dennoch sind Ab­weichungen vom tat­sächlichen Sach­verhalt nicht auszuschließen.

Auch in Reichenbach dokumentierten die Standesbeamten personenbezogene Daten früher wie üblich in Papierform in doppelter Ausführung: Das Hauptbuch war das Standesamtsbuch, als Sicherungskopie diente das Zweitbuch. Gemäß PStG muss jedes Standesamt diese Dokumentation nun spätestens ab 2014 elektronisch durchführen.

Andreas Plietzsch, EDV-Administrator in Reichenbach, zeigt sich mit dem Wechsel zufrieden: „Die Arbeit mit einem elektronischen Personenstandsregister aus der Cloud bietet unserem Standesamt viele Vorteile, darunter höhere Datensicherheit und ein komfortableres Arbeiten für die Standesbeamten.“

Sichere Unterlagen durch doppelte Datenhaltung

Mit dem elektronischen Register, bezogen vom ITC-Rechenzentrum, sind elektronische Einträge inzwischen schneller erstellt als auf Papier. Auch später ist der Zugriff wesentlich schneller, wenn man einzelne Personenstandseinträge einsehen will, denn die Einträge erscheinen auf Knopfdruck am Bildschirm und die Standesbeamten haben einen sofortigen Nachweis über alle Beurkundungen. Auch um die Sicherheit der Unterlagen muss man sich Reichenbach beim Cloud-Betrieb nicht mehr selbst kümmern: Die ITC führt Haupt- und Sicherungsregister, gemäß den gesetzlichen Vorgaben, in zwei verschiedenen Rechenzentren.

E-Government-Serie: Elektronisches Personenstandsregister
Teil 1 nimmt die Scheu vor Cloud-Konzepten für Kommunen und lässt die Standesamtfachverfahren über Web Services laufen. Teil 2 zieht das gesamte Familienbuch in die Cloud um und beschließt mit einem Erfahrungsbericht aus Reichenbach im Vogtland.

Die Verbindung zum Rechenzentrum findet mittels vorbereitetem Remote Desktop via Internet statt, auf die Applikation greifen die Standesbeamten über die bereitgestellten Zugangsdaten zu. „Zwecks elektronischer Signierung haben wir für unsere drei Mitarbeiterinnen USB-Signaturgeräte von Kobil installiert und Signaturkarten des Anbieters Deutsche Post Signtrust angeschafft“, erläutert Andreas Plietzsch. „Die Signaturkomponente fügt sich gut in den Standesamtsworkflow ein.“ Standesamtsoftware und das elektronisches Personenstandsregister laufen bei der ITC – wie es der Gesetzgeber fordert – aus Datenschutzgründen als abgeschlossenes System.

Bitte beachten Sie: Die nationalen Datenschutzgesetze in der EU, also auch das BDSG, wurden zum 25. Mai 2018 durch die Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung ersetzt.
Elektronische Sammelakten
Ein weiteres Thema bei der Einführung der elektronischen Personenstandsregister ist das elektronische Führen der Sammelakten. Hierzu hat Systempartner Lorenz-Orga eine Sammelaktenfunktionen in ePR21+ integriert. Die Standesbeamten können die Dokumente der Sammelakten einscannen, und die Software ordnet diese dem entsprechenden Registereintrag zu. Sammelakten elektronisch zu führen, wird vom Gesetzgeber erlaubt, erspart den Gang in das Archiv und ermöglicht einen wesentlich schnelleren Zugriff auf die Akten.

Fazit: Gute Übertragung schafft schnelle Auskünfte

Durch den Cloud-Betrieb hat sich die Arbeit im Standesamt von Reichenbach im Vogtland sowohl hinsichtlich der Sicherheit wie auch der Bedienerfreundlichkeit und Auskunftsfähigkeit deutlich verbessert, findet Andreas Plietzsch. Besonders wichtig war es ihm, für die neue Lösung nicht die gesamte Netzwerkgestaltung ändern zu müssen. „Für einen reibungslosen Standesamtsbetrieb braucht man eine stabile und leistungsfähige Internet-Verbindung, ein hochverfügbares Rechenzentrum und einen dauerhaft erreichbaren Signaturanbieter. Ein erfolgreicher Cloud-Betrieb hängt vor allem von schnellen Zugriffszeiten zwischen lokalem Signaturkartenleser und Scanner einerseits und der Rechenzentrumslösung andererseits ab“, so das Fazit des EDV-Administrators.

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