ELENA, Teil 1

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Das Ende der Lohnsteuerkarte

Von Sabine Philipp

Seit 1. Januar 2010 müssen Unternehmen, die fest angestellte Mitarbeiter beschäftigen, die Daten nicht nur an die Krankenkassen übermitteln, sondern nach § 97 Abs. 1 SGB IV auch gleichzeitig eine Meldung an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) in Würzburg erstatten.

Durch den Elektronischen Entgeltnachweis (ELENA) sollen laut Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie ab 2012 zunächst die Papierbescheinigungen für Arbeitslosen-, Eltern- und Wohngeld durch elektronische Bescheinigungen ersetzt werden – wenn der Mitarbeiter (Teilnehmer) den entsprechenden Behörden die Erlaubnis zum Datenabruf bei der ZSS erteilt hat und sich ein entsprechendes Zertifikat besorgt, das ihn ausweist.

Achtung! Bitte beachten Sie: Dieser Beitrag ist inhaltlich z.T. überholt und wird nicht mehr aktualisiert. Das Thema ist mittlerweile im MittelstandsWiki an anderer Stelle neu dargestellt.
Wichtig: Diese Übersicht dient lediglich der Orientierung und ersetzt keinesfalls die fach­männische Beratung durch Rechts­experten. Die Inhalte wurden sorg­fältig recherchiert, dennoch sind Ab­weichungen vom tat­sächlichen Sach­verhalt nicht auszuschließen.

Bis 2012 müssen Sie aber auf jeden Fall noch parallel Papierdokumente erstellen. Sollte alles gut laufen, werden ab 2015 sämtliche Bescheinigungen des Sozialrechts in das Verfahren eingebunden werden können. Laut Bundeswirtschaftsministerium sollen dann bis zu 95 % aller Bescheinigungen von Sozialleistungen elektronisch verfügbar sein.

Serie: ELENA
Teil 1 erklärt, wie sich der Bund den Elek­tro­ni­schen Ent­gelt­nachweis denkt – und was er von Unter­nehmen da­für verlangt. Teil 2 geht auf die Nummern­vergabe ein und sagt, wel­che E-Proto­kolle Sie wie lange archi­vieren müssen.

Software und Signatur

Um am Verfahren teilzunehmen, benötigen Sie passende Software. In der Regel enthalten die Programme, mit denen Sie sonst die Sozialversicherungsmeldungen an die Krankenkassen erstellen, ein solches Modul – falls nicht bzw. wenn Sie sich erst ein solches Programm besorgen müssen, bietet sich das kostenlose sv.net/classic an, das die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) zu Datenübermittlung entwickelt hat. Falls Sie bereits eine ältere Version verwenden, müssen Sie seit 1. März 2010 auf sv.net/classic 10.0 aufrüsten, da die Vorgänger ab dann nicht mehr gültig sind. (Die SaaS-Variante sv.net/online können Sie zurzeit nicht für Elena verwenden.)

Damit das Ganze rechtskonform wird, benötigen Sie noch eine Signaturkarte. Am besten von einem Trust Center, das auch vom Finanzamt akzeptiert wird. Die entsprechenden Anbieter finden Sie auf den Seiten von Elster online.

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Schwarz auf Weiß
Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Magazin­reihe. Einen Über­blick mit freien Down­load-Links zu sämt­lichen Einzel­heften bekommen Sie online im Presse­zentrum des MittelstandsWiki.

Multifunktionale Verdienstsätze

Monatlich übermitteln Sie die Daten in Form des so genannten Multifunktionalen Verdienstsatzes (MVDS), den Sie für jeden angestellten Mitarbeiter erstellen – auch für 400-Euro-Kräfte (es sei denn, der Minijobber ist in einem Privathaushalt angestellt). Diese Verdienstsätze werden in einer Datei zusammengefasst, die 2000 MVDS bei einer Sendung per Mail enthalten können.

Der Reihe nach
Sie sind dazu verpflichtet, die MVDS lücken­los ab der ersten Aus­gabe zu numme­rieren. Wichtig: Falls Sie eine Sen­dung aktuali­sieren möch­ten, müs­sen Sie erst eine Stor­nie­rung schicken. Ein Bei­spiel: Sie möch­ten eine MVDS mit der Num­mer 4 stor­nie­ren. Dann muss die Stor­nie­rung die Num­mer 5 haben. Die neuen, ak­tuali­sier­ten Da­ten be­kom­men dann die Nummer 6.

In den MVDS tragen Sie die Vorgänge des jeweiligen Monats ein. Nach § 97 Abs. 1 SGB IV müssen Sie aktuell insbesondere folgende Daten melden: die Versicherungsnummer des Angestellten, Familiennamen, Vornamen, Geburtstag, Adresse, das erfasste Einkommen in Euro, Beginn und Ende des Zeitraums, für den das erfasste Einkommen erzielt worden ist, die Art des Einkommens sowie Name und Anschrift des Arbeitgebers und Ihre Betriebsnummer.

Weitere Daten wie z.B. Fehlzeiten sind nur dann zu melden, wenn sie tatsächlich stattgefunden haben. Um welche Daten es sich hierbei handelt und wie die entsprechenden Codes dazu aussehen, erfahren Sie nebst weiteren Informationen auf den ELENA-Seiten der Deutschen Rentenversicherung Bund.

Wichtig: Den MVDS müssen Sie übrigens auch für Monate melden, in denen die Beschäftigten kein Geld von Ihnen gesehen haben, obwohl Sie noch bei Ihnen beschäftigt waren, z.B. weil sie sich gerade in der Elternzeit befinden.

Wie Sie an die nötigen Nummern kommen und welche Aufbewahrungs- und Informationspflichten das System flankieren, führt Teil 2 dieser Serie genauer aus.

Nützliche Links