ELENA, Teil 2

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Neue Pflichten für Arbeitgeber

Von Sabine Philipp

Der erste Teil dieser Serie zum Elektronischen Entgeltnachweis hat sich bereits bis zu den Multifunktionalen Verdienstsätzen durchgehangelt. Um einen solchen MVDS überhaupt erstellen zu können, benötigen Sie aber als Erstes die Versicherungsnummer Ihres Mitarbeiters und Ihre Betriebsnummer.

Achtung! Bitte beachten Sie: Dieser Beitrag ist inhaltlich z.T. überholt und wird nicht mehr aktualisiert. Das Thema ist mittlerweile im MittelstandsWiki an anderer Stelle neu dargestellt.
Wichtig: Diese Übersicht dient lediglich der Orientierung und ersetzt keinesfalls die fach­männische Beratung durch Rechts­experten. Die Inhalte wurden sorg­fältig recherchiert, dennoch sind Ab­weichungen vom tat­sächlichen Sach­verhalt nicht auszuschließen.

Nummern auf Anfrage

Die Betriebsnummer bekommen Sie beim Betriebsnummern-Service (BNS) der Bundesagentur für Arbeit (BA) in Saarbrücken. Er erfasst gleichzeitig die in diesem Zusammenhang erforderlichen Betriebsdaten. Wenn Sie die Betriebsnummer schriftlich beantragen, beträgt die derzeitige Bearbeitungsdauer laut Agentur drei Arbeitstage.

Nach § 5 Abs. 5 Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) sind Sie als Arbeitgeber außerdem dazu verpflichtet, alle Änderungen der Betriebsdaten dem BNS mitzuteilen. Sie erreichen ihn telefonisch von Montag bis Freitag zwischen 8 und 18 Uhr über (01801) 664466 oder per Mail unter betriebsnummernservice@arbeitsagentur.de.

Die Versicherungsnummer Ihres Angestellten steht in seinem Sozialversicherungsausweis. Sie können sie auch herausfinden, indem Sie den Datensatz Vergabe einer Versicherungs-/Verfahrensnummer“ (DSVV) an das ZSS schicken. Falls der Mitarbeiter schon eine Versicherungsnummer haben sollte, teilt man Ihnen diese mit. Falls nicht, wird mit der Meldung bei der Krankenkasse die Vergabe durch den zuständigen Rentenversicherungsträger ausgelöst. Der teilt die Nummer dem Beschäftigten mit. (Für Ihre Mitarbeiter brauchen Sie nur die Versicherungsnummer; die ebenfalls genannte Verfahrensnummer ist meist nur für Beamte von Belang.)

E-Quittungen abheften

Nachdem Sie die Daten versendet haben, müssen Sie nach § 97 Abs. 2 SGB IV protokollieren, dass Sie sie auch verschickt haben. Die Protokollierung umfasst den Absendezeitpunkt, den Monat, für den die Meldung erfolgt, die Versicherungsnummer des Teilnehmers und Ihre Betriebsnummer.

Am besten geht das mit den Rückmeldungen der Zentralen Speicherstelle. Diese muss nämlich nach § 99 Abs. 2 SGB IV die Daten auf Schlüssigkeit und Vollständigkeit prüfen und protokollieren. Dann gibt sie Ihnen ein Feedback, ob alles richtig angekommen ist. Wenn nicht, kriegen Sie eine entsprechende Fehlermeldung und müssen noch mal ran. Die Protokolle müssen Sie gemäß § 97 Abs. 2 SGB IV zwei Jahre aufheben und anschließend aus Datenschutzgründen löschen – außer falls sie in einem Verfahren benötigt werden.

Mitarbeiter aufklären

Arbeitnehmer haben nach § 97 Abs. 1 SGB IV ein Recht darauf zu wissen, dass Sie die Daten an die ZSS übermitteln. Es ist aber ausreichend, wenn Sie auf dem Lohnzettel einen Hinweis anbringen. Auf der offiziellen DRV-Webseite wird folgender Beispieltext empfohlen:

„Wir sind seit 1. Januar 2010 gesetzlich verpflichtet, monatlich die in Ihrer Entgeltabrechnung enthaltenen Daten im Rahmen des Verfahrens ELENA an die Zentrale Speicherstelle zu übermitteln.“
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Schwarz auf Weiß
Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Magazin­reihe. Einen Über­blick mit freien Down­load-Links zu sämt­lichen Einzel­heften bekommen Sie online im Presse­zentrum des MittelstandsWiki.

Zusätzlich rät der Arbeitskreis ELENA einmalig bei der ersten Entgeltabrechnung folgenden Text anzufügen:

„Das Gesetz über den Elektronischen Entgeltnachweis (kurz: ELENA) regelt, wie Bürger ihre Beschäftigungszeiten und Arbeitsentgelte nachweisen, wenn sie Sozialleistungen beantragen. Alle Arbeitgeber sind ab dem 1. Januar 2010 verpflichtet, die Entgeltdaten ihrer Beschäftigten an die Zentrale Speicherstelle zu übermitteln. Zum 1. Januar 2012 startet dann der Datenabruf des ELENA-Verfahrens.“

Falls Sie Rückfragen zu ELENA haben, können Sie sie unter der Nummer (01805) 35362-0 von Montag bis Freitag 8–20 Uhr stellen; E-Mails werden unter support@das-elena-verfahren.de entgegengenommen.

Erstanmeldung bei der Kasse

Bevor sie aber überhaupt einen Gedanken an das Meldeverfahren verschwenden, müssen Sie Ihre fest angestellten Mitarbeiter mit der ersten Lohn- und Gehaltsabrechnung bzw. spätestens sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn bei der Krankenkasse anmelden, bei der sie Mitglied sind. Die Kasse leitet die Informationen dann an die anderen Versicherungsträger wie z.B. an die Rentenversicherung weiter.

Sobald ein Mitarbeiter die Krankenkasse gewechselt hat, müssen Sie ihn bei der entsprechenden Versicherung neu anmelden.

Serie: ELENA
Teil 1 erklärt, wie sich der Bund den Elek­tro­ni­schen Ent­gelt­nachweis denkt – und was er von Unter­nehmen da­für verlangt. Teil 2 geht auf die Nummern­vergabe ein und sagt, wel­che E-Proto­kolle Sie wie lange archi­vieren müssen.

Dann sind Sie noch dazu verpflichtet, den Gesamtsozialversicherungsbeitrag an die Krankenkassen zu überweisen. Das Geld muss spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats eingegangen sein. Als Zahltag gilt immer der Tag, an dem der Versicherer über das Geld verfügen kann. Wie viel Geld Sie locker machen müssen, erklärt Ihnen die Krankenkasse.

Fazit: In letzter Instanz

Auch wenn Sie vorerst doppelte Arbeit haben, so soll doch ein Lohn in Form von weniger Bürokratieaufwand winken. Das Bundeswirtschaftsministerium spricht in seiner PDF-Broschüre von einer jährlichen Entlastung von 85 Mio. Euro allein für die Arbeitgeber – aber nur, wenn das Verfahren bis dahin nicht gekippt wird. Der Arbeitskreis Vorratsdatenspeicherung und der Verein zur Förderung des öffentlichen bewegten und unbewegten Datenverkehrs e.V. haben aus Datenschutzbedenken bereits eine Massenklage bei Bundesverfassungsgericht eingereicht.

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