Employee Self Service

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Seine Daten weiß jeder selbst am besten

Von Barbara Wenz

Als Employee Self Service (ESS), was man nicht wortwörtlich, aber sinngemäß mit „Arbeitnehmerselbstverwaltung“ übersetzen könnte, bezeichnet man in der computergestützten Personalverwaltung internet- bzw. intranetbasierte Anfragesysteme, auf denen sich die Arbeitnehmer selbst einloggen und eigene Daten anzeigen lassen, eintragen und ändern können.

Es liegt auf der Hand, dass Sicherheitsbedingungen und die Bedienerfreundlichkeit einer solchen Benutzeroberfläche höchsten Anforderungen genügen sollten.

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Einträge online abheften

Über ein zentrales Portal und mittels eines Internet-Browsers melden sich die Mitarbeiter im ESS-System an. (Wie so etwas aussieht, zeigt z.B. das ESS-Zugangscenter für die Mitarbeiter der Verwaltungsbehörde des US-Bundesstaates Kansas.) Nach der Anmeldung können sich die Mitarbeiter betriebsinterne Daten wie Telefonbücher oder Stellenausschreibungen ansehen, Zeitkonten mit Urlaubstagen und Fehlzeiten in der Tagesansicht, Wochen- oder Monatsübersicht anzeigen lassen und die Anwesenheitszeiten selbst einpflegen.

Außerdem ist es auf diese Weise möglich, schnell und einfach ein neues Passwort zu wählen, Urlaubsanträge einzureichen oder anfallende Änderungen von Adresse oder Bankverbindung (die so genannte Stammdatenverwaltung) direkt vorzunehmen. Sogar Reisekosten können mit Hilfe dieser Technik eingereicht und Bescheinigungen selbst erstellt und ausgedruckt werden.

Ein ESS-System kann als eigenständige Anwendung laufen (standalone) oder als Komponente einer großen Enterprise-Resource-Management-Applikation.

Ressourcen zurückgewinnen

Der Hauptvorteil aber ist, dass ein ESS-System nicht von der Anwesenheit der Mitarbeiter in der Personalabteilung abhängig ist. Stattdessen bietet es 24 Stunden am Tag und sieben Tage die Woche Zugang. Die Kollegen der Personalabteilungen gewinnen im Gegenzug ihre Kapazitäten zurück und können sich wieder verstärkt ihren strategischen und beratenden Funktionen (z.B. Personalentwicklung und Personalbeschaffung) zuwenden.

Hinzu kommt noch, dass elektronisch selbstverwaltet geführte Personalakten und Zeitkonten nicht nur den Papieranfall im Personalbüro, sondern auch die telefonischen Anfragen von Mitarbeitern wegen Bescheinigungen und Anträgen usw. deutlich reduzieren.

Für Sicherheit und Service sorgen

Die Zugriffsberechtigungen müssen zuverlässig greifen und nach den individuellen betrieblichen Erfordernissen vergeben werden – und zwar sehr sorgfältig. Denn hier geht es nahezu ausnahmslos um sensible Personendaten oder gar Lohnkonten; die müssen geschützt sein und bleiben.

Ein weiteres Problem liegt in der Organisation der notwendigen Trainingsmaßnahmen für die Einweisung der Mitarbeiter auf die Datenselbstverwaltung; je nach Unternehmensgröße kann sich das durchaus als Herausforderung gestalten. Nicht jeder Mitarbeiter benutzt einen PC-Arbeitsplatz, deshalb kann unter Umständen die Installation von Terminals mit Touchscreen-Oberfläche (die man durch Berührung des Bildschirms bedient) an leicht erreichbaren Stellen im Betrieb notwendig sein, was die Anschaffungs- und Installationskosten deutlich in die Höhe treibt.

Fazit: Gute Mitarbeiter, guter ESS

Die computergestützte Mitarbeiterselbstverwaltung hat sich bereits in etlichen Bereichen durchgesetzt, vor allem in Organisationen wie Ämtern und Behörden. In Deutschland haben Employee-Self-Service-Konzepte vor allem damit zu kämpfen, dass „Self Service“ sonst „Selbstbedienung“ heißt und als verbreitete Einstellung keinen guten Ruf genießt.

In der Praxis liegt das Problem oft weniger darin, ob man seinen Mitarbeitern zu sehr vertrauen müsste (so weit reichen die Befugnisse über ein solches System in der Regel gar nicht), sondern dass Sie insgesamt ein durchgängiges Maß an Kooperation in der Belegschaft brauchen – auch in der Personalverwaltung. Erwarten Sie also nicht zu viel, sondern formulieren Sie auch hier möglichst klar Ihre Anforderungen und Notwendigkeiten. Dann stellt sich rasch heraus, ob Arbeitnehmerselbstverwaltung bei Ihnen das Richtige wäre.

Nützliche Links

Für ESS-Systeme gibt es maßgeschneiderte Branchenlösungen, zum Beispiel für Krankenhäuser, Universitäten und Behörden. Bekannte Anbieter sind Oracle Peoplesoft und SAP (Informationen jeweils auf Englisch). Einige kritische Überlegungen zu ESS-Systemen finden Sie auf org-portal.org.