Enterprise Search, Teil 1

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Ein Mausklick zeigt die Fundstelle

Von Sabine Philipp

Dass Google nichts innerhalb Ihres Unternehmens findet, ist meist kein Wunder. Zielgenauer und effizienter ist eine interne Suchmaschine mit Firmenreichweite. Eine solche Enterprise Search ist einfach aufgestellt, lernt dazu und hilft Mitarbeitern, schnell und unkompliziert genau die Informationen zu finden, die sie für die Arbeit benötigen.

Zu viel Zeit vertun Angestellte mit der Suche nach Dateien, Mails, Adressen und abgelegten Projekten – mindestens 15 %, schätzt die Hälfte der Betriebe bei einer jüngeren Untersuchung; ein weiteres Viertel gibt sogar ganze 20 % ans Stöbern verloren.

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Ob die gewünschte Information dann auch gefunden wird, ist dennoch fraglich. Denn jährlich nimmt die Datenflut um 60 % zu, wie die Studie „The Diverse and Exploding Digital Universe“ der International Data Corporation (IDC) belegt. Das geht quer durch Branche und Firmengröße; tatsächlich sind kleinere Unternehmen sogar gefährdeter, weil die Mitarbeiter in Stoßzeiten meist unter Druck und weniger systematisiert ablegen. Tagtäglich passiert es daher, dass die wichtige Informationen verschüttet gehen. Dokumenten, die einmal falsch abgespeichert wurden, ist besonders schwer auf die Spur zu kommen.

Ein weiteres Problem der wuchernden Datenmasse ist, dass viele Probleme mehrmals gelöst werden müssen, weil der eine Mitarbeiter nicht weiß, dass ein anderer Kollege bereits vor derselben Fragestellung stand. Mehr denn je gilt die eherne Weisheit des Informationszeitalters: Es ist nicht so wichtig, was man weiß, sondern wo man die Information dazu findet.

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Der gebürtige Schwabe Jürgen Lange ist in In­for­matik und Be­triebs­wirtschaft gleicher­maßen hei­misch. Der Ge­schäfts­führer der xdot GmbH und Vor­stand der Mutter­gesellschaft Con­votis AG bringt als Enterprise-Search-Ex­perte bereits eigene System­haus­erfahrung mit. Das richtet er be­wusst auf den deut­schen Markt aus, wo er regel­mäßig mit Re­gional­verbänden kooperiert.

Eine schnelle und erstaunlich unkomplizierte Lösung, um dieses Problem in den Griff zu bekommen, sind firmeninterne Suchmaschinen. „In den Vereinigten Staaten sind sie schon gang und gäbe“, erklärt Fachmann Jürgen Lange. Dort werden schon regelrechte Stabstellen für die hilfreichen Programme gebildet. Die Lösung hat auf jeden Fall einen unschlagbaren Vorteil: Sie ist nicht aufwändig, und es braucht kein großes Team, um sie einzuführen.

Was Datenscouts können

„Die Suche bei Enterprise Search funktioniert im Grunde genauso wie bei Google oder Yahoo. Der Mitarbeiter gibt seinen Suchbegriff ein und erhält die Informationen. Dabei ist es nebensächlich, ob es sich um ein Word-Dokument oder um einen Datenbankeintrag handelt“, erklärt Lange.

Das Programm lässt sich im Grunde als eine große Metasuchmaschine begreifen. Es indiziert die vorgegebenen Datenbereiche nebst Zugriffsrechten und Begleitdaten (z.B. dem Erstellungsdatum) und generiert parallel dazu einen Index als Inhaltsverzeichnis. Auf den greift der suchende Mitarbeiter zu und wird automatisch zum Standort der Information geführt. Selbst die Inhalte von USB-Sticks und DVDs können auf diese Weise indexiert werden. Das Programm merkt sich, wo der Inhalt liegt und gibt dem Suchenden ohne Zögern die entscheidende Auskunft.

Da diese Art von Suche nicht live auf den Originaldaten erfolgt, geht sie schneller vonstatten. Allerdings: Um effiziente Ergebnisse zu liefern, muss der Index stets auf dem neuesten Stand gehalten werden. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten: Die häufigste und unkomplizierteste Lösung ist die zeitgesteuerte Indexierung. Dabei werden die Daten zu festgelegten Zeiten erfasst. Firmen mit zeitkritischen Geschäftsprozessen (z.B. Handelsunternehmen) setzen hingegen gerne eine Live-Indexierung ein.

Technisch muss die Suchmaschine so ausgestattet sein, dass sie plattformunabhängig agiert und klaglos mit dem Fileserver, den Datenbanken und E-Mail-Systemen arbeiten kann. Außerdem kann der Mitarbeiter viel Zeit sparen, wenn bestimmte Informationsportale, z.B. der Lieferanten, gleich mit abgesucht werden. Falls externe Webseiten oder Suchmaschinen einbezogen werden, ist natürlich auf eine gute Firewall und geeigneten Virenschutz zu achten.

Serie: Enterprise Search

  • Teil 1 sagt, warum firmen­interne Such­maschinen die bes­sere Alter­native zum Web­stö­bern sind.
  • Teil 2 gibt Tipps zur Treffer­quote und wirft das Thema Zugriffs­rechte auf.
  • Teil 3 warnt vor zweifel­haften Ge­schäfts­modellen und sagt, wel­che An­bieter der Daten­sicherheit ge­recht werden.

Gut justiert gibt Treffer

Damit die interne Suchmaschine die Mitarbeiter effizient unterstützen kann, ist ein gutes Konzept maßgeblich. Die entscheidenden Punkte, die das Unternehmen im Vorfeld abklären sollte, sind

  • wo die Daten liegen,
  • in welcher Form sie verfügbar sind; welche Daten strukturiert sind (Datenbankeinträge) und welche nicht (z.B. Word-Dokumente),
  • wie die Ergebnisse gefunden werden sollen und
  • was die Mitarbeiter mit dem Suchwerkzeug alles tun können sollen.

Und schließlich die wichtigste Frage:

  • Welches Wissen soll wem zugänglich gemacht werden? (Hier kann die Suchmaschine meist auf bereits vorgegebene Strukturen der Rechtevergabe zugreifen.)

Nachschlagen und anwenden

Wie bei allen IT-Projekten, die auf die Kooperation der Belegschaft angewiesen sind, sollte auch bei der Implementierung der firmeninternen Suchmaschine der Betriebsrat involviert werden, der oft ein IT-Mitbestimmungsrecht hat. Aber auch sonst ist eine offene Kommunikation essenziell. Denn die neue Transparenz kann auch Ängste unter den Angestellten hervorrufen.

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Schwarz auf weiß: Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Magazinreihe. Einen Überblick mit freien Download-Links zu sämtlichen Einzelheften bekommen Sie online im Pressezentrum des MittelstandsWiki.

Es sollte daher unbedingt kommuniziert werden, dass es nicht darum geht, Mitarbeiter auszuspionieren. Vielmehr muss vermittelt werden, dass Transparenz geschaffen werden soll – eine Transparenz, die ein effizienteres Arbeiten möglich macht und von der auch die Beschäftigten profitieren. Deren Rechte gilt es dabei in etlichen Dingen sorgfältig zu berücksichtigen. So können z.B. nur die E-Mails in die Suche einbezogen werden, die der Mitarbeiter freigibt (ähnlich wie bei der Vertreterregelung, bei der dem Kollegen meist auch nicht automatisch alle Rechte eingeräumt werden).

Was in Sachen Sicherheit zu beachten ist und wie die Suche am besten klappt, zeigt Teil 2 dieser Serie.

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