Externe IT-Spezialisten, Teil 2

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Pakete lassen sich leichter abrechnen

Von Sabine Philipp

Ist die technische Seite einmal geklärt, stellt sich noch die Frage, wie bei externen Programmierern eine vertrauenswürdige Zeiterfassung aussieht. Das bleibt schwierig. Denn ganz korrekt lässt sich der Zeitaufwand eigentlich nur bei Mitarbeitern aufzeichnen, die Telefonsupport leisten. Dort protokolliert eine virtuelle Automatic Call Distribution (ACD) sämtliche Gespräche.

Um die genaue Arbeitszeit bei Programmierern zu berechnen, könnte man höchstens auf dem Server oder auf der Entwicklungsumgebung eine Zeitmessfunktion einbauen, die festhält, wann der Programmierer auf den Server bzw. einen Abschnitt zugreift. Nur: Damit wäre allenfalls belegt, dass der externe Mitarbeiter eingeloggt ist, nicht aber, ob und was er geleistet hat. Das Ergebnis bleibt am Ende aber doch das Entscheidende.

Daher vergeben die meisten Unternehmen, die von außerhalb programmieren lassen, lieber feste Budgets oder Zeitkontingent. Der Auftraggeber schreibt dann ein anstehendes Projekt für einen bestimmten Preis aus oder schnürt Pakete, deren Aufgaben im vorgegebenen Zeit- und Finanzrahmen erledigt werden sollen.

Denn letztlich wird sich wohl kein freiberuflicher Programmierer finden, der sich in eine Zeiterfassung aufnehmen lässt. Ganz abgesehen davon, dass dies als klares Indiz für Scheinselbstständigkeit gewertet werden könnte – und die kann einem Unternehmer rasch zum Verhängnis werden. Im schlimmsten Fall müssen Sie den Experten fest einstellen und die Sozialabgaben für mehrere Jahre nachbezahlen.

Im Zweifelsfall schriftlich

Verdächtig erscheinen den Behören erfahrungsgemäß diejenigen Freiberufler, die im Wesentlichen und auf Dauer nur für einen Auftraggeber arbeiten, mit dem fünf Sechstel des Umsatzes generiert werden. Sollten sie kurz zuvor gar dieselbe Tätigkeit als fest angestellte Beschäftigte für den gleichen Arbeitgeber geleistet haben, wird das Amt ganz besonders schnell misstrauisch. Kritisch kann es auch werden, wenn der Programmierer fest in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers eingebunden ist und nicht als freier Unternehmer auf dem Markt auftritt.

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Schwarz auf Weiß
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Wer auf Nummer sicher gehen will, kann sich im Vorfeld schriftlich bestätigen lassen, dass er nicht der einzige Arbeitgeber ist. Ohnehin empfiehlt es sich, einiges auf Papier festzuhalten, z.B. die Frage, bei wem die Eigentumsrechte an der Programmierleistung letztendlich verbleiben; sinnvoll sind auch eine Vereinbarung zum Datenschutz und eine Geheimhaltungsvereinbarung, im Zweifelsfall mit saftigen Konventionalstrafen. Interessant ist ebenso, ob der freischaffende Anbieter betriebshaftpflichtversichert ist.

Generell sollte vor der Arbeit ein Werkvertrag aufgesetzt werden. Wer keinen kompetenten Rechtsbeistand zur Seite hat, der die juristischen Fragen im Vorfeld klärt, kann Hilfe bei guten Vermittlern von IT-Freiberuflern bekommen. Die sind auch gefragt, wenn ganz schnell Spezialisten gesucht sind. Da bei seriösen Anbietern schon eine Vorauswahl stattfindet, wird auch sichergestellt, dass nur Könner vermittelt werden.

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Alex Gerritsen ist Senior Sales Manager und Geschäfts­führer der deutschen Nieder­lassung von Computer Futures, Genuss­mensch und Worka­holic zugleich. Er brachte die IT-Personal­beratung 2004 nach Deutsch­land, wo sich das eng­lische Mo­dell erfolg­reich zeigt: Aus vier Mit­arbeitern wur­den bereits vier Stand­orte (Frank­furt/Main, Ham­burg, Stutt­gart und Mün­chen).

IT-Truppen rasch rekrutiert

Alex Gerritsen, Geschäftsführer Deutschland von Computer Futures, sieht das Personalproblem gelassen: „Teams mit freiberuflichen Profis können sehr kurzfristig zusammengestellt werden“, sagt er. Das seit 23 Jahren tätige Personalberatungsunternehmen hat sich auf die Vermittlung von hochqualifizierten IT-Fachkräften spezialisiert. „Unsere Maxime ist es, innerhalb von 48 Stunden den geeigneten Kandidaten beim Kunden vorzustellen. Die Stundensätze für die Spezialisten liegen je nach Fachgebiet zwischen 65 und 85 Euro. Aktuell etwas teurer sind z.B. SAP-Berater und Datenbankspezialisten. Hier können Spitzensätze von bis zu 110 Euro pro Stunde erzielt werden“, meint der gebürtige Niederländer.

Auch wenn das auf den ersten Blick teuer erscheint, warnt Gerittsen davor, am falschen Ende zu sparen. „Hoch qualifizierte IT-Spezialisten kosten aufgrund des Fachkräftemangels in Deutschland ihr Geld. Die Kosten machen sie durch Erfahrung aber wieder mehr als wett. Denn Profis wickeln IT-Projekte schneller und effektiver ab, wodurch wiederum auf Kundenseite eine Kostenersparnis entsteht.“

Marktportal für IT-Projekte
Wer sich zunächst selbst ein wenig umtun will, für den lohnt sich ein Blick auf www.gulp.de. Neben 71.215 ge­liste­ten IT-Frei­beruflern (Stand: 26. November 2009) finden Sie auf der Seite einen Stunden­satz­kalkulator und viele Tipps für den Ein­satz von Selbst­ständigen.

Headhunter für Projektkräfte

Wie kann man aber sicher gehen, dass der Berater wirklich gut ist und die richtigen Leute vermittelt?

Christian Hontheim, Senior Consultant bei Computer Futures, sagt: „Sie sollten vor allem auf die Erfahrung und die Marktexpertise des Vermittlers achten. Er muss durch sein Fachwissen genau erkennen können, wie qualifiziert die IT-Spezialisten wirklich sind. Dies wird zusätzlich durch ausgiebige Referenzprüfungen nochmals bestätigt, so dass der Kunde nahezu keinerlei Risiko fährt, sich ein ,faules Ei‘ ins Nest zu legen. Wichtig ist auch, dass die nötige Infrastruktur (z.B. eine Datenbank mit Lebensläufen, ein nationales und internationales Netzwerk, das entsprechende Budget zur Anzeigenschaltung etc.) zur Kandidatensuche vorhanden ist. Denn nur dann kann man schnell Experten mit raren Skills mobilisieren.“ Computer Futures verfügt z.B. über eine Profiledatenbank mit aktuell rund 800.000 Lebensläufen.

Serie: Externe IT-Spezialisten
Teil 1 setzt die techni­schen Bedin­gungen aus­einander: sichere Daten­anbindung und Ent­wicklungs­umgebungen. Teil 2 widmet sich der ge­schäft­lichen Seite und sagt, wie man die Leistun­gen am besten ab­rechnet, was im Ver­trag stehen sollte und wo man auf die Schnelle die richtigen Pro­grammierer findet.

Ein besonders gutes Qualitätsmerkmal ist jedoch, dass vor der eigentlichen Beratungstätigkeit eine genaue Analyse für und mit den Kunden erstellt wird. Dazu noch einmal Alex Gerritsen: „Der Consultant muss klären bzw. durch gezielte Fragestellung herausfinden, welcher Bedarf denn genau beim Kunden besteht. Wir haben eigens dafür ein Tool entwickelt, mit dem der genaue Need des Kunden ermittelt wird.“

Diese Leistung sollte noch kostenlos sein. „Manche Firmen nehmen vorab 1000 bis 5000 Euro für eine solche Analyse“, so Gerritsen. „Wir verlangen kein extra Geld dafür. Computer Futures stellt dem Unternehmer lediglich, je nach Aufwand, einen vorher verhandelten Betrag in Rechnung, der sich am Gehalt des Spezialisten orientiert. Dafür begleiten wir unsere Kunden aber auch den ganzen Prozess entlang und übernehmen alle administrativen Aufgaben – auch nach Vertragsabschluss. Des Weiteren stellen wir zu 100 % sicher, dass beim zukünftigen Personal datenschutzrechtlich und in Sachen Scheinselbstständigkeit keinerlei Probleme auftauchen können. Dieses Risiko für den Kunden wird bereits im Vorfeld von unserer Seite vollständig eliminiert.“

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