Druckkosten senken

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Jede Patrone schießt ein Loch in den Erlös

Von Fritz Meier für hd-toner.de

Druckkosten gehören in vielen Unternehmen im Mittelstand zu den ärgerlichsten Kosten überhaupt – zu Recht. Denn ein Großteil der laufenden Ausgaben für Tinte, Toner und Papier ist in der Tat überflüssig. Wer sich keine systematischen Managed Document Services leisten mag, um für ein optimales Output Management zu sorgen, kann dennoch eine Menge Geld sparen, und zwar bereits mit recht einfachen Mitteln.

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In Organisationen, Behörden und Unternehmen sind Druckkosten ein hoher Kostenfaktor, den viele Unternehmen unterschätzen und der schwer zu kontrollieren ist, weil oft viele Mitarbeiter denselben Printer ansteuern. Bei der Anschaffung wird zwar meist scharf auf die Kostenfrage geschaut, doch wenn es um das Druckmanagement im laufenden Betrieb geht, gelingt es vielen nicht, eine Optimierung durchzusetzen. Vielmehr ist es weiterhin so, dass viele Unternehmen gar nicht wissen, welche Beträge ihr Druckerpark überhaupt verschlingt.

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Fritz Meier ist im Bereich Marketing bei der Trensco GmbH tätig. Das Unternehmen hat sich auf den Vertrieb von professionellem Bürobedarf und Druckerzubehör spezialisiert.


Trensco GmbH, HD-Toner.de, Am Funkturm 11, 29525 Uelzen, Tel.: 0581-20839393, info@trensco.com, www.hd-toner.de

Acht Tipps, um Druckkosten zu senken

Den richtigen Drucker kaufen

Schon beim Druckerkauf sollte man auf die Effizienz des Geräts achten. Manchmal lohnt es sich sogar, seinen Druckerpark komplett gegen rentablere Geräte auszutauschen. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn die Folgekosten enorm hoch sind. Beim Kauf neuer Modelle gehört zur Effizienz- und Leistungsbetrachtung unbedingt auch die Fragestellung: Verträgt das gewählte Druckermodell auch Toner und Patronen von alternativen Drittherstellern? Alternative Druckerpatronen sind nämlich oft deutlich günstiger als Originalpatronen.

Modell mit separaten Farbpatronen wählen

Inzwischen gibt es viele Druckermodelle, die einzelne Farbtanks haben. Das hat den Vorteil, dass man nicht die komplette Farbpatrone austauschen muss, wenn eine Farbe am Ende ist. Es muss lediglich die leere Patrone gewechselt werden.

Laserdrucker bevorzugen

Betriebe mit einem sehr hohen Druckaufkommen sollten generell Laserdruckern den Vorzug geben. Die Toner sind in der Anschaffung zwar teuer, dafür halten sie deutlich länger als Tintenpatronen.

Intelligent drucken

Die Mitarbeiter im Unternehmen sollten hier gezielt auf ihr Druckverhalten aufmerksam gemacht werden. Ist ein Ausdruck wirklich notwendig? Die meisten Fehldrucke lassen sich bereits durch die Druckvorschau vermeiden. Weitere nützliche Methoden sind der beidseitige Druck und die Verkleinerungsoption. Das spart nicht nur Tinte, sondern auch Papier.

Schwarz drucken

Grundsätzlich sind schwarze Tintenpatronen immer günstiger als Farbpatronen. Auch in Unternehmen, die häufig Grafiken oder Texte ausgeben, ist es nicht immer notwendig, im Color-Modus zu drucken.

Fein drucken

Eine sehr kräftige und große Schriftart ist zwar oft besser zu lesen, schont aber nicht unbedingt den Toner- und Tintetank. Eine feine, dünne Schrift, die gut geschnitten ist, kann genauso gut lesbar sein, senkt aber den Tintenverbrauch spürbar. Vielen Unternehmen ist nicht bewusst, wie viele Kosten sich durch solch kleine Veränderungen einsparen lassen.

Einfach drucken

Eine ganz simple Methode, den Tintenverbrauch zu reduzieren, besteht darin, nicht grundsätzlich die volle Druckqualität ausgeben zu lassen. Wer nur Notizen, Entwürfe oder To-do-Listen ausdruckt, kann einfach und schnell den Spar- und Entwurfsmodus nutzen, um kostbare Tinte zu sparen.

Füllstandwarnungen richtig deuten

Leider warnen die Zusatzprogramme von Druckern viel zu früh, wenn es um den Füllstand der Druckerpatrone geht. Handelt es sich um ein Modell, dessen Druckkopf in der Patrone liegt, dann kann man als Nutzer ruhig warten, bis die Patrone komplett leer ist. Bei anderen Geräten sollte man die Druckerpatrone nach der zweiten Warnung austauschen.

Fazit: Kontrollierter Verbrauch, bessere Arbeit

Im Mittelstand sind effizientes Drucken, ein optimierter Druckerpark und die Schulung der Mitarbeiter die wichtigsten Schritte, um die Druckkosten nachhaltig zu senken. Heutzutage erreicht man seine Beschäftigten auch gut über ein Argument, für das sie meist stark sensibilisiert sind: den Klimaschutz. Denn wer nachhaltig Druckkosten einspart, schützt die Umwelt. Für das Unternehmen machen sich weniger überflüssige Ausdrucke außerdem in weniger unnötigen Gängen zum Zentralgerät und in einem strafferen Workflow bemerkbar. Mit anderen Worten: Die Mitarbeiter sehen seltener nach, wie schön ihre Papiere sind, sondern konzentrieren sich wieder auf ihre Aufgaben.

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