Fahrtenbuch und Flottenmanagement

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Digitale Lösungen helfen beim Steuernsparen

© Vimcar

Von Andreas Schneider, Vimcar

Ob für Angestellte, Freiberufler oder Selbstständige: Ein Auto ist gerade im Arbeitsleben für Kundenbesuche oder andere Termine oft unersetzlich. Wird das Fahrzeug jedoch nicht nur beruflich, sondern auch privat genutzt, gilt dies in den Augen des Finanzamts als ein geldwerter Vorteil und es muss versteuert werden.

Privat oder betrieblich — das macht ein Auto zum Firmenwagen

Je nach Anteil der privaten und betrieblichen Nutzung kann ein Fahrzeug im Rahmen der Steuererklärung in drei verschiedene Stufen eingeordnet werden. Dies sind das notwendige Betriebsvermögen, das gewillkürte Betriebsvermögen und das notwendige Privatvermögen. Wie die Zuordnung erfolgt, ist schnell erklärt:

  1. Ein Fahrzeug gehört zum notwendigen Betriebsvermögen, wenn über 50 % der Fahrten betrieblicher Natur, also Fahrten zu Geschäftspartnern oder geschäftliche Besorgungen, sind.
  2. Bei dem gewillkürten Betriebsvermögen liegt der Anteil der betrieblichen Fahrten zwischen 10 % bis 50 %, und der Fahrzeugbesitzer kann selbst entscheiden, ob er das Fahrzeug betrieblich oder privat zuordnet.
  3. Als notwendiges Privatvermögen wird ein Fahrzeug dann klassifiziert, wenn der Großteil der Fahrten privat gefahren wird und der betriebliche Anteil unter 10 % bleibt.

Sind Sie sich nicht sicher, in welche der drei Kategorien Ihr Fahrzeug eingeordnet wird, kann es helfen, über einen längeren Zeitraum die Fahrten festzuhalten. Die Zuordnung nach Betriebs- oder Privatvermögen bestimmt, inwiefern Ihr Fahrzeug versteuert werden muss. Haben über die Hälfte der Fahrten einen betrieblichen Hintergrund, ist das Fahrzeug ohne Zweifel ein Firmenwagen. In diesem Fall muss zur Versteuerung zwischen der Ein-Prozent-Methode und dem Fahrtenbuch gewählt werden, sofern auch private Fahrten getätigt werden.

Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Methode?

Einige Kosten rund um den Firmenwagen, beispielsweise Tankrechnungen oder Reparaturen, können in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Im Gegenzug muss der Privatanteil der Fahrten versteuert werden, sodass der geldwerte Vorteil ausgeglichen wird.

Es gibt zwei Methoden, zwischen denen Firmenwagenfahrer wählen können: die Ein-Prozent-Methode oder das Fahrtenbuch. Erstere wird ohne viel Aufwand pauschal nach 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs berechnet. Was viele nicht wissen, ist jedoch, dass ein Fahrtenbuch deutlich günstiger ausfallen kann, sodass man unter Umständen Beträge im vierstelligen Bereich spart. Der Unterschied zur Ein-Prozent-Methode ist, dass der private Nutzungsanteil kilometergenau nach den tatsächlich gefahrenen Kilometern aufgesplittet wird. Die Ein-Prozent-Methode ist zudem erst ab einer betrieblichen Nutzung von mindestens 50 % möglich, während ein Fahrtenbuch auch mit einem höheren Privatanteil geführt werden kann. Auch wenn Sie sich dafür entscheiden Ihren Firmenwagen überhaupt nicht privat zu nutzen und so die Steuerzahlungen zu umgehen, müssen Sie dies nachweisen — mit einem Fahrtenbuch. Neben Privat- und Betriebsfahrten kann bei beiden Methoden zusätzlich auch der Arbeitsweg geltend gemacht werden.

Ein Fahrtenbuch kann somit einen finanziellen Vorteil darstellen, allerdings sind hier Disziplin und Genauigkeit gefragt. Damit das Finanzamt das Fahrtenbuch ohne Probleme anerkennt, sind folgende Richtlinien zur Finanzamtkonformität zu beachten:

  • Das Fahrtenbuch muss lückenlos sein und bei einer Betriebsfahrt Informationen über Datum, Anfangs- und Endkilometerstand, Start- und Zieladresse, Kunde oder Geschäftspartner und Anlass enthalten. Bei einer Privatfahrt genügt ein kurzer Vermerk. Die Angaben müssen zudem zeitnah und in geschlossener Form erfolgen. Eine lose Zettelsammlung genügt nicht. Um finanzamtkonform zu bleiben, muss das Fahrtenbuch manipulationssicher sein und nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen sein.

Diese Richtlinien zu beachten, kann im Alltag oft viel Zeit und vor allem auch Nerven kosten. Für Firmenwagenfahrer, die den Aufwand scheuen, auf die Steuerersparnis aber nicht verzichten wollen, stellen digitale Fahrtenbücher eine Alternative zum Gekritzel dar.

Vimcar einstecken.jpg Das Vimcar-Fahrtenbuch wird einfach angesteckt und bezieht die Daten direkt aus der On-Board-Diagnose (Bild: Vimcar)

Fahrtenbuch führen mit digitaler Hilfe

Digitale Fahrtenbücher übernehmen einen Großteil der lästigen Schreibarbeit, die durch das handschriftliche Fahrtenbuch führen entstehen. Da jedoch nicht alle automatischen Fahrtenbücher gleich sind, muss darauf geachtet werden, dass die oben genannten Kriterien zur Finanzamtkonformität eingehalten werden. Ein einfaches Excel-Dokument genügt beispielsweise nicht, denn die einmal eingetragenen Daten können im Nachhinein verändert werden. Von aufwendig im Fahrzeug eingebauten Telematik-Boxen, über Smartphone-Apps bis hin zu Fahrtenbuchsteckern sind die Lösungen für das Fahrtenbuchbroblem vielseitig. Egal bei welcher Methode: Wichtig ist die volle Transparenz und Nachvollziehbarkeit für das Finanzamt. Während kostenlose Fahrtenbuch-Apps, die ausschließlich per GPS-Signal funktionieren, sich oft als wenig zuverlässig erweisen, sind Kombinationen aus Hardware und Software die sicherste Variante.

Das Berliner Unternehmen Vimcar beispielsweise macht sich die OBD-Technologie zunutze (On-Board-Diagnose) und kombiniert einen Fahrtenbuchstecker in der OBD-Schnittstelle mit einer nutzerfreundlichen Software. Durch eine eigene SIM-Karte ist der Fahrtenbuchstecker komplett autark. Sämtliche Fahrten werden automatisch aufgezeichnet und müssen von Fahrer anschließend nur noch in der Smartphone-App oder am PC als Privatfahrt, Betriebsfahrt oder Arbeitsweg kategorisiert und mit einigen Informationen versehen werden.

Andreas-Schneider.jpg

Andreas Schneider ist Mitgründer und Geschäftsführer von Vimcar. Die Vimcar GmbH ist Anbieter einer digitalen und rechtskonformen Fahrtenbuchlösung. Der Kundenstamm besteht aus Selbstständigen, Freiberuflern und Angestellten sowie kleinen und mittelständischen Unternehmen. Vimcar ist das einzige Unternehmen auf dem Fahrtenbuchmarkt, das mit dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. kooperiert, von der DATEV empfohlen wird und von KPMG geprüft ist. Mit Vimcar Fleet hat das Unternehmen außerdem eine digitale Lösung zum Flottenmanagement im Portfolio.


Vimcar GmbH, Skalitzer Straße 104, 10997 Berlin, Tel.: 030-57702546, j.kronauer@vimcar.com, www.vimcar.de

Kosten senken mit einer Software im Fuhrpark

Nicht nur Einzelpersonen, sondern auch Firmen verlangt es im Alltag nach digitaler Unterstützung bei einem sinnvollen Management von Firmenwagen. Der Fuhrpark stellt für jedes Unternehmen einen nicht zu unterschätzenden Kostenfaktor dar. Ganz egal ob im kleinen Handwerksbetrieb oder im großen Konzern, ist das effiziente Flottenmanagement ein wiederkehrendes Problem. Verschiedene Anbieter liefern einen Ausweg aus dem Administrationsaufwand. Jedoch: Die Softwarelösungen richten sich oft an große Unternehmen oder werden von Automobilherstellern entwickelt, die nur die eigene Marke unterstützen. Eine herstellerübergreifende Software ist nur schwer zu finden, und doch bestehen Flotten oft aus verschiedenen Modellen.

Kostenverwaltung, Fahrzeugbuchung und die gesetzlich vorgeschriebene Führerscheinkontrolle sind nur einige der alltäglich anfallenden Aufgaben, die auf den Schultern des Fuhrparkmanagements lasten und die mit digitaler Hilfe vereinfacht werden. Sowohl Zeit als auch Geld gehen verloren, wenn das Potenzial der Fahrzeuge nicht zweckgemäß ausgeschöpft wird. Ein intelligentes Flottenmanagement knüpft sinnvollerweise an diese zentralen Punkte an und hilft dabei mehr aus der Flotte herauszuholen – größte Effizienz in KMU mit so wenig Aufwand wie möglich.

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