IT-gestütztes Personalwesen rechnet sich
Von Katrin Zwingmann, freie Fachjournalistin aus Düsseldorf
Papierberge, die sich bis zur Decke türmen, unauffindbare Personalakten, ausgeblichene, unleserliche Gehaltsbelege – aus dieser Sackgasse führt ausgefeilte Human-Resource-Management-Software heraus.
Das Human Resource Management (HRM) befindet sich in einem steten Wandel: Während sich Personalverantwortliche bis vor wenigen Monaten noch intensiv mit den Themen Mitarbeiterrekrutierung und Talentmanagement beschäftigt haben, stehen heute – bedingt durch den konjunkturellen Abwärtstrend – Kostensenkung, Kurzarbeit und Personalabbau ganz oben auf der Agenda. Damit Personalverantwortliche den immer schneller verlaufenden Änderungen gerecht werden können, setzen mehr und mehr HR-Abteilungen auf Personalmanagementsysteme, die schnelle und aussagekräftige Informationen liefern.
Wie Umfragen belegen, halten viele Unternehmen im Personalwesen noch immer an Aktenschränken fest. Dabei können moderne und kosteneffiziente HR-Abteilungen schon lange nicht mehr auf IT-gestützte Lösungen verzichten.
„Um Unternehmen vom Einsatz einer Personalsoftware zu überzeugen, ist es von zentraler Bedeutung, die Kommunikation von einer techniklastigen und Feature-gesteuerten Ausrichtung in eine Richtung zu verlagern, die sich primär mit den Geschäftsvorteilen dieser Lösungen auseinandersetzt“, erläutert Gerhard Knoch, Vice President EMEA bei Infor. „Themen wie Reduzierung der Gesamtbetriebskosten (TCO) und flexible, transparente Geschäftsprozesse sind die Faktoren, die Unternehmen überzeugen, neue Investments auch im HR-Bereich zu tätigen.“
Die größte Akzeptanz finden nach wie vor Lösungen für die elektronische Lohn- und Gehaltsabrechnung. Derartige Systeme entlasten Personalabteilungen bei administrativen Routinearbeiten, unterstützen bei der Erstellung von exakten Abrechnungen und liefern dem Management schnell die gewünschten Mitarbeiterinformationen.
Wie sich eine Personalabrechnungssoftware in der Praxis bewährt, zeigt ein Stuttgarter Unternehmen aus der industriellen Fertigung: Mit einer HR-Lösung des Softwareanbieters Varial konnte es den Zeitaufwand für Abrechnungen von ca. 900 Mitarbeitern drastisch reduzieren. Wurden früher bei jedem Gehaltslauf an einem Tag zwei Mitarbeiter mit der gesamten Bearbeitung gebunden, so ist die monatliche Zusammenstellung der Abrechnungen nun innerhalb von weniger als fünf Stunden komplett erledigt. Damit konnte die Personalabteilung jeden Monat einen kompletten Manntag an Kapazität zurückgewinnen.
Mehr Informationen, bessere Planung
Trotz der zunehmenden Komplexität bei der Personaleinsatzplanung – man denke nur an die vielen verschiedenen Arbeitszeitmodelle wie Jahres- oder Lebensarbeitszeitkonten – werden Nachfrageschwankungen immer noch traditionell mit Überstunden, Sonderschichten, dem Einsatz von Zeitarbeitern oder einer Erhöhung der Arbeitszeit ausgeglichen. Diese lohnintensiven Maßnahmen können ein Unternehmen teuer zu stehen kommen.
Ausgeklügelte Systeme für die strategische und operative Personaleinsatzplanung (PEP) unterstützen Unternehmen dabei, Kosten zu sparen, indem sie das optimale Verhältnis zwischen Personalbedarf und Auftragslage finden und Überstunden, Leerlaufzeiten sowie Zuschläge für Sonderschichten reduzieren.
Die strategische Berechnung des Personalbedarfs geschieht anhand von statistischen Methoden zur Ermittlung von Trends und Saisonalitäten oder durch Muster ursprünglicher Umsatzzahlen. Im Gegensatz dazu ist die operative Personaleinsatzplanung auf einen kurzfristigen Zeitraum, wie einen Tag oder eine Woche, fokussiert.
Integrierte Lösungen arbeiten abteilungsübergreifend, das heißt, sie berücksichtigen bei der Einsatzplanung die Mitarbeiterkapazitäten aus allen Bereichen. Stellt die Software etwa fest, dass sich im Montagebereich ein Engpass anbahnt, prüft sie parallel, ob Mitarbeiter mit den entsprechenden Qualifikationen aus anderen Bereichen einspringen können. Alternativ lassen sich bei einem zu hohen Personaleinsatz Lösungsvorschläge zur Abwesenheitsplanung generieren. Dabei berücksichtigen PEP-Lösungen auch, dass Mitarbeiter ihren Urlaub bis zum Jahresende abbauen.
Abschied von Aktenbergen
Um für die Zukunft gut aufgestellt zu sein, kommen Unternehmen früher oder später nicht an ihr vorbei: Die Rede ist von der digitalen Personalakte. Neben der Entlastung der Personalabteilung durch reduzierten Archivierungsaufwand, verspricht die elektronische Akte vor allem mehr Produktivität der HR-Abteilung. Laut dem Marktforschungsinstitut Gartner fallen bei der Arbeit mit Dokumenten rund 50 bis 80 % der Zeit auf die Suche von Unterlagen.
Viele Personalmanager scheuen sich aber noch vor dem vermeintlichen Aufwand der Digitalisierung. Um Mitarbeiter nicht zusätzlich zu belasten, empfehlen Experten daher, diese Arbeit an einen Dienstleister abzugeben. Sind einmal alle Dokumente eingescannt, verarbeitet, geprüft und archiviert, können die Papierakten nach spätestens drei bis sechs Monaten datenschutzkonform vernichtet werden.
Das Scannen der Tagesbelege lässt sich schnell und unkompliziert mit einem Arbeitsplatzscanner erledigen. In Unternehmen ab 500 Mitarbeitern lohnt es sich, einen Scan-Dienstleister zu beauftragen. Dabei werden Belege über mehrere Tage gesammelt und anschließend gebündelt weitergeleitet. Damit beim Scannen keine Fehler anfallen, muss im Vorfeld jedes Dokument eindeutig dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet werden. Zu den Bestandteilen der digitalen Personalakte gehören dieselben Dokumente wie bei der Papierakte, also Bewerbungsunterlagen eines Mitarbeiters, Arbeitsverträge, Zeugnisse, Mitarbeiterfoto, Korrespondenz, Beförderungen oder Bescheinigungen.
Ein großes Plus der digitalen Personalakte: Liegen sämtliche Dokumente in elektronischer Form vor, können mehrere Bearbeiter gleichzeitig darauf zugreifen. Das meist webbasierte System erlaubt ausschließlich definierten Anwendern Zugriff auf die vertraulichen Daten, die verschlüsselt und damit sicher übermittelt werden. Zeitaufwändiges Hin- und Hertragen von Akten, etwa von der Personalabteilung zur Rechtsabteilung in die Geschäftsleitung und zurück, gehört damit der Vergangenheit an. Stattdessen verbleiben die Informationen and Ort und Stelle und stehen trotzdem allen Berechtigten in kurzer oder sogar in Echtzeit zur Verfügung. Zugleich läuft die Integration in die üblichen Buchhaltungs-, Verwaltungs- und Archivsysteme denkbar einfach ab.
Elektronischer Versand statt Papierpost
„Da sich gesetzliche Vorschriften für Arbeitgeber und Arbeitnehmer regelmäßig ändern, tun Unternehmen gut daran, ihre Personalwirtschaft mit einer HR-Lösung zu unterstützen, die flexibel und schnell auf Neuerungen reagiert und Gesetzesänderungen zuverlässig in der Software abbildet“, erklärt Knoch. Um Bürokratie abzubauen und den Verwaltungsaufwand in den Personalabteilungen zu minimieren, geht der Trend sowohl bei den Finanzverwaltungen als auch bei den Sozialversicherungsträgern seit Jahren verstärkt in Richtung elektronische Datenübermittlung.
Die Pflicht zur elektronischen Versendung von Daten gilt für die Lohnsteuer bereits seit Anfang 2005. Ein Jahr später zog die Sozialversicherung nach: Seitdem ist die Verwendung von Papiervordrucken für Beitragsnachweise und DEÜV-Meldungen nicht mehr zugelassen. Die Übermittlung darf nur noch auf elektronischem Wege erfolgen.
Voraussetzung für die Teilnahme am maschinellen Datenaustausch ist der Einsatz eines systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramms. Die entsprechenden Anforderungen an ein HR-System werden von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) in Abstimmung mit den Spitzenverbänden der Sozialversicherung erarbeitet. Regelmäßig stattfindende Systemprüfungen bei den Softwarehäusern garantieren den Kunden die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben.
Im Rahmen dieser jährlich stattfindenden Prüfung stellt die ITSG den Softwareherstellern GKV-Zertifikate aus, die die Erfüllung der Kriterien bestätigen. So kann z.B. Varial bereits auf eine langjährige und lückenlose GKV-Zertifizierungshistorie zurückblicken. „Durch die kontinuierliche Zertifizierung beweisen Softwareanbieter, dass ihre Lösungen jederzeit up to date sind und gesetzliche Anpassungen sicher umgesetzt werden“, resümiert Astrid Sander, Produktmanagerin HR & Payroll bei Varial.
