Integrierte Kommunikationslösungen

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Vernetzt arbeiten und sparen

Von Diane Schulte, PR-Partner Köln

Moderne ITK-Lösungen beschleunigen Geschäftsprozesse und verkürzen Entscheidungswege: Der Spezialist für Dampfanlagen Spirax Sarco steuert seine gesamte Firmenkommunikation über eine „Kommunikationszentrale für das Vernetzte Arbeiten“ und steigert so seine Produktivität.

Der Nebel über dem Bodensee kann gefährlich oder romantisch sein – er zeigt aber auch den vielleicht ältesten und saubersten industriellen Energieträger: Wasserdampf. Tatsächlich funktionieren heute noch viele Produktionsprozesse moderner Anlagen mit Dampf.

Bereits seit über 100 Jahren hilft der Spezialist für Dampf- und Kondensatanlagen Spirax Sarco Unternehmen, diese Kraft zu nutzen. In der Niederlassung in Konstanz am Bodensee betreuen etwa 60 Mitarbeiter zahlreiche Kunden in Deutschland und Österreich – unterstützt von rund 35 Kollegen im Außendienst. Damit sich das Unternehmen auch zukünftig mit Volldampf für die Belange seiner Kunden einsetzen kann, entschied sich Spirax Sarco für eine neue, moderne Telekommunikationsanlage.

Alle Kanäle über eine Anwendung

Dazu installierten Telekom-Techniker eine Octopus-NetPhone-Software auf dem Server des Unternehmens und auf den PCs der Mitarbeiter. Mit dieser integrierten Lösung können die Beschäftigten nun ohne zusätzliche Hardware die gesamte Firmenkommunikation über eine PC-Anwendung steuern. „Diese neue Kommunikationslösung haben wir problemlos in unsere vorhandene IT-Infrastruktur integriert“, sagt IT-Leiter Klaus von Skwarski.

Seitdem haben Faxgerät und Anrufbeantworter bei Spirax Sarco ausgedient: Mitarbeiter erhalten solche Nachrichten nun als E-Mail-Anhänge – als Bild oder MP3. Das erleichtert die weitere Bearbeitung und Archivierung. Eigene Faxe erstellen und versenden die Mitarbeiter auch einfach gleich am PC.

Ein Netz für Daten und Sprache

Sprache überträgt die neue Anlage nicht mehr über eine eigene Leitung, sondern über das Datennetz. Dank dieser so genannten CTI-Fähigkeit (Computer Telephony Integration) können alle Mitarbeiter auch sämtliche Telefonfunktionen über Outlook nutzen. In Sachen Bedienkomfort und Sprachqualität ist die Lösung mit einer ISDN-Anlage vergleichbar – nur günstiger und flexibler: Zur Installation reicht es, ein IP-Telefon, einen Hörer oder ein Headset per USB mit dem PC zu verbinden.

Treten neue Mitarbeiter in das Unternehmen ein, lässt sich die Anlage ohne Schwierigkeiten erweitern. Per Software-Update ist die Zahl der Nutzer sofort erhöht oder verringert – ganz einfach verwaltet über eine Windows-Oberfläche. Die Kosten orientieren sich an der Anzahl der benötigten Softwarelizenzen und sind so leicht kalkulierbar.

Fazit: Erreichbar und effizient

Ein weiterer Pluspunkt dieser Technik ist das Präsenzmanagementsystem. Es zeigt an, wer frei ist, um ein Gespräch anzunehmen – auch im Außendienst. Die 35 in ganz Deutschland und Österreich tätigen Außendienstler sind über eine sichere VPN-Verbindung (Virtual Private Network) an die neue Kommunikationslösung angeschlossen. So ist für jeden Kollegen sofort ersichtlich, wer erreichbar oder gerade nicht verfügbar ist – Zeitverlust durch vergebliche Anrufversuche gehört damit der Vergangenheit an.

„Die Zusammenarbeit zwischen Innen- und Außendienst sowie mit Partnern und Kunden konnten wir durch diese Investition deutlich verbessern. Zugleich haben wir unsere monatlichen Ausgaben für die IT gesenkt“, resümiert Klaus von Skwarski zufrieden.

Nützliche Links

Weitere Informationen finden Sie auf www.telekom.de/gk-center oder kostenlos unter 08 00-330 54 00.