Online-Beschaffungsauktionen

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Klare Bietverfahren locken Lieferanten

Von Dr. Bernhard Höveler, Höveler Holzmann Consulting

Online-Auktionen, auch E-Auktionen genannt, gewinnen im B2B-Bereich als Beschaffungsinstrument an Bedeutung. Dabei lassen sich mehrere Auktionsformen unterscheiden. Unternehmen sollten sie kennen und wissen, was bei der Auktionsvorbereitung und -durchführung zu beachten ist.

Bereits ca. 50 % der Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz mit einem Beschaffungsvolumen von über 100 Mio. Euro im Jahr nutzen E-Auktionen als Beschaffungsinstrument. Sie wickeln im Schnitt 20 % ihres Volumens über E-Auktionen ab – Tendenz steigend. Und die Anzahl der Auktionen? Sie steigt jährlich um 10–15 %.

Auktionsformen im Überblick

Bei der englischen Auktion (auch mündliche, offene oder Descending-bid-Auktion genannt) werden die Gebote der Lieferanten von einem relativ hohen Startpreis ausgehend nach und nach gesenkt, bis nur noch das Gebot eines Lieferanten übrig bleibt. Dieser erhält den Zuschlag mit einem Preis in der Höhe seines letzten Gebots. Die englische Auktion ist sehr transparent, denn ohne dass er wissen müsste, welche Lieferanten mitbieten, kennt jeder Lieferant jederzeit die Gebote der Wettbewerber und kann sein eigenes Gebot entsprechend anpassen.

Die holländische Auktion (Ascending-bid-Auktion) beginnt mit einem sehr niedrigen Startpreis. Der Auktionator erhöht diesen Preis sukzessiv, bis ein Lieferant das Angebot akzeptiert. Dieser erhält den Zuschlag.

Abwandlungen der englischen bzw. holländischen Auktion sind die sogenannten Descending-clock- und Ascending-clock-Auktionen. Bei ihnen wird der Preis in definierten Zeitabständen um eine bestimmte Summe geändert (je nach Variante entweder gesenkt oder erhöht).

Darüber hinaus gibt es die verdeckte Erstpreisauktion (first-price sealed-bid auction). Dabei werden einmalig verdeckte Angebote abgegeben; der Lieferant mit dem niedrigsten Gebot erhält den Zuschlag. Die Angebote der Wettbewerber sind dabei nicht bekannt.

Seit einigen Jahren gewinnen gewichtete oder multiattributive Auktionen an Bedeutung. Dabei werden nichtpreisliche Faktoren wie Versorgungssicherheit und Qualität mit einer Punktzahl bewertet. Mit dieser Punktzahl errechnet der Auktionator den relativen Wert der einzelnen Gebote unter Berücksichtigung des Preises und der nichtpreislichen Faktoren. Während einer gewichteten Auktion dürfen Bieter die nichtpreislichen Elemente ihres Angebots nicht ändern. Bei einer multiattributiven Auktion hingegen können sie diese Elemente bei Bedarf anpassen, um ihre Gesamtbewertung zu verbessern.

Vor- und Nachteile von E-Auktionen

E-Auktionen haben für Einkäufer eine Reihe von Vorteilen. Aufgrund des starken Konkurrenz- und Preisdrucks lassen sich mit ihnen hohe Kosteneinsparungen erzielen. Zudem kann die Produktivität des Einkaufs gesteigert werden, da man mit derselben Manpower mehr Aufträge intensiv verhandeln kann. Eine Erfolgsvoraussetzung hierfür sind jedoch ausgereifte Spezifikationen.

Ein weiterer Vorteil von E-Auktionen ist ihre Transparenz. Die Wettbewerbssituation ist glaubhaft und realitätsnah abgebildet und zahlreiche Lieferanten nehmen am Online-Verfahren teil. Die traditionellen Vertrauensverhältnisse werden in E-Auktionen durch faktenbasierte Beziehungen ersetzt. Online-Auktionen entpersonalisieren außerdem die Preisverhandlungen. Das erleichtert internationale Verhandlungen, da kulturelle Unterschiede nicht mehr signifikant zum Tragen kommen.

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Dr. Bernhard Höveler ist geschäfts­führender Gesell­schafter der Höveler Holz­mann Con­sulting GmbH, Düssel­dorf. Diese auf das Ein­kaufs­management speziali­sierte Unter­nehmens­beratung unter­stützt Unter­nehmen beim Identi­fizieren und Reali­sieren von Ein­spar­potenzialen im Ein­kauf und beim Schaf­fen von Struk­turen und Ab­läufen, die ein profes­sio­nelles Beschaffungs­management ermöglichen.
Höveler Holzmann Consulting GmbH, Schanzenstraße 20 A, 40549 Düsseldorf, Tel. 0211-56387510, bernhard.hoeveler@hoeveler-holzmann.com, www.hoeveler-holzmann.com

Den Vorteilen stehen jedoch einige Nachteile gegenüber, die potenzielle Nutzer bei ihrer Entscheidung berücksichtigen sollten. Auf der anderen Seite der erwähnten Kosteneinsparungen stehen z.B. zusätzliche Kosten, etwa die Lizenz- oder Provider-Entgelte für die E-Auktionssoftwaredienstleister. Die Entwicklung insbesondere der nichtpreislichen Spezifikationen erfordert zudem große Sorgfalt und viel Zeit.

Bietdynamik sicherstellen

Eine E-Auktion gliedert sich üblicherweise in drei Phasen: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Der Auktionator steht in jeder davon vor unterschiedlichen Aufgaben. Die entscheidende Phase ist die Vorbereitung der Auktion. Hier stellt der Auktionator die Weichen für den (Miss-)Erfolg seiner E-Auktion, denn während der Auktion selbst sind seine Handlungsspielräume extrem eingeschränkt.

Zunächst sollte der Anbieter die Wettbewerbsintensität unter den Lieferanten analysieren. Besteht viel Wettbewerb, so fördert das die Bietdynamik der Auktion. Die Wettbewerbssituation kann entweder ein „natürliches“ Marktcharakteristikum sein oder/und durch die Auktion gefördert werden (z.B. durch deren Transparenzgrad).

Abgesehen davon sind manche Produkte und Dienstleistungen einfach nicht für den Auktionshandel geeignet. Das sind zum einen solche, die auf anderen Plattformen wie Warenbörsen in großem Umfang gehandelt werden. Eine E-Auktion würde in diesem Fall keine zusätzliche Dynamik erzeugen. Zum anderen sind das Produkte und Dienstleistungen, die strategische Bedeutung für den Käufer haben. Hier sind ein zweiter und ein dritter Blick auf Qualität und Konditionen nötig. Auf das Handeln solcher Produkte und Dienstleistungen sollten E-Auktionatoren verzichten.

Rahmenbedingungen schaffen

Der Auktionator hat in der Vorbereitungsphase noch weitere Aufgaben, u.a. sind eindeutige und umfassende Spezifikationen nötig. Die Lieferanten müssen wissen, worauf sie bieten, und die Käufer, was sie bekommen.

Ausgangspunkt sind Mindestniveaus (sogenannte Satisfizierungskriterien oder Mussziele). Sie sind die Eintrittshürde zur E-Auktion. Nur wer sie erfüllt, wird zur Teilnahme zugelassen. Hat ein Lieferant diese Hürde genommen, entscheiden nur noch der Preis, das sogenannte Optimierungskriterium oder das Maximalziel (wie z.B. eine Kombination aus Preis- und Qualitätsansprüchen) über den Zuschlag. Eine Gewichtung zwischen diesen Kriterien – z.B. bessere Qualität für einen höheren Preis – wird in „traditionellen“ E-Auktionen nicht zugelassen.

Der Platzierung von Phantomgeboten, sowohl von Käufer- als auch Lieferantenseite, beugen technische Maßnahmen und dokumentierte Verhaltenskodizes vor. Die Auktionsregeln sind bei jeder Auktion aufs Neue zu bestätigen. Nur so lässt sich eine stabile Reputation aufbauen, und es wird unter Umständen sogar ein höheres Maß an Objektivität erzielt als bei traditionellen Verhandlungen.

Kritisch ist, wie eine Auktion beendet wird. Zunehmend wird mittlerweile ein „weiches Ende“ gewählt. Bei ihm verlängert sich die Auktion automatisch um einen gewissen Zeitraum, wenn kurz vor Ende noch ein Gebot eingeht. Dabei limitieren einige Anbieter die Zahl der Verlängerungen, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden.

Eine Auktionsnachbereitung verbessert die Qualität und die Reputation der Auktion. Feedbacks von und an die Lieferanten sowie unternehmensinterne Lessons-learned-Runden helfen, Verbesserungsoptionen zu identifizieren. Auktionsergebnisse kann man auf Nachfrage der Lieferanten im Detail erklären, um die Teilnehmer zu weiteren Auktionen zu motivieren. Die Erfahrungen sollten dokumentiert und allen Beteiligten, eventuell in unterschiedlich detaillierten Fassungen, zugänglich sein.

Fazit: Service Provider als Unterstützer

Soweit die Dinge, die der Auktionator vor, während und nach der Auktion bedenken sollte. Der Service Provider, also der Anbieter der E-Auktionssoftware, steht gewissermaßen über dem Prozess und kann unterschiedliche Rollen einnehmen. Weit verbreitet ist die Administratorrolle, die lediglich eine verwaltende Unterstützung und das Bereitstellen der Software für die Abwicklung der Auktion vorsieht. Darüber hinaus kann der Service Provider aber auch beratend tätig sein – insbesondere bei der Auktionsvorbereitung.

Der Service Provider kann z.B. bei der Auswahl der (potenziellen) Lieferanten unterstützen. Diesen Service nehmen bislang wenig Unternehmen in Anspruch, denn er greift stark in den Aufgabenbereich des Einkaufs ein. Sichtlich an Bedeutung gewinnt dagegen die Treuhänderrolle. Das heißt: Der Provider fungiert als Abwicklungsinstitution und ist auch für die Sicherung der Auktionsreputation zuständig. Das entlastet den Auktionator entscheidend.

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