Strategische Personalplanung im Mittelstand

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Über den aktuellen Bedarf hinaus

Von Dr. Andrei Golgojan

Seit Jahren ist die strategische Personalplanung in aller Munde, doch noch nutzen wenige Unternehmen ihr gesamtes Potenzial. Dabei bietet sie nicht nur Konzernen, sondern gerade auch mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit, die Personalarbeit in die Unternehmensplanung zu integrieren und so zu gewährleisten, dass auch langfristig alle zur Erreichung der Unternehmensziele erforderlichen Qualifikationen vorhanden sind. Seit dem Aufkommen von Standardsoftware für die strategische Personalplanung kann dieses Management-Instrument auch im Mittelstand sinnvoll eingesetzt werden.

Heute müssen Unternehmen in der Personalplanung nicht nur Faktoren wie Konjunkturzyklen, demografische Entwicklung und Fachkräftemangel berücksichtigen, sondern auch ein klares Bild von den erforderlichen Qualifikationen der Mitarbeiter haben, die zur Erreichung der Unternehmensziele erforderlich sind – und sie müssen eine Strategie verfolgen, wie man diese Qualifikationen aufbauen, entwickeln und im Unternehmen halten kann. Gerade in Ländern wie Deutschland sind Ausbildung, Kompetenz und Innovationsfähigkeit von Mitarbeitern entscheidende Faktoren für den wirtschaftlichen Erfolg. Ganz besonders gilt dies für mittelständische Unternehmen, die nur aufgrund ihrer Innovationsfähigkeit auf dem Markt bestehen können.

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Vom Dienstleister zum strategischen Partner

Zusätzlich zur operativen Personalplanung, die überschaubare Zeiträume und unmittelbar erwartbare Entwicklungen betrachtet, müssen mittelständische Unternehmen daher eine strategische Personalplanung implementieren, die auf Basis der formulierten Unternehmensziele langfristig den Rahmen für eine nachhaltige Entwicklung darstellt. Zweck einer solchen strategischen Personalplanung ist es, durch zielgerichtetes Personalmanagement die Umsetzung der mittel- bis langfristigen Unternehmensstrategie zu ermöglichen.

Ganz wesentliche Voraussetzungen dafür sind eine intensive Beteiligung der HR an der übergreifenden Strategiediskussion und der regelmäßige Austausch mit der Unternehmensführung. Die HR-Abteilung wandelt sich dabei vom ausführenden Organ zum strategischen Partner der Unternehmensbereiche, der aktiv an der Unternehmensentwicklung mitwirkt. Dabei macht sie bei der Projektion des Personalbestandes und der Bedarfsbestimmung aus heutiger Sicht nicht Halt, sondern berücksichtigt unterschiedliche mikro- und makroökonomische Szenarien sowie deren Auswirkungen auf die notwendige Größe und Zusammensetzung des Personalbestands.

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Dr. Andrei Golgojan kommt aus dem strategischen Controlling und hat sich auf die strategische Personalplanung spezialisiert und die Einführung in einem DAX-Konzern verantwortet. Er leitet die fachlich, methodische Entwicklung von 4PLAN Workforce Modeling und ist Ansprechpartner für den fachlichen Teil der Implementierung.


Dr. Andrei Golgojan, Tel. 0171-3044777, info@golgojan.com, www.golgojan.com

Jobfamilien erleichtern die Planung

Erleichtert wird die strategische Personalplanung durch das Konzept der Jobfamilien. Sie fassen unabhängig von Strukturen und Hierarchien solche Tätigkeiten zusammen, die aufgrund ähnlicher Aufgaben und Anforderungen „miteinander verwandt“ sind. Dabei kann man Jobfamilien in Unterfamilien und Jobfelder unterteilen, um eine hinreichend exakte Abbildung der Belegschaft nach qualitativen Gesichtspunkten zu ermöglichen. So kann es z.B. innerhalb der Jobfamilie „Absatz“ die Unterfamilien „Vertrieb“ und „Marketing“ geben, der Vertrieb kann wiederum die Jobfelder „Inland“ und „Ausland“ umfassen. Unterzieht man diese Familien und Jobfelder einer Wertigkeitsanalyse in Bezug auf die Unternehmensstrategie, erhält man eine aussagefähige Grundlage für die strategische Personalplanung.

Auf der quantitativen Seite muss die strategische Personalplanung dann durch Variation des erwarteten Arbeitsvolumens den Personalbedarf bestimmen. Dabei berücksichtigt sie Mitarbeiterdaten wie Alter, Qualifizierung, Jobfamilien, Abteilungen, Hierarchieebenen und Regionen und bildet auch Kennzahlen wie etwa Ausbildungs- oder Frauenquote ab.

Darüber hinaus sind noch weitere Faktoren zu berücksichtigen, die Einfluss auf die Belegschaft haben. Dazu zählen personalwirtschaftliche Aspekte wie etwa Fluktuation und Vorruhestandsmodelle, Ausbildungsstrategien und Informationen über den Arbeitsbeschaffungsmarkt, aber auch Informationen über die strategische Ausrichtung des Unternehmens. Entscheidungen über die Wertschöpfungstiefe oder Änderungen in den Arbeitsablaufprozessen sind inbegriffen.

Software-Unterstützung ist wichtig

Aufgrund der vielfältigen Einflussgrößen und der erforderlichen Was-wäre-wenn-Simulationen ist die strategische Personalplanung sehr komplex. Hinzu kommt, dass sie ein wesentlicher Bestandteil der gesamten Unternehmensplanung sein muss und daher meist von Generalisten ohne spezifische HR-Expertise durchgeführt wird. Obendrein erfahren sie nur wenig geeignete Software-Unterstützung, die aber dringend erforderlich ist. Schließlich müssen anhand der Unternehmensdaten, der Einflussfaktoren und der Annahmen zukünftige Szenarien modelliert und durchgespielt werden. Nur so kann der Planer für jede denkbare Entwicklung detaillierte Aussagen zu Über- und Unterdeckungen und zur (Brutto-)Abweichung von erwartetem Personalbestand und benötigtem Personalbedarf machen. Auch die Analyse der Ergebnisse der Szenarien aus verschiedenen Perspektiven ist ohne Software-Unterstützung praktisch kaum möglich, zumal hier qualitative und regionale Differenzierungen eine ebenso große Rolle spielen wie unterschiedliche Konsolidierungsperspektiven.

Kostenfreier Download

So wichtig die strategische Personalplanung für mittelständische Betriebe auch ist, so schwierig ist sie ohne geeignete Software-Unterstützung. Das ist in vielen Unternehmen heute auch der Hauptgrund dafür, dass sie nicht eingeführt wird. Selbst dort, wo bereits eine strategische Personalplanung existiert, wird sie nach einer Studie von PricewaterhouseCoopers und der Universität St. Gallen in gut zwei Dritteln aller Fälle mit Hilfe von Programmen wie Microsoft Excel durchgeführt („Unternehmenserfolg nachhaltig sichern durch strategische Personalplanung“, PwC 2012).

Fazit: HR-Strategie gehört in die Planung

Die wünschenswerte Integration in vorhandene ERP-Systeme wie SAP oder Oracle ist daher schwierig. Lediglich das deutsche Haus Software4You bietet in der jüngsten Version seiner Software für die Unternehmensplanung 4PLAN3 ein spezielles Modul an, das auch Schnittstellen zu solchen Systemen besitzt.

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Als Standardprodukt ermöglicht 4PLAN3 mit dem Modul Workforce Modeling einen einfachen Einstieg in das komplexe Thema der strategischen Personalplanung. Die Software abstrahiert von den zugrunde liegenden Realdaten und nimmt so die Komplexität aus dem Prozess heraus. Daher eignet sich die Software auch für die Mitarbeiter in der strategischen Unternehmensplanung und im Controlling, die in der Regel keine HR-Spezialisten sind. Workforce Modeling arbeitet zudem nahtlos mit den anderen Lösungen der 4PLAN-Familie für die Personalkosten- und die Unternehmensplanung zusammen, bietet aber auch off the shelf zertifizierte Schnittstellen zu Vorsystemen wie SAP, Paisy oder Oracle. Auf diese Weise lässt sich die strategische Personalplanung erstmals recht einfach in die Unternehmensplanung integrieren.

Software4You Planungssysteme GmbH, Zielstattstr. 44, 81379 München, Tel. 089-710504-0, Fax: 089-710504-25, 4plan@software4you.com, www.software4you.com

Es steht zu hoffen, dass die Verfügbarkeit solcher Standardsoftware für die strategische Unternehmensplanung die hohen Eintrittsbarrieren beseitigt und es den Unternehmen ermöglicht, dieses Führungsinstrument effizient zu nutzen und in die gesamte Unternehmensplanung zu integrieren.

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