Geschäftsessen

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Projekte landen, Steuern sparen

Von der Fachredaktion anwalt.de

Wer als Kunde eingeladen wird, darf davon ausgehen, dass er einen besonderen Stellenwert bei seinem Geschäftspartner genießt. Haben Sie als mittelständischer Unternehmer einen gemeinsamen Abend verbracht, besonderes Vertrauen aufgebaut und Fragen zur Geschäftspartnerschaft oder einem konkreten Projekt besprochen, finden Sie deutlich leichter zum Vertragsabschluss.

Ebenso wichtig für eine erfolgreiche Zusammenarbeit sind Betriebsfeiern, Jubiläen oder Einladungen an Mitarbeiter als Belohnung oder zur Motivation. Der besondere Bonus dabei: Bewirtungskosten können häufig als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden.

Was zu den Bewirtungskosten zählt

Bewirtungskosten sind grundsätzlich Aufwendungen, die für Speisen, Getränke und ähnliche Genussmittel wie Gebäck und Kaffee (aber auch Zigaretten oder Zigarren) zur Bewirtung von Gästen gemacht werden. Entscheidend ist,

  • dass die Bewirtung aus einem geschäftlichen Anlass heraus erfolgt und
  • dass die Beköstigung eindeutig im Vordergrund steht.

Auch die im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallenden Trinkgelder oder Garderobengebühren werden als untergeordnete Kosten zu den Bewirtungskosten hinzugezählt.

Keine Bewirtungskosten sind dagegen die Raumkosten, z.B. bei Anmietung eines Konferenzraumes, oder auch die Übernachtungskosten für einen Geschäftspartner; sie können jedoch als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

Aufgelistet abgesetzt
Es lohnt sich hier genau zu unterscheiden und sich gegebenenfalls vom Restaurant oder Hotel eine differenzierte Rechnung ausstellen zu lassen, denn Bewirtungskosten werden nur zu maximal 70 % anerkannt (diese pauschale Beschränkung wird mit einem mutmaßlich hohen Missbrauch begründet), Betriebsausgaben für Raummiete oder Übernachtung hingegen zu 100 %. Und: Hotelrechnungen dürfen nicht auf den Namen des Gastes, sondern müssen auf den des Steuerpflichtigen ausgestellt sein.

Das Finanzamt will’s genau wissen

Wer Bewirtungskosten steuerlich absetzen will, muss dem Finanzamt eine korrekte Rechnung als Beleg vorweisen. Die Rechnung muss maschinell erstellt sein,

  • eine maschinell vergebene Rechnungsnummer haben und
  • den Namen des Restaurants sowie seine
  • komplette Anschrift enthalten. Daneben müssen
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) aufgeführt sein. Ferner sind
  • die Menge und Art aller Speisen und Getränke,
  • das Nettoentgelt sowie
  • der prozentuale Mehrwertsteuersatz und auch der Mehrwertsteuerbetrag in Euro anzugeben, ebenso
  • das Ausstellungsdatum der Rechnung sowie
  • das Datum der Bewirtung (falls dieses vom Rechnungsdatum abweicht). Schließlich dürfen auch
  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers nicht fehlen. (Diese dürfen jedoch auch handschriftlich ergänzt werden.)
Auf separatem Blatt
Bei Ergänzungen auf Zu­satz­blättern be­deutet „fest ver­bunden“ etwa Klebe­streifen oder Tacker; eine Büro­klammer reicht nicht.

Der Rechnungsempfänger muss die Rechnung ferner ergänzen mit

  • den Namen aller Teilnehmer und
  • dem konkreten geschäftlichen Anlass der Bewirtung.

In der Regel lässt sich dies auf der Rückseite der Rechnung in einem Feld eintragen, anderenfalls kann ein Zusatzblatt mit ihr verbunden werden.

Die „betriebliche Veranlassung“ entscheidet

Voraussetzung für die Anerkennung als Werbungskosten ist, dass die Bewirtung für den Steuerpflichtigen „betrieblich veranlasst“ ist. Dies ist unproblematisch der Fall, wenn Geschäftspartner eingeladen werden, anlässlich eines konkreten Projektes, zur Anbahnung einer Geschäftsbeziehung oder auch zu Firmenfeiern oder -jubiläen.

Serie: Gastronomie-Gründung
Teil 1 beginnt den Ämter­parcours mit einem Gang zu Gewerbe- und Ordnungsamt. Teil 2 listet noch zusätz­liche Pflichten auf und gibt prak­tische Tipps für Tages­geschäft und Ab­rechnung.

Kriterien im Einzelfall

Die jüngere Rechtsprechung stellt neben dem konkreten Anlass nunmehr auch auf die Gesamtumstände des Einzelfalles ab, um die „betriebliche Veranlassung“ festzustellen: Wer tritt als Gastgeber auf? Wer bestimmt die Gästeliste? Sind die Gäste Kollegen, Geschäftsfreunde oder Mitarbeiter, Presseangehörige oder private Bekannte und Angehörige?

Grenzfälle bei Freiberuflern

Bei Gewerbetreibenden und Freiberuflern ist der klassische Fall des Geschäftsessens mit Kunden oder Geschäftspartnern unproblematisch, soweit die genannten Formalien beachtet werden. Im Zuge der neueren Rechtsprechung können bei Gewerbetreibenden oder Freiberuflern aber auch Bewirtungsanlässe, die grundsätzlich dem privaten Lebensbereich zuzuordnen sind, wie beispielsweise Geburtstage, Beförderungen oder Betriebsjubiläen, als „betrieblich veranlasst“ gelten. So wurden die Aufwendungen für eine Feier zum Dienstjubiläum eines Geschäftsführers im privaten Garten anerkannt, weil es ausschließlich für Mitarbeiter ausgerichtet wurde (Bundesfinanzhof, Urteil vom 1. Februar 2007, Az. VI R 25/03).

Bewirtung im Betrieb

Aufwendungen für die Bewirtung von Mitarbeitern entstehen im Betrieb selbst und gelten daher nicht als Werbungskosten, sondern können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden (mit dem Vorteil des 100%igen Abzugs). Für die hierbei zu beachtenden Freigrenzen muss man zwischen arbeitsbedingter Verpflegung und Essenseinladung als Entlohnung für besonderen Einsatz o.Ä. unterscheiden.

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Übrigens: Arbeitsbedingte Verköstigung, z.B. im Rahmen einer Messeveranstaltung, stellt keinen geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmer dar, den er selbst wieder versteuern müsste. Die Obergrenze hierfür liegt nach § 19 Einkommensteuergesetz bei 40 Euro. Essenseinladungen an einen Mitarbeiter als Belohnung für seine Leistung sind dagegen so genannte Sachbezüge, deren Freigrenze bei 44 Euro pro Monat liegt. Bei Überschreiten dieses Betrags durch das Essen oder andere Sachbezüge, unterfällt der Gesamtbetrag der Lohnsteuer und Sozialversicherungspflicht.

Fazit: Aufschlüsseln zahlt sich aus

Das Geschäftsessen bleibt ein bewährtes Mittel, um in entspannter Atmosphäre ein gutes und enges Verhältnis zum Kunden zu pflegen oder auch aufzubauen. Mit Blick auf den Fiskus ist am wichtigsten, dass die Rechnung die formalen Anforderungen des Finanzamts erfüllt. Ansonsten kann es sich lohnen, genau zu prüfen, welche Aufwendungen stattdessen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden könnten.

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