Output Management

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Produktivität in der Aufwärmphase

Von Gerald Strömer

Der Kern jedes Output Managements (OM) heißt Druckkostenoptimierung. Weil die beste Methode, überflüssige Ausdrucke auszuschalten, darin besteht, sie überflüssig zu machen, kümmert sich das Konzept auch darum, eingehendes Papier möglichst umstandslos in die reine EDV zu überführen. OM umfasst daher alles, was das Erfassen, Erstellen, Verwalten, Speichern und Ausgeben papierbasierter Informationen angeht. Mit anderen Worten: Liegt eine Information zu einem beliebigen Zeitpunkt auf Papier vor, sollte auch eine OM-Lösung im Spiel sein.

Ein Output-Management-System (OMS) gehört als Teil der unternehmerischen Informationsverwaltung zum Enterprise Content Management (ECM). Eingehende Papierdokumente werden im Idealfall sofort eingescannt, kategorisiert, zentral abgelegt und dem jeweiligen Empfänger dann im benötigten Format zur Verfügung gestellt. Je nach Bedarf des Endanwenders können die abgerufenen Informationen z.B. als Ausdruck, E-Mail, PDF, Webseite oder Fax ausgegeben werden. Denn: Nicht immer muss blindlings der Druckknopf gedrückt werden.

Kurz gesagt: Output Management liefert die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt und im richtigen Format an den richtigen Empfänger aus – und das möglichst kostengünstig.

Informationen statt Papier

Dadurch ergeben sich für Unternehmen zwei Vorteile. Erstens sparen sie sich unnötige Ausdrucke und damit direkt Kosten an Medien, Verbrauchsmaterial und Geräteverschleiß. Studien zeigen immer wieder, dass große Unternehmen hier Einsparpotenzial im Millionenbereich haben – und das gilt, auf kleinerer Skala, für kleine Firmen ganz genauso. Zweitens steigert Output Management mittel- bis langfristig die Effizienz der Mitarbeiter und damit die Geschäftsergebnisse. Denn da intelligent abgelegte Informationen sehr viel besser verfügbar sind, müssen Mitarbeiter weniger Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen und auch plötzliche Ausfälle wichtiger Mitarbeiter halten nicht mehr die gesamte Arbeit auf.

Output Management besteht aber nicht nur aus Ausgabesystemen wie Druckern, Multifunktionsgeräten (MFPs) etc. oder Digitalisierungslösungen (Scanner, MFPs). Im Idealfall steht ein zentrales Druckzentrum mit entsprechender Software hinter einem solide eingeführten OM, das Dokumente entgegennimmt, Steuerungs- und Planungsvorgänge ausführt, Drucke beauftragt und überwacht.

Mit Verstand anfangen
Output Management muss nicht zwangsläufig aus einer Komplettlösung eines bestimmten Herstellers bestehen. Für Selbstständige kann sich OM z.B. als wohl überlegte Herangehensweise erweisen: Wie handhabe ich am besten Papier- und elektronische Dokumente? Eine sinnfällige Umsetzung von Output Management könnte dann in einem einzelnen kleinen Multifunktionsgerät für Scan und Druck bestehen, das Dokumente digitalisiert und dann nach einem durchgängigen Schema am Rechner archiviert, bearbeitet und ausgibt. Auch so lassen sich mit geringstem Aufwand überflüssige Ausdrucke vermeiden und die digital abgelegten Unterlagen für den schnellen, unkomplizierten Zugriff optimieren. Für gewachsene Unternehmen ist das aber nichts. Denn bei eine größeren Anzahl Mitarbeiter braucht es eine Lösung, die dem Einzelnen genaue und sichere Regeln vorgibt und im Idealfall viele Vorgänge automatisiert. Hier lohnt sich die Investition in eine Komplettlösung.

Moderne OM-Systeme können dabei z.B. kontinuierlich die Druckkosten einzelner Lösungen ermitteln und dadurch das jeweils günstigste Gerät auswählen. Andere Systeme können digitalisierte oder erstellte Dokumente automatisiert mit einer qualifizierten digitalen Signatur zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben versehen oder sie parallel zur Verteilung an den Nutzer nach bestimmten Vorgaben automatisch archivieren. All dies sind logistische Vorteile, die ohne einheitliches Output Management gar nicht denkbar wären.

Bedarf präzise ermitteln

Erstaunlich ist, dass in vielen deutschen (und internationalen) Unternehmen die Druckkosten ein Buch mit sieben Siegeln sind. Das hat nicht zuletzt historische Gründe. Denn in der Vergangenheit – und auch heute noch – wurden Drucker, Kopierer, Scanner und Multifunktionsgeräte oft ohne Konzept und ohne Bedarfsanalyse beschafft.

Das führt dazu, dass in vielen Firmen eine Vielzahl unterschiedlicher Produkte im Einsatz ist, was vor allem bei netzwerkfähigen Geräten die Wartung durch die IT-Abteilung erschwert und unnötig hohe Materialvorratsstapel an diversen Tinten- und Tonerkartuschen auftürmt. Viele Mitarbeiter verfügen zudem oft über Einzelplatzlösungen, die relativ aufwändig zu warten sind – obwohl die Kollegen eigentlich mit einer handhabbaren Gruppenlösung besser bedient wären. Andere Mitarbeiter müssen dagegen mit Geräten arbeiten, die gar nicht den tatsächlichen Bedarf bedienen und daher die Produktivität einschränken.

Für den Ausgabebereich im Output Management muss daher im Vorfeld eine solide Bedarfsanalyse erfolgen, so dass jedem Mitarbeiter eine angemessene Lösung zur Verfügung steht. Geräte sollten nach Möglichkeit vereinheitlicht werden, da dies den Support starkt vereinfacht. Vor der Beschaffung gerade netzwerkfähiger Geräte sollte daher der Zentraleinkauf die IT-Abteilung konsultieren und auf deren Spezialwissen zugreifen. Am wichtigsten ist aber, dass Unternehmen primär nach einheitlichem Konzept einkaufen und nicht beim gerade günstigsten Gerät zuschlagen.

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Schwarz auf Weiß
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Konzentrieren und delegieren

Voraussetzung für die Einführung von Output Management im Unternehmen ist also die Schaffung einer Instanz, die Bedarfs- und Marktanalyse, Installation und Wartung der Druckinfrastruktur in eine Hand nimmt. Im Idealfall sollte das die IT-Abteilung übernehmen. Die Beschaffung selbst erfolgt nach den konkreten Vorgaben der Zentralinstanz über den Einkauf – denn diese Abteilung hat die größte Verhandlungskompetenz. Unternehmen, die über keine eigene IT-Abteilung verfügen, sollten zur Konzeption der Druckinfrastruktur besser auf eine unabhängige Beratung zurückgreifen.

Zwar bieten viele Gerätehersteller neben kauf- und mietbaren Komplettlösungen für Digitalisierung und Druck auch Beratungsleistungen zur Druckoptimierung an, aber diese müssen aufgrund der Herstellerbindung nicht unbedingt die optimale Lösung für das Unternehmen darstellen. Es liegt auf der Hand, dass hier die eigenen Geräte, Konzepte und Servicedienstleistungen im Vordergrund stehen. Ein unabhängiger Berater nimmt auf so etwas keine Rücksicht und wird zudem häufig über ein erfolgsbasiertes Kostenmodell entlohnt, so dass dem Unternehmen nicht einmal direkte Kosten entstehen.

Die Implementierung neuer Geräte erfolgt dann durch die IT-Abteilung. Unternehmen ohne solches Fachpersonal sollten die Einrichtung der Infrastruktur einem Spezialisten überlassen.

Fazit: Gewonnen und gespart

Output Management macht auch und gerade in kleineren Unternehmen Sinn. Das absolute Sparpotenzial mag zwar geringer sein, aber die Notwendigkeit zur Kostenoptimierung ist meist drückender und jeder behaltene Euro fällt schwerer ins Gewicht. Schon im Ausgabebereich sind allein durch Optimierung der Druckinfrastruktur Einsparungen von 10 bis 30 % möglich. Außerdem können Unternehmen über ein zentrales Druckzentrum nachvollziehen, was wann von wem gedruckt wurde – allein das steigert das Kostenbewusstsein der Anwender.

Die Verminderung des Druckvolumens, die Senkung des Seitenpreises und die Vereinheitlichung von Verbrauchsmaterialien (Tinte, Toner, Papier) sind die direktesten und sichtbarsten Sparposten. Fühlbar sind aber auch die Vorteile eines unkomplizierten Supports vereinheitlichter Hard- und Software. In der Folge haben die Mitarbeiter weniger Leerlauf durch wartungsbedingte Ausfälle und können selbst langfristig produktiver und effizienter arbeiten, da Informationen flexibler und schneller abgerufen werden können.

Zu den Anlaufkosten ist zu sagen, dass die Anschaffung und Implementierung einer vereinheitlichten Druckinfrastruktur nach einem konkreten Bedarfsplan im Endeffekt nicht teurer ist als der „wilde Kauf“. Die Einführung eines kompletten Output-Management-Systems ist dagegen nicht ganz billig. Aber für druckintensive Unternehmen lohnt es sich allemal.

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