Outsourcing

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Auslagern strafft die Wertschöpfungskette

Von Dr. Regina Sailer

Wenn KMU outsourcen, sind sechs von sieben Betrieben mit dem Ergebnis zufrieden. Vor allem bei den Kosten schaut es gut aus: Ein mittelständischer Betrieb wie Minol konnte dank Auslagerung satte 30 % der IT-Kosten einsparen.

In den 1980er-Jahren machten große Unternehmen etwas für die damalige Zeit Ungewöhnliches: Sie trennten sich von ihren EDV-Abteilungen und lagerten diese Aufgaben an externe Dienstleister aus – das Outsourcing (Outside ressource using) war geboren. Heute ist aus dieser Sonderform der Partnerschaft eine gängige Strategie für Einsparungen in allen Unternehmensbereichen geworden, von der zunehmend auch KMU profitieren. Besonders eifrig zeigt sich der Einzelhandel.

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Strategien und Spielarten

Ein Großteil der Auslagerungen ist auch heute IT-Outsourcing. Möglich und erprobt ist das Konzept aber auch an anderen Punkten der Wertschöpfungskette, u.a. im Vertrieb, bei Zu- und Auslieferung bzw. Transport, bei Wartungsaufgaben, Anlagenbetreuung und -verwaltung oder der Buchhaltung sowie im Bereich der Telekommunikationsdienste. Allerdings waren keineswegs alle Fälle erfolgreich, weshalb zu „Outsourcing“ der Komplementärbegriff „Insourcing“ notwendig wurde: Darunter versteht man das Wiedereingliedern von zuvor ausgelagerten Prozessen in das Unternehmen.

Im Einzelnen unterscheidet man folgende Formen von Outsourcing:

Application Service Providing (ASP)
Beim Application Service Providing nutzt ein Unternehmen Softwaredienste eines externen Datacenters über Netzwerke. Das geschieht, ohne dass die entsprechende Software lokal auf einem Rechner im Unternehmen installiert bzw. vollständig gekauft werden muss. Die gesamte Verarbeitung, Wartung und Datensicherung erfolgt zentral im Rechenzentrum des Dienstleisters. Die aktuellen Geschäftsmodelle firmieren unter dem Begriff Software as a Service (SaaS) bzw. fallen unter das Modell Cloud Computing.
Business Process Outsourcing (BPO)
Bei dieser Spielart werden bestimmte Geschäftsprozesse ausgelagert, etwa die gesamte Lohnverrechnung für die Mitarbeiter. Auch die Prozesskontrolle (z.B. Personalverantwortung) wird dabei abgegeben.
Business Transformation Outsourcing (BTO)
Dieses Servicemodell vereint Beratung und Betrieb von IT- und Geschäftsprozessen unter einem Dach. Es integriert also Outsourcing und Business Consulting.
Comprehensive Outsourcing/Complete Outsourcing
„Umfassend“ ist diese Outsourcing-Variante deshalb, weil dabei ein gesamter Unternehmensbereich inklusiver großer Teile der Belegschaft an ein Drittunternehmen ausgelagert wird – zum Beispiel die gesamte EDV für mehrere Jahre an einen IT-Dienstleister.
Managed Services
Diese Form kommt vor allem im Informations- und Kommunikationsbereich vor: Für einen genau festgelegten Zeitraum bieten Dienstleister definierte Leistungen an (z.B. externen Speicherplatz). Diese kann der Kunde dann zu jeder Zeit nach Bedarf abrufen.
Offshore-Outsourcing
Dieser Begriff bezeichnet die Auslagerung von Dienstleistungen ins Ausland, häufig in Billiglohnländer.
Out-Servicing
Hier werden vor allem serviceorientierte Bereiche ausgelagert – etwa die telefonische Auftragsannahme eines Installateurbetriebs.
Outtasking
Das Outtasking (auch Selective Outsourcing) ist so etwas wie die Light-Variante des klassischen Outsourcing. Wie beim Business Process Outsourcing werden nicht komplette Unternehmensbereiche, sondern nur Teilaufgaben, also tasks, ausgelagert. Allerdings geht man hier weniger umfassend vor und behält die Kontrolle über die gesamte Infrastruktur.
Transitional Outsourcing
Diese Form hilft bei der Bewältigung von Technologiewechseln: Das Unternehmen überträgt die betreffenden Aufgaben an einen Drittanbieter, der sowohl fit in der bestehenden als auch in der neuen Technologie ist.

Vorteile: Konzentration und Flexibilität

Sie können sich auf die Kernkompetenzen Ihres Unternehmens konzentrieren und ersparen sich das Kopfzerbrechen über mangelndes Know-how und unqualifizierte Mitarbeiter. Geschäftsprozesse werden rationeller, Prozesse einfacher. Die Gesamtbetriebskosten sinken und lassen sich besser kalkulieren. Auslagerungen machen Ihr Unternehmen zudem flexibler und mobiler. Es kann schneller auf Veränderungen reagieren und schneller wachsen. Wichtig außerdem: Es werden keine Mittel durch Investitionen gebunden und das Kreditrating verbessert sich.

Nachteile: Abhängigkeit und Kompetenzverlust

Vor allem das Outsourcen von Schlüsselprozessen birgt Risiken durch die so entstehenden Abhängigkeiten, z.B. falls ein externer Zulieferer sich als nicht zuverlässig genug erweist. Wichtiges Know-how kann verloren gehen. Auch die Abgrenzung vom Mitbewerb, der auf denselben Dienstleister zurückgreifen kann, wird schwieriger. Die erwarteten Kostenvorteile treffen zudem mittel- und langfristig nicht immer ein.

Fazit: Rückgängig machen ist oft schwer

Erfolgreiches Outsourcing fängt mit Selbstkritik an. Sehen Sie sich unvoreingenommen die Situation im Unternehmen an: Können externe Dienstleister bestimmte Services, die Ihr Geschäftsmodell erfodert, besser, schneller, billiger und mit einem geringeren Risiko erledigen? Falls ja, sollten Sie an eine Auslagerung denken – und zwar rechtzeitig. Prüfen Sie nicht erst dann ein Outsourcing, wenn in Ihrem Betrieb schon vieles im Argen liegt. Und bleiben Sie realistisch. Outsourcing ist kein Universalrezept: Es kann sich als unerwartet zeitintensive, schwer steuerbare und mitunter qualitativ enttäuschende Angelegenheit erweisen.

Nützliche Links

Outsourcing Services Deutschland 2004–2006 zeigt, für welche Aufgaben kleine, mittelständische und große Unternehmen derzeit Outsourcing-Services einsetzen. Die Kurzstudie der TechConsult GmbH und Lünendonk GmbH gibt es als PDF auf der Competence Site. Bei CRM Transfer kann man sich Erfolgreiches Outsourcing am Beispiel von Pegasus, einem kleinen Verlag mit vier Mitarbeitern, als PDF herunterladen.