Pflichtangaben bei elektronischer Geschäftspost

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E-Mails abmahnsicher machen

Von der Fachredaktion anwalt.de

Dass Geschäftsbriefe in Papierform gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangaben enthalten müssen, war immer klar. Umstritten blieb aber lange Zeit, ob die Vorschriften auch bei E-Mail-Korrespondenzen gelten. Die Handhabung bei elektronischer Post war ja nicht explizit geregelt.

Bis zum 1. Januar 2007. Ab da hat eine Gesetzesänderung die Situation für alle Kaufleute, Aktiengesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung bereinigt: Pflichtangaben sind auch bei der Geschäftskorrespondenz per E-Mail zu beachten und einzutragen.

Angaben nach Handelsregister

HGB für Kaufleute

Für Kaufleute gilt § 37a HGB; sie müssen bei geschäftlicher Post

  • die Firma,
  • den Ort der Handelsniederlassung,
  • das Registergericht (also das am Sitz der Firma zuständige Amtsgericht) und
  • die Nummer angeben, unter der sie im Handelsregister eingetragen sind. Einzelkaufleute müssen außerdem den Zusatz „eingetragene Kauffrau“ bzw. „eingetragener Kaufmann“ aufführen.

Gesellschaft mit Verantwortlichen

Für GmbH und AG gelten § 35a GmbHG bzw. § 80 AktG. Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder eine Aktiengesellschaft muss

  • die Rechtsform,
  • den Sitz der Gesellschaft,
  • das Registergericht und
  • die Eintragungsnummer im Handelsregister angeben.
Kapitalangaben differenzieren
Werden Angaben über das Gesellschaftskapital gemacht, muss eine AG immer auch ihr Grundkapital benennen und – soweit auf die Aktien der Ausgabebetrag noch nicht vollständig eingezahlt ist – auch den Gesamtbetrag der noch ausstehenden Einlagen. Das Gleiche gilt für das Stammkapital und noch nicht in Geld geleistete Einlagen der GmbH.

Zusätzlich müssen bei einer GmbH auch

  • alle Geschäftsführer und, sofern es einen Aufsichtsrat gibt und er einen Vorsitzenden hat,
  • der Aufsichtsratsvorsitzende mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden.

Entsprechendes gilt bei der Aktiengesellschaft für alle Vorstandsmitglieder und den Vorsitzenden des Aufsichtsrates.

Ausländische Zweigniederlassungen

Hat die GmbH oder AG eine Zweigniederlassung im Ausland, müssen Geschäftskorrespondenz und Bestellscheine der Zweigniederlassung neben den bereits genannten Pflichtangaben zusätzlich Informationen über das Register enthalten, bei dem die ausländische Niederlassung geführt ist, und ihre Eintragungsnummer. (Abweichungen nach ausländischem Recht sind hiervon möglich.) Befindet sich die Zweigniederlassung einer AG in Abwicklung oder eine GmbH in Liquidation, sind Abwicklung und Abwickler bzw. Liquidation und Liquidatoren anzugeben.

Fazit: Falsche Fußleisten kommen teuer

Die gesetzlichen Pflichtangaben betreffen seit 1. Januar 2007 ausdrücklich auch die elektronische Geschäftskorrespondenz per E-Mail, nicht mehr nur Geschäftsbriefe auf Papier. Bisher hatten die Gesetze die elektronische Post nicht genannt, so dass teilweise umstritten war, ob sie den Pflichtangaben unterliegt.

Ausgenommen sind nun nach § 37a HGB, Abs. 2, § 35a GmbHG, Abs. 2 und § 80 AktG, Abs. 2 nur Mitteilungen und Berichte innerhalb einer „bestehenden Geschäftsbeziehung“ in Form von Vordrucken, in die im Einzelfall bloß die jeweils nötigen Inhalte eingefügt werden. Dies trifft jedoch nicht bei Bestellscheinen zu. Diese gelten als Geschäftsbriefe und müssen daher die Pflichtinhalte ebenfalls angeben.

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Falls Sie in Geschäftsbriefen und geschäftlichen E-Mails nicht die gesetzlichen Pflichtinhalte aufführen, kann das Registergericht wegen des Verstoßes ein Zwangsgeld verhängen. Das ist allerdings noch das Wenigste. Denn darüber hinaus müssen Sie damit rechnen, dass Sie von Konkurrenten kostenpflichtig abgemahnt werden.

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