PowerPoint

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Beamer an – und alle schalten ab

© Gorodenkoff - Fotolia

Von Michael Praschma

Googeln Sie einmal „PowerPoint Tod“. Sie kommen hier stundenlang auf Ihre Kosten – nicht nur, wenn Sie einen leichten Hang zu Schadenfreude haben. Dabei geht es, und das seit Jahren, um den unermesslichen Schaden, der täglich durch Präsentationsfehler angerichtet wird. Doch das Prinzip PowerPoint ist nicht umzubringen. Das liegt daran, dass der Grundgedanke richtig bleibt. Und die gute Nachricht: Der Tod durch PowerPoint lässt sich vermeiden.

Kosten ignoriert, Potenzial im Tiefschlaf

Wenn Sie buchstäblich keine Ahnung haben, welche Kosten Präsentationen in Ihrem Unternehmen real verursachen, sind Sie nicht allein. 56 % der Befragten in mittleren und großen Unternehmen in den USA und Deutschland, davon knapp die Hälfte Führungskräfte, geht das genauso. Das ergab eine Studie von Strategy Compass, die jetzt veröffentlicht wurde. Trotz des schon fast sprichwörtlichen Death by PowerPoint ist das Microsoft-Programm mit 72 % unangefochtener Platzhirsch bei Präsentationssoftware. Und über drei Viertel der Befragten werden bei Präsentationen „so wie heute“ weiterarbeiten.

PowerPoint bleibt also. Allerdings stehen Verschiebungen der Schwerpunkte an: vor allem mehr visuell und weniger Text sowie Reduktion auf das Wesentliche. Den Aufwand, der mit Präsentationen verbunden ist, erleben die Befragten als erheblich: Im Mittel (Median) fließen 30 % der Arbeitszeit in die Erstellung. Das dürfte mit ein Grund dafür sein, dass PowerPoint immer noch deutlich häufiger bei externen Meetings als betriebsintern eingesetzt wird.

Prasentationen in Unternehmen 20 17 - Ergebnisse der Studie 1.jpg Ziemlich daneben: Offenbar geht die Mehrheit der PowerPoint-Vorträge am Publikum vorbei. (Bild: Strategy Compass)

Was bei Präsentationen schiefgeht und warum, ist den Verantwortlichen bewusst. Allerdings zeigt sich, dass ganz überwiegend die Ressourcen fehlen, um die Ursachen dafür zu bearbeiten. Trainingsangebote etwa zur Entwicklung einer Storyline, zum Foliendesign oder zum Einbau des Corporate Designs in PowerPoint fehlen in der Mehrzahl der Fälle. Nur bei der Software-Bedienung gibt es wenigstens bei zwei Dritteln der Unternehmen Schulungen u. Ä. Ein hohes Potenzial für Effizienzsteigerungen bei Präsentationen liegt also brach.

Strategien, Methoden und Hilfsmittel

Tipps für Präsentationen sowie Best- und Worst-Practice-Beispiele liegen quasi auf der Straße. Wenn also das Anwerfen des Beamers eher Fluchtreflexe als gespannte Erwartungen auslöst, fehlt es in der Regel nicht an gutem Rat. Eher mangelt es an Bewusstsein dafür, dass es sich schnell und gründlich rentieren kann, Strategien und Methoden für Präsentationen zu optimieren und in technische Hilfsmittel zu investieren.

Strategische Maßnahmen

Vielfach dürfte eine Quelle für ineffizienten Präsentationseinsatz sein, dass dieses Medium konzeptionslos ad hoc verwendet wird: „Für das Meeting brauchen wir noch ein PowerPoint mit dem Angebot …“ Daraus folgt dann, dass die Software meist nur anlassbezogen angeworfen wird und vielleicht sogar Masterfolien und Templates fehlen. Das allein erklärt massive Mehrfachaufwände, von mangelhaften Ergebnissen ganz abgesehen. Über einen Kostencheck lassen sich Strategiemängel im Ausschlussverfahren beseitigen. Die prinzipielle Einbindung von Präsentationen in das Marketing ebenso wie in Prozesse innerhalb der eigenen Organisation gehört aber in jedem Unternehmen irgendwann einmal ergebnisorientiert von Grund auf entwickelt.

Methodische Maßnahmen

PowerPoint ist ein Werkzeug – und wie jedes Werkzeug verlangt auch diese Software Skills und Training im Umgang damit. Wenn also das eine Drittel der Unternehmen, wo das noch fehlt, PowerPoint-Schulungen durchführt, ist bereits viel erreicht. Es geht aber darüber hinaus auch um Kompetenzen in der inhaltlichen Gestaltung und im Auftritt, für die ebenfalls Bewusstsein geschaffen werden muss. Eine Liste gerne übersehener Selbstverständlichkeiten dazu kommt vom Marketing-Experten Avinash Kaushik. Noch ein Hinweis für jene Fälle, in denen Zahlen präsentiert werden sollen: Hier lohnt es sich, mit Sorgfalt an die Gestaltung zu gehen, weil die Gefahr besteht, mit viel Arbeit auch besonders viel Überdruss zu produzieren.

Technische Maßnahmen

PowerPoint – oder jede andere Präsentationssoftware – ist nur so gut wie die Software-Umgebung, in der sie eingesetzt wird. Dass es wenig effizient ist, auf rein rechnerbasierten einzelnen Programmen (also jeder Mitarbeiter individuell) Präsentationen zu erstellen, dürfte durchgesickert sein. Nur mitunter bekannt ist hingegen, dass es von Microsoft für PowerPoint zertifizierte Lösungen wie QuickSlide gibt, die für erheblich ökonomischeres und alerteres Arbeiten sorgen. Beispiele für die gebotenen Features sind Assistenten für Präsentationsgliederungen, unternehmensübergreifende CD-Baukästen, automatische Überprüfung von CI-Merkmalen wie Layout und Wording oder zentrales Content Management.

K.o.-Kriterium: etwas zu sagen haben

Wie es geht, das Publikum mit Zeigestock und Bildgeschichte in den Bann zu ziehen, das wussten schon die Moritatenerzähler auf den Marktplätzen. Heute ist nur das technische Medium höher entwickelt. Gleich geblieben ist, dass keine noch so exzellente Folie einen lausigen Vortragenden retten wird – und umgekehrt. Aber solange unser Hirn so funktioniert wie bei unseren Vorfahren (Mammut an der Höhlenwand motiviert Jäger), solange lohnt es sich auch, das Bestmögliche aus jeder Präsentation zu machen.

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