Qualitätsmanagement

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Kostspielige Normreihe setzt Standards

Von Sabine Philipp

Sind Sie frustriert, weil Ihre Mitarbeiter das Rad immer wieder neu erfinden? Und obendrein werden die wirklichen Probleme erst dann entdeckt, wenn es eigentlich schon zu spät ist? Dann könnte Ihr Betrieb ein Kandidat für ein Qualitätsmanagementsystem gemäß der ISO-9000-Normreihe sein.

Der Begriff „Qualitätsmanagementsystem“ (QMS) hört sich zunächst nach unnötiger Bürokratie an. Tatsächlich können Sie damit aber die tägliche Arbeit, die Effizienz der Schnittstellen und die betriebsinternen Verantwortlichkeiten bestens organisieren.

QMS bringen klare Vorteile

Da die Kernprozesse des Unternehmens definiert und standardisiert werden, wissen Ihre Leute, worauf sie besonders achten müssen und wo sie nachschauen können. Außerdem verhindern Sie Konflikte, wenn die Kompetenzen klar geregelt sind.

Darüber hinaus können sich Zeitarbeiter oder neue Kollegen besser einarbeiten. Weil die verschiedenen Abteilungen über die gleichen Infos verfügen, werden auch Missverständnisse seltener. Durch automatische Kontrollen zu bestimmten Zeitpunkten im Arbeitsablauf können Fehler rechtzeitig erkannt werden. Kurz: Sie haben weniger Stress und können sich selbst besser auf Ihre Arbeit konzentrieren. Für Freiberufler gilt das übrigens ganz genauso.

Die ISO-9000-Familie

Es gibt drei Kernnormen: Die DIN EN ISO 9000:2000 beschreibt Grundlagen und Begriffe für Qualitätsmanagementsysteme. Bei der DIN EN ISO 9001:2000 geht es um die Anforderungen, die ein Qualitätsmanagementsystem erfüllen muss. Mit der DIN EN ISO 9004:2000 bekommen Sie schließlich einen Leitfaden an die Hand, um Wirksamkeit und Effizienz Ihres QMS zu testen und zu verbessern.

Zertifizieren lohnt sich

Häufig fordern Kunden bereits ein QMS-Zertifikat. Sie können also bei Ausschreibungen damit punkten. Bei manchen Unternehmen, wie zum Beispiel im Kranken- und Pflegebereich, sind QMS sogar gesetzlich vorgeschrieben. Falls Sie in einem Geschäftszweig tätig sind, in dem Qualitätsmängel zu einem ernsten Problem werden können, sind Sie damit ebenfalls gut beraten. Außerdem ist ein effizientes Qualitätsmanagementsystem immer ein gutes Argument für neue Kunden. Sie können so Ihren Interessenten zusichern, dass die Qualität stimmt und dass das auch so bleibt.

Übrigens: Arbeitsschutzmanagementsysteme oder Umweltmanagementsysteme nach EMAS sind mit der DIN EN ISO 9001:2000 nicht nur kompatibel – Sie können sogar von Synergieeffekten profitieren. Falls Sie mehrere Systeme auf einmal einführen, lassen sich zudem Beratungs- und Zertifizierungskosten einsparen. Last but not least haben Sie einen geldwerten Vorteil bei der Bank. Denn schließlich verbessert ein QMS in jedem Fall Ihr Rating.

Welche Kosten fallen an?

Doch bevor Sie Geld sparen können, müssen Sie zuerst investieren. Da wäre zum einen die Arbeitszeit, die Ihre Mitarbeiter in das Projekt investieren. Dazu kommen die Aufwendungen für externe Berater und die Kosten der Zertifizierung. Wie viel Sie genau zahlen müssen, ist jedoch schwer zu sagen. Die IHK Südthüringen schätzt, dass Unternehmen mit circa 50 Mitarbeitern ohne Vorerfahrung mit einem Betrag von etwa 15.000 Euro für die externe Beratung und die Zertifizierung rechnen müssen. Dabei kalkuliert sie mit 3000 Euro Zertifizierungskosten und 20 Tagen Beratung bei einem Tagessatz ab 600 Euro. Für den internen Aufwand setzt sie etwa die gleiche Höhe an. Es wird jedoch betont, dass diese Zahlen nur grobe Orientierungswerte darstellen. Abweichungen nach oben und unten seien selbstverständlich möglich.

Wichtig!
Beauftragen Sie mit der Beratung nur jemanden, der sich in Ihrer Branche auskennt. Nur er kennt die spezifischen Probleme und weiß zuverlässig, was zu tun ist.

Das Zertifikat gilt prinzipiell drei Jahre lang. Allerdings steht jährlich noch ein Überwachungsaudit an, das etwa 1500 Euro kostet. Ob sich das für Ihr Unternehmen auch finanziell rechnet, können nur Sie entscheiden.

Wenn Sie nicht sofort einen größeren Betrag investieren möchten, dann fangen Sie doch langsamer an: Sehen Sie sich in Ihrem Betrieb um: Was kann man besser machen? Welche Arbeitsschritte lassen sich standardisieren? Wie können Qualität verbessert und Fehlerquellen eliminiert werden? (Machen Sie sich genaue Notizen, dann haben Sie später weniger Arbeit.) Vielleicht können Sie ja bereits in diesem Stadium für mehr Ordnung sorgen.

Fazit: QMS fordert den ganzen Betrieb

Vergessen Sie nicht: Das teuerste QMS ist eines, das nicht angenommen wird, denn es ist nutzlos. Es bringt nichts, wenn Sie Ihren Mitarbeitern schwer durchschaubare Verfahrensweisen überstülpen. Binden Sie Ihre Leute aktiv ein. Fragen Sie sie, wo sie Schwerpunkte und Probleme der Qualitätssicherung sehen. Das motiviert Ihre Angestellten nicht nur mitzumachen, sondern Sie bekommen auch wertvolle Informationen, mit denen Sie unter Umständen viel Geld sparen können.

Nützliche Links

Auf der Seite der IHK Südthüringen finden Sie weitere Tipps. Es existiert übrigens auch ein eigenständiges Qualitätsmanagement-Wiki. Beim Bayerischen Staatsministerium für Wirtschaft, Infrastruktur, Verkehr und Technologie gibt es den „Leitfaden zur Einführung und Weiterentwicklung eines Qualitätsmanagementsystems nach der Normenreihe DIN EN ISO 9000:2000“ Qualitätsmanagement für kleine und mittlere Unternehmen als PDF zum Download.