Regelungen zur Umsatzsteuer

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Gebühr zahlt Empfänger

Von Sabine Philipp

Seit der letzten Mehrwertsteuererhöhung von 2007 hat sich das Land kaum beruhigt – und die Gesetzgebung tut nach EU-Vorgaben ihren Teil dazu, damit die Dinge in Bewegung bleiben. Damit nämlich europaweit kein Unternehmer wegen der nationalen Umsatzsteuer diskriminiert wird, ist seit 1. Januar 2010 bei Geschäftskunden aus dem EU-Ausland meist der Sitz des Empfängers in Sachen Umsatzsteuer maßgeblich bzw. der Betriebsstätte, an der die Leistung erbracht wird (§§ 3a, 3b, 3d und 3e UStG). Für den Rechnungssteller bedeutet das in erster Linie einen erhöhten Arbeitsaufwand, da die Umsatzsteuer gesondert gemeldet werden muss.

Immerhin ist der Papierkrieg bei Hotelübernachtungen inzwischen Geschichte, der durch die unterschiedlichen Umsatzsteuersätze für Frühstück und Übernachtung entstanden war. Seit März 2010 können Hotelbesitzer wieder pauschale Rechnungen für Übernachtung und Frühstück schreiben.

Vorarbeit für EU-Geschäfte

Wer Waren, seit dem 1. Januar 2010 auch Dienstleistungen, an Geschäftskunden aus dem EU-Ausland liefert, sieht sich durch die neuen Bestimmungen zum Dienstleistungsort sowie der Verpflichtung zur Abgabe der Zusammenfassenden Meldung (ZM) für grenzüberschreitende innergemeinschaftliche sonstige Leistungen gemäß der Richtlinie 2008/8/EG vom 12. Februar 2008 zur Änderung der Richtlinie 2006/112/EG mit einem höheren Arbeitsaufwand konfrontiert. Als Unternehmer müssen Sie die Lieferung bzw. Leistung bei Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung deklarieren und nach § 18a UStG zusätzlich an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) per ZM melden.

Wichtig: Diese Übersicht dient lediglich der Orientierung und ersetzt keinesfalls die fach­männische Beratung durch Rechts­experten. Die Inhalte wurden sorg­fältig recherchiert, dennoch sind Ab­weichungen vom tat­sächlichen Sach­verhalt nicht auszuschließen.

Es gibt, wie bei jeder guten Regel, allerdings Ausnahmen, z.B. wenn Sie eine Leistung erbringen, die unter § 3a, Abs. 3 UStG fällt. Der Paragraf betrifft u.a. Restaurant- und Verpflegungsleistungen im Inland, die kurzfristige Vermietung von Beförderungsmitteln (30 Tage bei Fahrzeugen in ununterbrochenem Besitz, 90 Tage bei Wasserfahrzeugen) und Leistungen im Zusammenhang mit Messen und Ausstellungen.

Falls Ihre Dienste oder Waren nicht unter die Ausnahmen fallen, gibt es einen kleinen Trost: Sie müssen die Steuer nicht vom ausländischen Kunden eintreiben und an das ausländische Finanzamt überweisen – wenn der Kunde eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat.

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Schwarz auf Weiß
Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Magazin­reihe. Einen Über­blick mit freien Down­load-Links zu sämt­lichen Einzel­heften bekommen Sie online im Presse­zentrum des MittelstandsWiki.

Grundsätzlich ist bei solchen Geschäften mit Geschäftskunden aus der EU folgendermaßen vorzugehen:

Schritt 1: Nummer holen

Um am grenzüberschreitenden Warenverkehr teilnehmen zu können, benötigen Sie und Ihr Kunde eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), die Sie zusätzlich zur „normalen“ Umsatzsteuernummer für Rechnung an einheimische Kunden benötigen. Sie können sie bei Ihrem Finanzamt beantragen. Sie setzt sich aus dem Länderkürzel und einer bestimmten Ziffernfolge zusammen.

Schritt 2: Nummer aushandeln und prüfen

Nun legen Sie schriftlich mit Ihrem Kunden fest, dass er Geschäftskunde ist, dass die Umsatzsteuer seines Landes gilt und dass er die Steuer abführen muss. Seine USt-IdNr. überprüfen Sie per Bestätigungsanfrage beim BZSt.

Schritt 3: Rechnung schreiben

Wenn die Leistung vollbracht ist und Sie die Rechnung schreiben, müssen Sie den Nettobetrag (ohne Umsatzsteuer) einfordern, die USt-IdNr. des Kunden angeben, ihn darauf aufmerksam machen, dass Sie das so genannte Reverse-Charge-Verfahren anwenden und dass er die Umsatzsteuer an sein Finanzamt überweisen muss (§ 14a UStG).

Hat der Kunde keine USt-IdNr., müssen Sie die Umsatzsteuer aufschlagen und sie an Ihr Finanzamt weiterleiten. Der Kunde muss sich den Betrag dann von dort zurückholen. (Was Sie umgekehrt als Empfänger von solchen Rechnungen zu tun haben, erfahren Sie bei Schritt 6.)

Schritt 4: Bei Elster anmelden

Auch wenn Sie wegen des Reverse-Charge-Verfahrens keine Umsatzsteuer eingenommen haben, müssen Sie den Betrag bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung angeben, und zwar bei Kunden, die unter § 13b UStG fallen, in Feld 60, bei innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften nach § 25b Abs. 2 UStG in Feld 42.

Jahreszahler haben mehr Zeit
Hat Sie das Finanzamt nach § 18 Abs. 2 UStG von der Verpflichtung zur Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen und der Entrichtung der Vorauszahlung befreit (Jahreszahler), dürfen Sie die ZM nach § 18a Abs. 6 UStG bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Kalenderjahres abgeben, wenn

  1. die Summe der Leistungen im vorangegangenen Kalenderjahr 200.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht übersteigen wird,
  2. die Summe der innergemeinschaftlichen Warenlieferungen im vorangegangenen Kalenderjahr 15.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht übersteigen wird, und wenn
  3. es sich bei den in Nummer 2 bezeichneten Warenlieferungen nicht um Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer mit ausländischer USt-IdNr. handelt.

Noch besser haben es Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG. Da sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind, können Sie sich die ganze Prozedur schenken.

Schritt 5: Zusammenfassend melden

Die Zusammenfassenden Meldung (ZM) ist eine Deklaration, die Sie bis zum zehnten Tage nach Ablauf jedes Meldezeitraums, der zurzeit vierteljährlich ist, elektronisch an das BZSt übermitteln müssen, z.B. über das ElsterOnline-E-Portal. Achtung: Ab dem 1. Juli 2010 müssen Sie monatlich ran – außer, Sie liefern nur für 100.000 Euro pro Quartal ins Ausland. Nach dem 1. Januar 2012 soll die Grenze bei 50.000 Euro pro Quartal liegen. (Welche Alternativen es zu ElsterOnline gibt und wie die Anmeldung genau funktioniert, erklären die BZSt-Merkblätter. Wie Sie eine ZM ausfüllen müssen, sagt das BZSt in einer PDF-Kurzbeschreibung.)

Die ZM selbst müssen Sie unabhängig vom Wert abgeben – aber nur, wenn es etwas zu deklarieren gibt. So genannte Nullanmeldungen, wie es sie bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung gibt, sind nicht vorgesehen.

Wenn Ihnen bereits eine Dauerfristverlängerung um einen Monat beim zuständigen Finanzamt für die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung gewährt wurde, gilt diese übrigens auch für die Abgabe der ZM (§ 18a Abs. 1 UStG).

Wichtig!
Bei der Zusammenfassenden Meldung gilt folgende Feinheit: Leistungen, die in den ersten beiden Monaten des Meldezeitraums ausgeführt wurden, sind auch für diesen Zeitraum zu melden – unabhängig vom Zeitpunkt Ihrer Rechnungsausstellung. Nur bei Leistungen, die im letzten Monat eines Kalendervierteljahres erbracht werden, muss die Meldung in dem Kalendervierteljahr erstellt werden, in der die Rechnung geschrieben wurde.

Sollten Sie Ihrer Pflicht nicht nachkommen oder die Meldungen zu spät abgeben, müssen Sie nach § 18a Abs. 8 UStG mit einem Versäumniszuschlag rechnen. Hier gelten die Vorschriften von § 152 Abs. 2 Abgabenordnung (AO). Außerdem müssen Sie die Rechnungen nach 14b UStG zehn Jahre lang revisionssicher aufbewahren.

Schritt 6: Rechnungen richtig deklarieren

Wenn Sie selbst eine Rechnung erhalten, bei der das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG angewandt wird (Leistungsempfänger als Steuerschuldner), dann tragen Sie die entsprechende Summe bei Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung in die entsprechenden Felder für „Innergemeinschaftliche Erwerbe“ ein, die ab Zeile 32 beginnen. Wenn Sie sich das Geld wieder holen möchten, tragen Sie es gleichzeitig in das jeweilige Feld unter der Rubrik „Abziehbare Vorsteuerbeträge“ ein, die Sie ab der Zeile 54 finden.

Ab 2015 soll die neue Regelung dann auch bei Privatkunden angewandt werden.

Immerhin hat sich das Chaos bei den Übernachtungspauschalen in Wohlgefallen aufgelöst, so dass sich Hoteliers ungetrübt über die gesenkte Umsatzsteuer bei Übernachtungen freuen können.

Auf nüchternen Magen

Gastgewerbe und Geschäftsreisende sahen sich bis Anfang März 2010 einem großen Problem gegenüber: Da der im Januar 2010 eingeführte ermäßigte Steuersatz nur für Übernachtungen galt, aber nicht für Nebenleistungen wie das Frühstück, konnten Hoteliers keine Pauschalrechnungen mehr erstellen. Und das war schlecht.

Denn bis dahin hatten Geschäftsreisende im Rahmen der Reisekostenabrechnung eine Pauschalrechnung (Übernachtungspreis inklusive Frühstück) abzüglich eines Eigenanteils von 4,80 Euro für das Frühstück vom Arbeitgeber erstattet bekommen. Da das Frühstück wegen der unterschiedlichen Steuersätze nun aber gesondert ausgewiesen wurde, durfte die Pauschale nicht abgezogen werden.

Wichtig! Der durch die Reisekosten­reform zum 1. Januar 2014 neu gefasste Arbeits­stätten­begriff (als „erste Tätigkeits­stätte“) bringt auch Änderungen bei der steuer­lichen Behandlung von Reise­kosten, Werbungs­kosten und Betriebs­ausgaben mit sich.

Immerhin hat das Bundesfinanzministerium schnell reagiert und am 5. März 2010 verkündet, dass es nicht mehr beanstandet, wenn aus Vereinfachungsgründen nicht begünstigte Leistungen wie das Frühstück oder der Transfer in einem Pauschalangebot in der Rechnung zu einem Sammelposten (z.B. als „Business-Package“) zusammengefasst werden und der darauf entfallende Entgeltanteil in einem Betrag ausgewiesen wird. Laut Deutschem Hotel- und Gaststättenverband e.V. (DEHOGA Bundesverband) „sind die Geschäftsreisekunden bezüglich der lohnsteuerrechtlichen Behandlung des Frühstücks wieder so gestellt wie vor der Einführung des reduzierten Mehrwertsteuersatzes“, wie es in einer Pressemitteilung vom 9. März 2010 heißt. Das Mail-Rundschreiben der Obersten Finanzbehörden, hat der DEHOGA Bundesverband als PDF im vollen Wortlaut ins Netz gestellt.

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