Reisekostenreform 2014

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Abseits der ortsfesten betrieblichen Einrichtung

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Von Sabine Wagner

Am 1. Januar 2014 trat das Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerrechtlichen Reisekostenrechts in Kraft. Ziel der Reform ist u.a., durch einfachere und praxisgerechtere Regelungen den Verwaltungsaufwand der Arbeitgeber, der Arbeitnehmer sowie der Finanzverwaltung zu reduzieren.

Eine sehr veränderliche Rechtsprechung war letztlich der Anlass dafür, die Abrechnung von Dienstreisen auf eine neue Grundlage zu stellen. Die zentrale Änderung betrifft den bisherigen Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte“, was entsprechende Folgen für den Reisekostenbegriff und die Entfernungspauschale nach sich zieht.

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Erste Tätigkeitsstätte

Der bisherige Begriff „regelmäßige Arbeitsstätte“ wurde ersetzt durch den Begriff „erste Tätigkeitsstätte“. Dieser Begriff ist nunmehr relevant für den Werbungskosten- oder Betriebsausgabenabzug sowie für steuerfreie Erstattungen des Arbeitgebers.

Verpflegungspauschale

Die bisherige dreistufige Staffelung (6 Euro, 12 Euro, 24 Euro) wurde durch eine zweistufige ersetzt – der Betrag von 6 Euro entfällt; die anderen Beträge bleiben. Es ändern sich aber die damit verbundenen Abwesenheitszeiten. Bei einem Betrag von 12 Euro sind dies acht Stunden statt bisher 14. Unabhängig von der Abwesenheitsdauer werden bei mehrtägigen Dienstreisen mit Übernachtung für den An- und Abreisetag pauschal jeweils 12 Euro gewährt. Der Arbeitgeber muss keinen geldwerten Vorteil versteuern.

Auswärtige Arbeitgebermahlzeiten

Ebenfalls neu ist, dass Mahlzeiten, die ein Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit umsonst oder verbilligt erhält, dazu führen, dass aus deren geldwertem Vorteil eine Kürzung der Verpflegungspauschale folgt. Ferner kann der Arbeitgeber über eine Pauschalierungsvorschrift in diesem Fall die Steuern übernehmen: konkret 20 % für ein Frühstück, was eine Kürzung um 4,80 Euro pro Frühstück bedeutet, bzw. 40 % für Mittag- und Abendessen, d.h. 9,60 Euro pro Mahlzeit.

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter befindet sich auf einer dreitätigen Dienstreise mit zwei gebuchten Übernachtungen mit Frühstück. Der Arbeitnehmer erhält dafür eine Pauschale von 38,40 Euro, die sich wie folgt errechnet: 2 mal 12 Euro für An- und Abreise plus 24 Euro für den Zwischentag abzüglich 9,60 Euro für zwei Frühstücke.

Unterkunftskosten

Unbeschränkt steuerfrei absetzbar bzw. als Werbungskosten abzugsfähig sind beruflich veranlasste Unterkunftskosten bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an ein- und derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, sofern der Zeitraum 48 Monate nicht überschreitet. Bei über 48 Monaten werden die Unterkunftskosten nur noch in Höhe der vergleichbaren Aufwendungen im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung berücksichtigt. Der maximale monatliche Betrag liegt für eine doppelte Haushaltsführung bei 1000 Euro.

Weitläufiges Arbeitsgebiet

Mitarbeiter können die Entfernungspauschale für Fahrten von ihrer Wohnung zu einem bestimmten Punkt dieses weitläufigen Arbeitsgebiets ansetzen. Voraussetzung dafür ist, dass der Arbeitnehmer entweder seinen Betrieb aufsucht, um von dort aus seine Auswärtstätigkeit aufzunehmen (hierzu gehören z.B. Fahrten zu einem Busdepot), oder dass er in einem weiträumigen Gebiet tätig ist, das er immer wieder über denselben Zugang betritt (wie z.B. Briefzusteller und Förster). Insoweit werden nur die Fahrten von der Wohnung bis zum Zugang angesetzt, während für die anderen Fahrten im weiträumigen Gebiet bzw. zu einem anderen Zugang die tatsächlichen Kosten anzusetzen sind.

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