Schriftlich mit Belegen
Von Sabine Philipp
Bis zur vierteljährlichen Elster-Erklärung hat sich Teil 1 dieser Serie für Geschäftsgründer schon durchgekämpft. Einmal muss man eben auf die Ochsentour durch, dann geht es in Zukunft normalerweise fast von selbst.
Auch für die jährliche Umsatzsteuererklärung tragen Sie Ihre Einkünfte in die entsprechenden Felder ein: Das, was Sie an Umsatzsteuer an andere Unternehmen gezahlt haben (z.B. für Ihre Büroeinrichtung oder an Zulieferer), kommt in das Feld 320. Was Sie schon an das Finanzamt gezahlt haben, kommt zwischen den beiden Feldern 810 und 820 in das untere Feld.
Das Programm errechnet dann, ob Sie nachzahlen müssen oder ob Sie vielleicht sogar Geld zurückbekommen. Eine genaue Ausfüllanleitung als PDF hat das Bundesfinanzministerium im Web.
Belege für Ihre Ausgaben müssen Sie zwar nur auf Wunsch an das Finanzamt schicken, doch da die Beamten gerade bei höheren Ausgaben Fakten sehen möchten, ist es besser, die Nachweise gleich mit der jährlichen Meldung zu verschicken. Dann bekommen Sie das Geld erfahrungsgemäß schneller.
Die Umsatzsteuererklärung selbst muss schriftlich erfolgen. Ausnahme: Sie besitzen ein Zertifikat von Elster, das Sie offiziell als denjenigen identifiziert, der Sie sind. Dann reicht die elektronische Übermittlung.
Etwas komplizierter wird es, wenn Sie Kunden im Ausland haben. Dann müssen Sie die Umsätze bei Elster und parallel beim Zentralamt für Steuern anmelden.
Wer keinen Computer besitzt oder andere triftige Gründe hat, die gegen die Elster-Software sprechen, kann die schriftliche Anmeldung beantragen. Die Daten werden dann auf den Voranmeldebögen eingetragen, die Sie im Finanzamt bekommen.
Ist ist besser
Was Sie als Starter mit überschaubaren Umsätzen aber auf jeden Fall beantragen sollten, ist eine [[Ist-Versteuerung] nach § 20 UStG. Denn dann müssen Sie die Umsatzsteuer erst herausrücken, wenn der Kunde bezahlt hat.
Schwarz auf Weiß
Dieser Beitrag erschien zuerst in unserer Magazinreihe. Einen Überblick mit freien Download-Links zu sämtlichen Einzelheften bekommen Sie online im Pressezentrum des MittelstandsWiki.
Die Ist-Versteuerung ist seit dem Bürgerentlastungsgesetz bundesweit möglich, allerdings nur dann, wenn die jährlichen Einnahmen nicht höher als 500.000 Euro sind. (Nach dem 31. Dezember 2011 fällt die Grenze sogar auf 250.000 Euro.)
Teil 1 sagt, welche Nummern Geschäftsgründer brauchen und wo sie sich anmelden müssen. Dann geht es los mit Elster. Teil 2 macht mit der jährlichen Umsatzsteuererklärung weiter und gibt praktische Tipps, u.a. für elektronische Rechnungen.
Unvollständig verliert den Abzug
Ein ernstes Problem bezüglich der Umsatzsteuer können Sie bekommen, wenn die Rechnung Ihres Lieferanten nicht korrekt ist. Sie muss nach § 14 UStG u.a. Name, Adresse, Steuernummer, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer und die Bezeichnung und Mengen der Ware enthalten.
Elektronisch aufgefordert
Bei Rechnungen per Mail müssen Sie testen, ob die elektronische Signatur gültig ist. Ansonsten könnte der Vorsteuerabzug verloren gehen. Dazu benötigen Sie das entsprechende Programm Ihres Lieferanten. Sie können es sich meist herunterladen oder direkt im Internet nutzen.
Rückwirkend zum 1. Juli 2011 eröffnet das Steuervereinfachungsgesetz erweiterte Möglichkeiten, E-Mail- und PDF-Rechnungen etc. für den Vorsteuerabzug zu verwenden. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist seitdem nicht mehr zwingend notwendig.
Da Laien das Ergebnis nicht immer beurteilen können, bieten verschiedene Dienstleiter den Check als Service an.
Nach dem Check erstellen Sie das Prüfprotokoll und speichern es mit dem Signaturprüfschlüssel und allen anderen Unterlagen, die Sie in der Mail vorgefunden haben, zusammen mit der Mail zehn Jahre lang revisionssicher, also unveränderbar, ab. Die Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar sein.
Daneben müssen Sie eine Verfahrensdokumentation erstellen, die erklärt, wie welcher Mitarbeiter vorgeht, wenn eine elektronische Rechnung in welchem Postfach hereinkommt, wie er auf die gesetzlichen Sicherheitsanforderungen eingeht und wie der Prozess kontrolliert wird.
In denselben Ordner legen Sie die Arbeitsanweisung. Sie erklärt, was zu tun ist, wenn eine Rechnung eintrifft. Wenn Ihr Mitarbeiter noch mit seiner Unterschrift bestätigt, dass er sie gesehen hat, ist auch der Betriebsprüfer glücklich. Denn nach solchen Dokumenten schaut er gerne zuerst.
